Успешный опыт: как сэкономить миллионы

В 2002 году был принят Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утратил силу с 1 июля 2013 года). Данный закон положил начало правовому регулированию обмена электронными документами, форматы документов и порядок предоставления их контролирующим органам.

Юридически значимыми документы становятся с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи, что регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи". Именно такая подпись обеспечивает достоверность информации, содержащейся в документах.

Также для юридически значимого документооборота, необходимо производить обмен через операторов электронного документооборота (подробнее в Приказе ФНС России от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ "Об утверждении Временного положения о Сети доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к Сети доверенных операторов электронного документооборота").

В настоящее время почти все госслужащие и органы исполнительной власти используют систему электронного документооборота. Рано или поздно коммерческие организации также выявляют необходимость перехода на электронный документооборот, сейчас данный вопрос развивается наиболее активно.

Несмотря на ряд опасений, организации все больше выявляют недостатки бумажных документов:

• потери важных документов;
• необходимость длительного хранения бумажных документов;
• длительный поиск информации;
• несвоевременное согласование.

Также многие делают выводы о высоком экономическом эффекте от внедрения систем электронного документооборота в сроки от 3 до 6 месяцев.

Фирма 1С предлагает своим клиентам как отдельную систему электронного документооборота, так и встроенный сервис в стандартные системы учета на предприятиях. При этом возможно использование нескольких операторов электронного документооборота в одной системе, а также доступно понятие роуминга (обмен с другими операторами, отправка и получение документов из системы Сбис и Диадок).

При этом внедрение 1С ЭДО требует минимум затрат: для небольшого бизнеса достаточно подключения сервиса, который в рамках договора ИТС уровня Проф является бесплатным, а крупные предприятия могут приобрести отдельный программный продукт, который уже будет адаптирован к используемым бухгалтерским и управленческим программам 1С.

Многие пользователи программ 1С уже внедрили и продолжают совершенствовать систему электронного документооборота.

Например, В 2015 году руководство ПАО «Татнефть» инициировало проект внедрения системы электронного документооборота, с целью оптимизировать и ускорить взаимодействие между подразделениями компании, сократить время на обмен документами как внутри компании, так и с внешними контрагентами. Итогами внедрения стали:

• оперативный обмен юридически значимыми документами с контрагентами: более 250 000 документов;
• снижение объемов бумажного документооборота внутри предприятия, причем был разработан свой формат накладной;
• ускорение согласования документов;
• сокращение трудозатраты на формирование и контроль правильности заполнения учетных документов.

(Источник: http://1c-edo.ru/reviews/2601/ Дата просмотра: 23.01.2017)

Также внедрение ЭДО позволяет экономить финансы на объемах передаваемых документов контрагентам.

«Комацу СНГ» — дочерняя компания и генеральный дистрибьютор в РФ ведущего японского производителя строительной и горной техники Komatsu. В России работает через сеть дистрибьюторов, в которую входят 14 компаний. В год компания отправляет дистрибьюторам и получает от них не менее 70 000 документов. По грубым оценкам, переход с бумажного на электронный документооборот при таких объемах позволит в год сэкономить не менее 4,7 млн. руб.:

(Источник: http://1c-edo.ru/reviews/20/ Дата просмотра: 23.01.2017)

Наиболее наглядными примерами эффективности внедрения ЭДО являются именно такие крупные организации, где экономия составляет миллионы рублей. Однако, для небольших организаций это, несомненно, также способ экономии ресурсов как финансовых, так и временных, а также экономия на хранении огромного количества бумаг.

1С-ЭДО - очень простой и удобный способ обмена документами, просто отправлять уже сформированные в системе документы, просто получать документы, которые автоматически отобразятся в системе. А наши специалисты всегда помогут вам адаптировать систему под себя, обучат использованию, помогут с настройкой и обеспечат полное сопровождение, чтобы внедрение электронного документооборота прошло успешно и показало результаты ожидаемой оптимизации.

Будьте успешными вместе с нами!

Ксения Михляева,
Специалист по внедрению