Сбор фактических данных для Бюджетирования из внешних информационных систем

В ходе хозяйственной деятельности предприятия финансовая структура расширяется, появляются новые дочерние или зависимые организации, которые участвуют в процессе бюджетирования, а вместе с ними увеличивается число информационных баз. Возникает необходимость сбора данных из разных систем.

1С:Управление холдингом обеспечивает возможность загрузки структуры метаданных из внешних информационных систем, настройки выборки для большинства случаев без подключения к ним, а также позволяет ускорить процесс сбора данных.

В данной статье будет рассмотрены типовые возможности настройки интеграции внешних информационных баз к 1С:Управление холдингом с целью сбора данных для Бюджетирования. Фокус статьи направлен на поэтапную настройку интеграции и вывода данных в бюджетную форму. 

Статья предназначена для специалистов без специальных навыков или глубоких технических знаний, поэтому технические аспекты не будут рассмотрены подробно.

1. Настройки интеграции в 1С:Управление холдингом на примере консолидирующей организации

Рассмотрим настройку интеграции на конкретном примере. Холдинг «Альфа», использующий 1С:Управление холдингом для бюджетного процесса, пополнился новой организацией — «Бета», работающей в системе 1С:ERP. Возникла необходимость осуществить сбор данных из 1С:ERP и перенести их в 1С:Управления холдингом.

Настройка интеграции выполняется в несколько этапов:

1. Проверим наличие первичных настроек в 1С:Управление холдингом.

Для этого в разделе Общие справочники и настройки зайдем в подраздел Общие настройки (Рис 1).

Рис 1

Необходимо включить механизмы по управления НСИ (Рис 2)

Рис 2

После включения настройки в меню должен появиться раздел Интеграция и управление мастер данными (Рис 3)

Рис 3

2. Создадим Тип информационной базы.

Для этого в разделе Интеграция и управление мастер данными в подразделе Внешние информационные базы создадим новый тип информационной базы (Рис 4,5)

Рис 4

Рис 5

В открывшемся окне заполняем Наименование информационной базы (Рис 6).

Рис 6

В настройках подключения из выпадающего списка выбираем необходимый Тип соединения. Для данных настроек - это 1С:Предприятие 8,3, нажимаем - Записать (Рис 7).

Рис 7

3. Создадим Эталонную внешнюю информационную базу (далее ВИБ).

Обращаем внимание, что с каждым Типом соединения связывается своя Эталонная база.

Новую ВИБ можно создать при создании Типа соединения. Для этого после нажатия команды Записать переходим в поле выбора - Эталонная ВИБ и нажимаем на гиперссылку - Показать все (Рис 8).

Рис 8

В открывшемся окне нажимаем на кнопку - Создать (Рис 9).

Рис 9

В карточки создания нового элемента заполняем поле Наименование, из выпадающего списка выбираем Тип внешнего источника, в нашем случае - это созданный Тип информационной базы (Рис 10).

Рис 10

Выбираем вид подключения, прописываем путь к ВИБ (Рис 11).

Рис 11

Прописываем имя пользователя и пароль для входа во внешнюю систему (Рис 12).

Рис 12

После заполнения всех полей следует проверить подключение к ВИБ. Для этого необходимо нажать на кнопку Проверить подключение. Если все действия выполнены правильно, система выдаст сообщение (Рис 13).

Рис 13

После проверки нажимаем Записать и закрыть. Выбираем созданную ВИБ в поле Эталонная ВИБ в карточке создания Типового соединения (Рис 14).

Рис 14

На этом этапе мы успешно выполнили основные настройки для подключения к информационной системе – источнику фактических данных. 

2. Синхронизация мастер-данных. Отчет по синхронизации

Для объединения учетных данных необходимо синхронизировать справочники обеих систем. Существует два основных подхода к управлению нормативно-справочной информацией (НСИ): централизованный и децентрализованный.

Централизованный подход предполагает создание единого хранилища НСИ и управление им из одного центра. Все изменения и обновления данных осуществляются в этом центральном хранилище, а затем распространяются на все системы, использующие эту информацию. Преимущества: отсутствие «дублирующих» элементов в различных базах, контроль за полнотой и достоверностью информации, единый центр ответственности за НСИ. Недостатки: трудозатраты на предварительную унификацию НСИ, поддержание данных в актуальном состоянии.

