Товары в пути: обзор механизма на примере 1С: ERP Управление предприятием 2.5

Эта статья посвящена механизму «Товары в пути» на примере конфигурации Erp 2.5.12. В ней мы рассмотрим для чего предназначен этот механизм, как его включить, какие документы и отчеты в нем участвуют.

Для чего предназначен механизм «Товары в пути»

Есть классическая схема покупки товара – создается документ «Заказ поставщику», в который мы вносим свои потребности по товарам и доносим их до поставщика, и документ «Приобретение товаров», которым мы фиксируем факт перехода права собственности на товары и поступление их к нам на место хранения.

Рис.1 - Схема приобретения товаров классическая

Но бывает так, что момент перехода права собственности и момент поставки товара не совпадают по времени, причем иногда речь идет не о днях, а о неделях и месяцах. И для этих случаев придуманы две схемы закупки товаров:

1. Товары в пути

2. Неотфактурованная поставка

Первый случай – это обычно доставка, занимающая продолжительное время. То есть мы приобрели товар, право собственности на него перешло к нам, но сам товар находится на складе поставщика в другом городе и будет ехать к нам некоторое время.

Рис. 2 - Схема «Товары в пути» не ордерный склад

Рис. 3 - Схема «Товары в пути» ордерный склад

Неотфактурованная поставка – это обратная ситуация. То есть товар физически прибыл на склад, но право собственности на него еще не перешло к нам. Например, по причине отсутствия документов, или  ошибки в них.

Рис. 4 - Схема «Неотфактурованная поставка» ордерный склад

Сегодня мы подробнее поговорим о второй схеме - Товары в пути.

Включение и настройка механизма

Чтобы механизм Товары в пути стал доступен в работе, нужно его включить.

Как включить механизм в Erp 2.5.12:

1. Включаем сам механизм флагом Товары в пути

Флаг находится: НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок – Товары в пути

Рис. 5 - Включение механизма «Товары в пути»

2. Настраиваем или создаем договор с поставщиком

В договоре есть флаг «Доступно оформление раздельной закупки». То есть для возможности оформления закупок по товарам в пути должен быть зарегистрирован договор с поставщиком, в котором устанавливается настройка Доступно оформление раздельной закупки, по схеме «Товары в пути», определяющая, что собственные товары находятся в пути от поставщика, но право собственности на них уже принадлежит нам как покупателю.

Настройка доступна в договорах с целью «Закупка», «Закупка (ЕАЭС)», «Закупка (импорт)».

В договоре с поставщиком определяется, что будет выступать распоряжением на приемку товаров на склад (настройка Оформление поступлений и приемки на склад).

У нас может быть два договора с поставщиком: один по обычной схеме, второй по схеме товары в пути, в этом случае сможем выбирать для каждого заказа поставщику, какая схема будет использована.

Рис. 6 - Включение раздельной закупки в договоре

Документы заказа товаров

Для заказа товара на не ордерном складе необходима следующая последовательность документов (схемы для ордерного склада отдельно рассматривать не будем, в ней добавляется приходный ордер на товары):

1. Создаем Заказ поставщику

В документе заказа поставщику выбираем правильный договор (с включенным флагом «Доступно оформление раздельной закупки») и указываем хоз. Операцию «Закупка у поставщика (товары в пути)». Это потребность по товарам выраженная конкретному поставщику.

Рис. 7 - Заказ поставщику

2. Создаем Приобретение товаров и услуг

Этот документ фиксирует право собственности на товары, но фактически они еще не находятся на складе.

Рис. 8 - Приобретение товаров и услуг

3. Создаем Поступление товаров на склад

Документ поступления появляется для этой схемы и показывает прибытие товаров на склад. Но создать его на основании ни из заказа поставщику, ни из приобретения нельзя. Поступление в интерфейсе ERP 2.5.12 в схеме товары в пути надо искать в меню «Закупки» – «Накладные к оформлению», что на мой взгляд не очень удобно. То есть вам обязательно придется пользоваться рабочим местом для них.

Возможна частичная поставка, то есть для одного документа приобретения может быть несколько документов поступления.

