Автоматизация документооборота для ООО «Сибтрейд» от АО «Автоматизация бизнеса» ИнфоСофт
- Повышение точности и достоверности учёта
- Оптимизация операционной эффективности
- Укрепление деловой репутации
Заказчик
ООО «Сибтрейд» — компания, специализирующаяся на оптовой торговле автомаслами и техническими жидкостями с размещением продукции на складах ответственного хранения.
Проблема
До автоматизации в компании наблюдались серьёзные сложности в документообороте, которые снижали эффективность работы и достоверность учёта. Ключевые проблемы:
Трудоёмкое формирование сводных возвратных актов
Клиентам часто отгружались товары, ранее сданные на хранение несколькими партиями. Чтобы оформить возврат, нужно было либо создавать отдельный акт МХ‑3 на каждую реализацию, либо вручную объединять товарные позиции в одной форме. Это увеличивало время подготовки документов и усложняло сверку с хранителем.
Отсутствие в конфигурации шаблона заявки на хранение
В конфигурации «Управление торговлей» отсутствовала печатная форма заявки на хранение с логотипом и стилистикой ООО «Сибтрейд». Сотрудникам приходилось каждый раз вручную создавать документ, заполнять реквизиты. Это отнимало время и повышало риск отправки контрагентам некорректных документов.
Трудности идентификации документов
В номерах заявок на приём/отгрузку и реквизитах товаросопроводительных документов не использовался префикс организации. Из‑за этого возникала путаница при работе с несколькими поклажедателями на одном складе. Сотрудники тратили много времени на поиск и сопоставление документов.
Эти проблемы ограничивали пропускную способность отдела по оформлению операций ответственного хранения и снижали достоверность учёта.
Решение
Мы реализовали проект по автоматизации печатных форм в 1С, сохранив существующую конфигурацию и учёт ответственного хранения в «1С:Бухгалтерия предприятия». Доработки выполнены во внешних обработках — без изменения основной конфигурации.
Что было сделано:
Печатные формы МХ‑1 и МХ‑3.
За основу взяты макеты из «1С:Управление торговлей». Заполнение настроено по типовым документам Бухгалтерии и требованиям заказчика:
- реквизиты организации‑хранителя и поклажедателя подставляются фиксированными значениями независимо от выбранного документа‑основания;
- табличная часть формируется из документа учёта;
- для МХ‑1 печатается отдельный акт по каждому документу‑основанию;
- для МХ‑3 при выборе нескольких документов реализации формируется один сводный акт, объединяющий товарные позиции из всех оснований.
Печатная форма «Заявка на хранение (с печатью)» в «1С:Управление торговлей»:
- оформление приведено к согласованному с клиентом виду;
- данные грузоотправителя заполняются фиксированными значениями;
- в номере заявки реализована префиксация организации для однозначной идентификации документов ООО «Сибтрейд» на складе.
Результаты
Внедрение автоматизированных печатных форм дало следующие преимущества:
-
Повышение точности и достоверности учёта (снижение рисков):
- исключён «человеческий фактор»: автоматическая подстановка реквизитов полностью убирает риск опечаток и ошибок в документах МХ‑1 и МХ‑3;
- внедрена префиксация номеров документов — это упрощает поиск и сопоставление документов ООО «Сибтрейд».
-
Оптимизация операционной эффективности (экономия времени):
- автоматизирована консолидация данных: возможность формировать один акт МХ‑3 по нескольким документам реализации, что сокращает время на подготовку возвратных документов;
- печатные формы формируются сразу в нужном виде — исключены лишние этапы редактирования в текстовых редакторах.
-
Укрепление деловой репутации (имиджевый эффект):
- документы теперь имеют профессиональный вид: используются брендированные, адаптированные шаблоны заявок;
- снижены репутационные риски: исключена вероятность отправки контрагентам некорректных документов;
Благодаря автоматизации, ООО «Сибтрейд» существенно повысило эффективность документооборота, сократило временные затраты на оформление операций ответственного хранения и укрепило свой профессиональный имидж на рынке.