Децентрализованный подход предполагает, что разные подразделения или системы управляют своей собственной частью НСИ. Преимущества: простота и скорость создания элементов НСИ, понижение роли дочерней организации в нормализации НСИ. Недостатки: вероятность ошибок при сопоставлении элементов НСИ, затруднения при построении оперативной отчетности.

На практике встречаются случаи, когда имеют место быть два подхода одновременно для разных видов НСИ. Например, справочник Номенклатура должен быть единым для всех организаций и контроль за его ведением передается холдингу. Тогда как справочник Контрагентов для удобства и скорости внесения изменений, может создаваться каждой организацией отдельно, так как не все контрагенты бывают нужны для центра.

Практика показывает, что для составления достоверной бюджетной отчетности не требуется синхронизация всех справочников. Оптимизация процесса возможна путем идентификации и синхронизации лишь тех справочников, данные из которых напрямую влияют на формирование бюджетных показателей. Это позволяет сократить время и ресурсы, затрачиваемые на синхронизацию, без ущерба для качества отчетности.

Для обеспечения корректного обмена данными между системой 1С:Управление холдингом и внешней информационной системой необходимо загрузить описание структуры справочников внешней системы. Это позволит 1С:УХ понимать, какие справочники существуют во внешней системе, какие поля они содержат и какие типы данных в них используются.

Необходимо нажать на кнопку Загрузить структуру данных в карточки создания Типа информационной базы (Рис 15).

Рис 15

Далее нажимаем на кнопку – Настроить соответствия (Рис 16)

Рис 16

В открывшемся окне нажимаем кнопку – Создать (Рис 17)

Рис 17

Переходим к настройке сопоставления. Рассмотрим на примере сопоставления справочника Статьи движения денежных средств. Элемент справочника Соответствие внешним ИБ состоит из двух табличных частей, слева мы выбираем объект из ВИБ, а справа соответствующий объект текущей информационной системы (Рис 18).

Рис 18

В левой табличной части выбираем объект данных –Справочник (Рис 19).

Рис 19

В следующем поле выбираем нужный справочник - Статьи движения денежных средств (Рис 20).

Рис 20

Далее выберем соответствующие объекты в табличной части Текущей информационной базы (Рис 21).

Рис 21

После этого выберем реквизит, по которому будем устанавливать соответствие, отметим его галочкой в обоих полях. Нажав на него правой кнопкой мыши, выберем команду - Сопоставить аналитики (Рис 22).

Рис 22

Аналогичным образом устанавливаются соответствия для всех необходимых объектов (справочники, планы видов характеристик и другие).

После завершения настроек синхронизации произведем обмен данными между учетными системами.

Для этого необходимо зайти в раздел Интеграция и управление мастер-данными, подраздел Управление НСИ – Обмен НСИ (Рис 23).

Рис 23

В настройках для обмена устанавливаем переключатель – По внешней информационной базе. В поле Внешняя информационная база выбираем созданную ранее базу ЕРП (Рис 24)

Рис 24

В поле Настройка соответствия отобразятся ранее синхронизированные объекты. Для этих объектов будет выполнен обмен данными НСИ (Рис 25).

Рис 25

После выбора настроек, определяющих подход к хранению и использованию данных, необходимо выбрать соответствующую команду. В рассматриваемом примере мы будет выгружать данные во внешнюю систему (Рис 26).

Рис 26

В системе 1С:Управление холдингом присутствует типовой отчет, предоставляющий информацию о настройках синхронизации данных, который содержит сведения о настроенных правилах синхронизации, последнем времени выполнения и результатах (количество обработанных записей, ошибки).  Благодаря этому отчету упрощается мониторинг и управление процессами обмена данными в рамках холдинга, что способствует повышению надежности и эффективности работы системы.

Отчет располагается в разделе - Интеграция и управление мастер данными, подраздел Управление НСИ (Рис 27,28)

Рис 27

Рис 28

3. Настройка операндов для сбора данных

Для отображения данных из текущей и внешней систем в одном отчете не требуется создавать отдельные правила расчета. Достаточно указать в одном правиле расчета использование ВИБ. Настройки правила будут автоматически обрабатывать данные из обеих систем.

Укажем Тип информационной базы в настройках Правила расчета (Рис 29)

Рис 29

Обновление настроек Правила расчета позволяет выбирать объекты из внешних источников данных (Рис 30).