Рис. 9 - Рабочее место «Накладные к оформлению»

Рис. 10 - Поступление товаров на склад

 

Разница документов Приобретение товаров и услуг и Поступления товаров на склад

В чем разница этих документов и какую задачу выполняет каждый в схеме «Товары в пути»:

Приобретение товаров и услуг:

• документ отображает переход права собственности от поставщика покупателю,

• при партионном учете он формирует партии,

• проводки дебет 15.02 «Приобретение товаров» кредит 60.01 «Взаиморасчеты с поставщиками» и проводки по НДС.

Рис. 11 - Проводки регламентированного учета Приобретение товаров и услуг

Поступление товаров на склад:

• документ отображает фактический приход на склад товара,

• меняется аналитика и вид запасов,

Рис. 12 - Движения документа Приобретение товаров и услуг

Рис. 13 - Движения документа Поступление товаров на склад

• проводки кредит 15.02 «Приобретение товаров» дебет 41.01 «Товары на складах» или 10.01 «Сырье и материалы», смотря, что именно мы закупаем.

Рис. 14 - Проводки регламентированного учета Поступление товаров на склад

 

Отслеживание товаров

Для отслеживания удобен отчет «Остатки и доступность товаров». Товары, находящиеся в пути, будут расположены в столбце «Ожидается».

Рис. 15 - Отчет Остатки и доступность товаров

Также можно пользоваться отчетом «Контроль оформления товаров в пути».

Отчет расположен Закупки – Отчеты по закупкам.

Рис. 16 - Отчет «Контроль оформления товаров в пути»

 

Оформление расхождений

В процессе работы возникают различные ситуации вызывающие расхождения в количестве и стоимости товаров: поставщик поставил больше или меньше товара, не тот товар, ошиблись в цене, указали неверное количество в документах, а при приемке товар не пересчитали и прочее. При работе по схеме «Товары в пути» это еще и осложняется тем, что действия происходят с задержкой, вплоть до того, что ошибку обнаруживают по фактическому приходу товара через несколько недель после оформления приобретения, и период уже закрыт, документы не подлежат изменению.

В этих случаях необходимо отобразить расхождение документов поставки с фактическим количеством и скорректировать поставку.

Чтобы откорректировать поставку товаров в пути, которая разделена на переход права собственности и непосредственное поступление товаров, нужно соответственно отдельно скорректировать данные об остатках товаров на складах, если они успели прийти на склад, и отдельно скорректировать данные о праве собственности на них.

Ситуации расхождения можно разделить на четыре основных случая:

• Поступило товара больше, чем указано в документе поставщика (излишки),

• Поступило товара меньше, чем указано в документе поставщика (недостачи),

• Поставщиком уменьшена стоимость товара,

• Поставщиком увеличена стоимость товара.

Так возможны две ситуации выявления расхождения:

• По документу Приобретение товаров и услуг поступило одно количество товара, а на склад другое количество товара (больше или меньше) в документе Поступление на склад. В результате есть отличия в документах.

• По документам Приобретение товаров и услуг и Поступление на склад отразили Одинаковое количество товара. Расхождений нет. Но потом выяснилось, что или товар плохого качества, надо вернуть поставщику, или на склад приняли не верное количество, не верно посчитали при приемке.

Для выравнивания расхождений понадобятся следующие документы:

- акт о расхождении после поступления - этот документ фиксирует сам факт расхождения и с помощью него можно либо автоматически внести изменения в документ Приобретения товаров и услуг, либо создать документ Корректировка приобретения, важно – называется «после поступления», а связан с приобретением,

- корректировка приобретения - этот документ изменяет данные о приобретенных товарах в случае, когда уже нельзя внести изменения в документ Приобретения товаров и услуг,

- исправление поступления товаров на склад - это документ фиксирует поступление товаров на склад, но созданный на основе уже существующего поступления. Необходим в крайнем случае – если ошибка выявлена не только после приобретения, но и после поступления товаров на склад, и возможность изменить его упущена (период закрыт или другие причины).

