Укрощение внутрихозяйственных расчетов с помощью «1С:Предприятие»

Причинами расхождений могут являться:

1. Большое количество бухгалтеров, работающих с внутрихозяйственными расчетами. Возникают сложности в контроле расчетов между всеми филиалами, особенно, когда каждый сотрудник следит только за своим отдельным блоком (внеоборотные активы, товарно-материальные ценности, денежные средства и т.д.).

2. Нет договоренности  между филиалами о составе передаваемых объектов учета и регламентов  передачи как таковых(например, затрат на оказание услуг, товарно-материальных ценностей), а также их стоимости. В этом случае может возникнуть ситуация, когда один филиал списал со своего баланса тот или иной актив или обязательство, а другой филиал его еще не принял.

В нашей практике часто встречаются подобные проблемы. Недавно мы завершили проект на крупном промышленном предприятии с девятью автоматизируемыми филиалами, где остро встал вопрос об оптимизации управления внутрихозяйственными расчетами.

Для устранения причин расхождений в учете филиалов по ВХР была разработана общая концепция оформления операций по внутрихозяйственным расчетам между филиалами, которая в последствии была автоматизирована на базе ПО «1С:Предприятие. Управление производственным предприятием» (1С:УПП).

Основа концепции заключается в том, что пока получатель передаваемого по ВХР объекта учета не согласует принятие этого объекта, проводки по счету 79 не формируются. В связи с этим для каждой операции требуется три вида документа:

• Авизо исходящее – документ, оформляемый отправителем для регистрации намерения передать некий объект учета – проводок не формирует, но содержит всю информацию для их отражения;

• Авизо входящее – документ, оформляемый получателем для регистрации намерения принять объект учета – проводок не формирует, но содержит всю информацию для их отражения;

• Акцепт авизо – документ, оформляемый получателем для регистрации одной из ситуаций:

1. Сформировать проводки по передаче объекта учета в двух филиалах – для этого в документе устанавливается статус «Акцептовано»;

2. Отменить операцию по передаче объекта учета между филиалами – для этого устанавливается статус «Отказано в акцепте».

Кроме того, было принято решение – сущность отправляемого и принимаемого объекта учета должна быть одинаковой для каждого филиала. Это обеспечит прозрачность операций.

Например, один филиал оплачивает задолженность другого филиала. В этом случае между филиалами передается именно задолженность – не используется прямой переход из денег в задолженность через 79й счет.

Сравним на бухгалтерских проводках:

При использовании варианта передачи денежных средств напрямую в погашение задолженности главный бухгалтер Филиала 2 в отчетах увидит только часть информации: отправлены деньги в Филиал 1. А для чего? Это он увидит только, открыв платежное поручение.

Оформляя передачу задолженности по авизо отдельно от самой оплаты, в отчетах Филиала 2 бухгалтер увидит более полную информацию. А точнее, информацию о том, что:

• деньги были перечислены конкретному поставщику;

• возникшая при этом задолженность (счет 60.02) была передана через 79 счет в Филиал 1.

А для того, чтобы в учетной системе 1С:УПП сущность отправляемого и принимаемого объекта учета была одинаковой, а также для разграничения прав доступа (за разные объекты учета отвечают разные бухгалтера) виды документов авизо были уточнены:

• Авизо по ТМЦ;

• Авизо по основным средствам;

• Авизо по взаиморасчетам;

• и т.д.

Таким образом, по общей концепции с учетом ограничений, порядок действий пользователей в системе получился следующий:

1. Филиал-отправитель:

a. Пользователь в базе отправителя формирует «Авизо исходящее», соответствующее передаваемому объекту, распечатывает «Извещение (авизо)» и подписывает.

b. Сформированный документ системы «улетает» с помощью обмена в базу получателя.

2. Филиал-получатель:

a. В базу получателя «прилетает» документ «Авизо исходящее» (менять его получателю запрещено системно).

b. Пользователь принимает решение – согласовать или нет принятие объекта учета (задолженность, денежные средства, ТМЦ и т.д.):

               i. Если согласовал принятие – оформляет «Авизо входящее» (и только в случае принятия), в котором дополняет нужную ему информацию, затем оформляет документ «Акцепт авизо» со статусом «Акцептовано» - формируются проводки получателя.

               ii. Если отказался от принятия – оформляет документ «Акцепт авизо» (без входящего авизо) со статусом «Отказано в акцепте» - проводки не формируются.

c. Документ «Акцепт авизо» по обмену «улетает» в базу отправителя

3.     Филиал-отправитель:

a.       В базу отправителя «прилетает» документ «Акцепт авизо»:

                i. Если в нем установлен статус «Акцептовано» - формируются проводки отправителя.

                ii. Если установлен статус «Отказано в акцепте» - проводки не формируются.

То есть отражение принятия объектов учета происходит сначала в базе получателя, а затем в базе отправителя. При этом дата проводок одна и та же – день, когда получателем был проведен документ «Акцепт авизо». Таким образом, исключается вариант расхождения в учете на отчетную дату: даже если отправитель оформил авизо исходящее в одном отчетном периоде, а получатель принял его к себе на учет в другом – корреспонденции со счетом 79 сформируются в том отчетном периоде, когда их принял получатель.

В целях сводного учета и контроля внутрихозяйственных расчетов все документы, «Авизо исходящее», «Авизо входящее» и «Акцепт авизо», и их движения (проводки) собираются в Центральной базе (базе, не относящейся ни к одному филиалу, даже к Центральной организации):

• Для контроля за статусами межфилиальных взаимоотношений по каждой хозяйственной операции используется специально разработанный сводный журнал документов, а также отчет, показывающий статистику по документам авизо (какие акцептованы, по каким отказано в акцепте, какие еще в работе).

• Для анализа оборотов по счету 79 по всему предприятию используются бухгалтерские отчеты (оборотно - сальдовая ведомость по счету, анализ счета и т.д.) с возможностью вывода данных по всем филиалам в разрезе филиалов-корреспондентов.

• Для сверки взаиморасчетов между филиалами нами разработан отчет, который строится по правилам стандартного акта сверки взаиморасчетов с контрагентами. В нем при необходимости есть возможность настраивать отборы по субсчетам и субконто 79 счета.

Итак, в результате применения единого подхода в учете внутрихозяйственных расчетов была достигнута желаемая прозрачность и полнота учета при том, что оформляют операции с разными объектами учета разные бухгалтера. Кроме этого, пока филиалы не согласуют между собой операцию по передаче объектов учета, она не отразится ни у отправителя, ни у получателя, что исключает расхождения по 79му счету.

А благодаря разработке сводного журнала и отчетов по операциям авизо Главный бухгалтер Центральной бухгалтерии может оперативно получить информацию о том, между какими филиалами и по какой аналитике отражены взаиморасчеты, и убедиться в том, что сальдо по счету 79 в целом по предприятию равно нулю.

Однако, только общей концепции для того, чтобы охватить все области учета, соприкасающиеся с внутрихозяйственными взаиморасчетами, не достаточно. Важно проработать детали  и аналитику для передачи между филиалами различных объектов учета: затрат, товарно-материальных ценностей, суммы доходов и расходов для расчета налога на прибыль, суммы НДС и т.д. Об этом мы расскажем в следующих статьях.

Будьте успешными вместе с нами!

Чиверь Екатерина,
Консультант Департамента консалтинга
и проектных внедрений компании "ИнфоСофт"