Рис 30

В настройке операнда в поле Способ заполнения выберем – Регистр накопления внешней информационной базы – Движение денежных средств - Доходы/Расходы, так как он содержит все необходимые реквизиты для корректного заполнения отчета. Рекомендуем перед выбором способа заполнения изучить объекты ВИБ. Выбирать следует тот объект, который содержит наиболее подходящий набор реквизитов для отражения данных. Далее выбираем Ресурс регистра – Сумма (упр), обязательно ставим галочку в поле Основная таблица регистра, это обеспечит доступ к дополнительным реквизитам регистра. (Рис 31).

Рис 31

В левой табличной части Поля источника данных располагаются реквизиты, доступные для отображения в отчете. Воспользуемся сопоставленным Справочником Статьи движении денежных средств (Рис 32).

Рис 32

В правое поле табличной части во вкладке Отбор источника данных необходимо правой кнопкой мыши перетащить сопоставленный ранее объект – Статьи движения денежных средств. Далее из выпадающего списка в поле Отбор необходимо выбрать – Фиксированное значение. Обращаем внимание, выбор отборов достаточно большой, что позволяет делать настройки гибкими и подходящими под разные условия отбора. В следующем поле выбираем необходимую Статью ДДС (Рис 33).

Рис 33

Для проверки настроек нажмите кнопку «Проверить» на панели инструментов (Рис 34).

Рис 34

После корректной настройки в открывшемся окне отобразится таблица с рассчитанной суммой. Это подтверждает успешную интеграцию данных из ВИБ (Рис 35).

Рис 35

Возможность выбора объектов ВИБ, реквизитов, содержащихся в этих объектах и способов их отбора, обеспечивает гибкую настройку бюджетных отчетов, что позволяет адаптировать его к специфике учета на различных предприятиях.

4. Вывод фактических данных на примере отчета БДДС

Рассмотрим, как выглядит вывод данных в экземпляре отчета. Для проверки корректности настроек рекомендуем обновить данные. В экземпляре отчета пересчитайте данные, используя правило обработки, в котором учтены новые параметры отбора данных из ВИБ. (Рис 36).

Рис 36

Далее проверяем корректность отображения данных в заданной ячейке отчета (Рис 37).

Рис 37

Для расшифровки операнда из экземпляра отчета, щелкните правой кнопкой мыши на соответствующей ячейке отчета и выберите команду - Расшифровать по формуле расчета. Это позволит просмотреть детализированную информацию о вычислении значения операнда. (Рис 38).

Рис 38

Интеграция фактических данных для бюджетирования из внешних информационных систем предоставляет множество преимуществ, повышая точность, эффективность и оперативность процесса бюджетирования. Выделим основные:

Повышение точности бюджетов:

• Уменьшение ошибок ручного ввода: Автоматизированный перенос данных минимизирует человеческий фактор и связанные с ним ошибки, обеспечивая более точные и надежные бюджетные прогнозы.

• Использование актуальных данных: Интеграция обеспечивает доступ к самым свежим данным из операционных систем, отражающим реальное положение дел в компании, что позволяет создавать более реалистичные бюджеты.

• Учет всех источников данных: Возможность объединения данных из различных источников (CRM, ERP, системы продаж и т.д.) обеспечивает полную картину финансового состояния и способствует всестороннему анализу.

Повышение эффективности:

• Экономия времени и ресурсов: Автоматизация процесса сбора и обработки данных освобождает сотрудников от рутинной работы

• Ускорение процесса бюджетирования: Быстрый доступ к данным и автоматизированная обработка значительно сокращают время, необходимое для составления и утверждения бюджета.

• Повышение производительности: Более эффективный процесс бюджетирования способствует повышению общей производительности финансового отдела и компании в целом.

Повышение оперативности:

• Регулярное обновление данных: Возможность получать актуальные данные в режиме реального времени.

• Более частый анализ данных: Автоматизация анализа данных позволяет проводить более частые мониторинги и анализ отклонений от бюджета.

• Быстрое принятие решений: Доступ к точным и актуальным данным позволяет принимать более обоснованные и оперативные решения.

Интеграция фактических данных для бюджетирования из внешних информационных систем является ключевым фактором повышения эффективности и точности бюджетного процесса, что способствует улучшению финансового здоровья компании.