То есть акт о расхождении нужен в любом случае, если мы хотим зафиксировать факт расхождения. А далее если нужно изменить документ Приобретение товаров и услуг, но сам документ менять не можем по каким-то причинам, используется документ Корректировка приобретения. Если ошибка не только в приобретении, но и в поступлении товаров на склад, и мы его не можем менять по каким-то причинам и не можем просто оприходовать или списать излишки товара, то можем воспользоваться документом Поступление товаров на склад как исправлением, созданным на основе первичного поступления.

Далее чуть подробнее о каждом документе и о новом документе, добавленном с версии 2.5.13, для решения проблем расхождений.

 

Акт о расхождении после поступления

Документ необходим для фиксации, согласования и отработки расхождений, выявленных при приемке товаров. Он регистрирует в чем именно возникли расхождения.

Например, расхождение при поступлении товаров, услуг (работ) фиксируются в том случае, если фактически принятое количество товаров не соответствует данным, которые зарегистрированы в первичных сопроводительных документах поставщика.

В акте мы выбираем, как именно будет оформлено расхождение (изменением приобретения или оформлением корректировки приобретения) и как оно будет отработано.

Здесь есть расхождения в названиях – написано поступление, но имеется в виду приобретение товаров и услуг.

Рис. 17 - Акт о расхождениях после поступления

Рис. 18 - Акт о расхождениях после поступления выбор способа отработки расхождений

Движений в бухгалтерских регистрах он не имеет, и в целом имеет мало движений.

Рис. 19 - Акт о расхождения после поступления Движения документа

Корректировка приобретения

Корректировка приобретения оформляется в том случае, если мы уже не можем изменить документ приобретения. Он делает проводки аналогичные Приобретению, но с отрицательными значениями.

С помощью него мы можем откорректировать остатки товаров организации и остатки на счете 15.02.

Изменяет только движения по тем товарам, которые были откорректированы Актом о расхождениях.

Рис. 20 - Корректировка приобретения

Рис. 21 - Проводки документа Корректировка приобретения

Рис. 22 - Движения документа Корректировка приобретения

 

Исправление поступления

Возможна ситуация, в которой ошибка не только в приобретении, но и в поступлении. В этом случае можно воспользоваться исправлением поступления.

Документ, который создается на основании изначального документа поступления, тоже является документом поступления, но с флагом Исправление.

Этот документ полностью сторнирует движения поступления всех товаров на склад, и создает новые, но с учетом разницы, указанной в Акте о расхождениях. На мой взгляд, в этом минус этого документа – сторнирование строк, по которым не было изменений, в отличии от корректировки приобретения.

Важный момент – удаление строк из исправления не убирает проводки по удаленным товарам, а делает движения так, чтобы остаток этого товара был нулевым.

Рис. 23 - Проводки регламентированного учета документа Поступление Исправление

Рис. 24 - Движения документа Поступление Исправление

Новый механизм выравнивания расхождений

Появился с 2.5.13 документ «Списание расхождений между поступлением и приобретением». В данной статье мы рассказываем о Erp 2.5.12, но считаю важным упомянуть, что механизм товаров в пути не стоит на месте, а активно дорабатывается на данный момент.

При возникновении расхождений между поступлением и приобретением товаров и услуг требуется дооформить или исправить поступление, чтобы оно соответствовало приобретению. Для закрытия расхождений между поступлением и приобретением товаров, работ и услуг и предназначен документ Списание расхождений между поступлением и приобретением.

Документ Списание расхождений между поступлением и приобретением можно оформить:

- По распоряжению в рабочем месте Закупки – Закупки - Накладные к оформлению, на закладке К оформлению поступления по команде Оформить – Списание расхождений,

- По данным документа Акт о расхождениях после поступления,

- В рабочем месте Закупки – Закупки – Документы закупки (все).

  

Товары в пути: баги механизма

При работе с Товарами в пути мы столкнулись с некоторым количеством типовых ошибок. Возможно, так случилось из-за того, что в этот период времени механизм активно дорабатывался. Расскажем о некоторых из них. Все указанные ошибки выявлены на релизах до 2.5.13.

Ошибка при проведении документа Перемещение

Ошибка проведения документа перемещения при нахождении в нем импортного и не импортного товара. Была исправлена в последующих релизах.

1. Принимаем товар на склад по ордерной схеме, у товара есть номер ГТД

Заказ поставщику:

Приобретение товаров:

Поступление товаров на склад:

2. Принимаем этот же товар по новому заказу от поставщика, но товар на данный момент еще находится в пути.

Заказ поставщику:

Приобретение товаров:

Поступления на склад нет, товар еще в пути.

3. Перемещаем часть товара на склад

Если в перемещении только этот товар, то документ проводится, ошибок не возникает.

Но если в перемещении есть еще хотя бы один товар (не имеет номера ГТД, не импортный товар), то перемещение выдает ошибку по первому товару (который имеет номер ГТД): «По организации Андромеда Плюс на складе Основной склад не хватает 100 кг товара Наименование товара».

Проблема была в запросе получавшем остатки.

На момент выявления ошибки было решено подождать исправительный релиз, поскольку она была уже зарегистрирована и выход релиза был скоро, а как временное решение на период ожидания – перемещать импортные товары отдельно.

 

Ошибка остатков в статусе «Ожидается»

При исправлении поступления товаров документами «Акт о расхождении после поступления» и «Корректировка приобретения» на складе в статусе «Ожидается» остается товар в количестве, указанном в корректировке приобретения. Хоз операция «Закупка у поставщика (товары в пути)» в ситуации, когда есть расхождение количества в документах «Приобретение товаров и услуг» и «Поступление товаров на склад». Как пример:

в заказе поставщику 100 шт.

в приобретении 100 шт.

по факту поступило и записано в документе Поступление товаров на склад 98 шт.

Оформляем акт о расхождениях после поступления, где указываем разницу в -2 шт.

Выбираем в нем опцию оформить корректировку приобретения, создаем сам документ корректировки на -2 шт.

Итоговая цепочка документов

В итоге остается 2 шт. товара в «Ожидается».

Причина была в том, что документ корректировки приобретения списывал все остатки по всем нужным регистрам, кроме регистра Распределение запасов Движения.

В версии 2.5.13 от этого регистра отказались вовсе. Мы зарегистрировали ошибку и отправили в 1С, как временное решение – корректировка регистров по регистру Распределение запасов Движения, так как в работе клиента это были разовые ситуации.

 

Ошибка проведения документа Поступление

Ошибка выражалась в том, что нельзя было поставить на приход товара, потому что на складе не хватало этого товара.

1. Создаем документ Заказ поставщику:

2. Создаем документ Приобретение:

3. Создаем документ Поступление товаров на склад:

4. Создаем документ Акт о расхождении:

5. Создаем документ Корректировка приобретения:

Итоговая цепочка документов:

6. При проведении следующего поступления товара ошибка о нехватке его на складе:

 

Как временное решение помогло отключение контроля остатков. Ошибка была оперативно исправлена в последующем релизе.

Проблемы 44 счета при использовании исправлений поступления

Предыдущие ошибки были связаны с документом Корректировки приобретения. Но также мы столкнулись с ошибками документа Поступление с флагом «Исправление». Официальной рекомендацией до выхода релиза 2.5.13 было использование именно этого документа для ситуаций расхождения в документе поступления.

Как мы писали ранее, этот документ сторнирует записи изначального документа и повторяет их с изменениями акта о расхождениях после поступления. И тогда если товар уже был реализован со склада, то вся себестоимость сторнированного товара идет в затраты на счет 44, а потом расход с 44 счета распределяется при закрытии месяца на счет 90. Хорошо, если товара было мало, но если поступление было на значительную сумму, этот вариант вызывает увеличение налога на прибыль.

При использовании механизма "Товары в пути" в 1С, мы столкнулись с рядом проблем, таких как неполное или некорректное отображение данных о товарах и ошибки при проведении документов. В результате этого процессы складского учета и управления закупками замедлялись и усложнялись, что негативно сказывалось на работе компании.

После тщательного анализа и обсуждения проблем с сотрудниками клиента, было принято принять решение перейти с механизма "Товары в пути" на виртуальный склад. Мы считаем, что это позволит клиенту избежать многих сложностей и ошибок, с которыми мы совместно сталкивались в процессе работы с предыдущим механизмом на текущем его этапе развития.

Спасибо за прочтение. Надеюсь, наш опыт будет полезен для специалистов, встречающих похожие задачи в своей работе.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.