Регламентированный учёт - какую программу выбрать?

Один из часто задаваемых вопросов по ведению регламентированного учёта – как лучше: вести его в отдельной базе 1С: Бухгалтерия и осуществлять обмен 1С: ERP - 1С: БП или же вести оба контура, регламентированный и оперативный учёт, в одной информационной системе 1С: ERP? Однозначного ответа нет, всё зависит от самого предприятия, его потребностей, возможностей и целей.

1С: Бухгалтерия - несомненно флагман регламентированного учёта среди программных продуктов 1С. Большинство специалистов отлично знают систему и легко в ней ориентируются. Стоит ли переводить регламентированный учёт в 1С: ERP или проще оставить его в 1С: Бухгалтерии?

ERP – это комплексная система, объединяющая все бизнес-процессы организации в единое поле. Таким образом значительно повышается прозрачность и прослеживаемость данных, а информация становится более доступной для быстрого формирования управленческой отчётности.

В ERP первичным является именно оперативный учёт. При внедрении ERP можно начинать работу с отключённым регламентированным учётом – система это позволяет. Всегда есть возможность в дальнейшем включить регламентированный учёт и вести его с определённой даты, но скорее всего, при этом варианте развития событий придётся перенастраивать многие блоки учёта заново, а потому стоит заранее взвесить и оценить готовность к такому шагу.

Мы сравним две системы 1С: БП и 1С: ERP с включённым функционалом ведения регламентированного учёта с самого старта, рассмотрим плюсы и минусы каждой из них. Возможно, в дальнейшем эта информация поможет вам принять решение при выборе.

Шаг первый – анализ ситуации   

Первое, с чего стоит начать – ответить на вопросы:

1. Кто вводит первичные документы по контуру оперативного учёта?

2. Есть ли отличия между регламентированным и управленческим учётом и насколько они критичны?

3. Достаточно ли в компании ресурсов для достижения выбранной цели?

4. Какие объёмы доработок конфигурации допустимы?

5. Какова обстановка с квалифицированными кадрами?

6. Что для предприятия первично: данные оперативного и управленческого учёта или данные бухгалтерского учёта, в том числе налогового?

7. Требуется ли вести раздельный учёт НДС?

8. Нужно ли вести раздельный учёт по контрактам ГОЗ?

Шаг второй – сравнительная оценка возможностей систем

Основа систем

В ERP всё построено на данных оперативного учёта. Предполагается, что для оперативного и регламентированного учёта данные вносят ответственные лица на местах возникновения информации. Роль бухгалтерии в этом случае - быть проверяющим органом, а не первоисточником данных. Но при этом именно бухгалтерия максимально заинтересована в том, чтобы настроить организацию первичного документооборота для своевременного и достоверного отражения всех данных в регламентированном учёте. При переводе регламентированного учёта в ERP необходимо перестроить, в первую очередь, работу сотрудников бухгалтерии.

В БП всё построено на данных бухгалтерского учёта. Сама бухгалтерская отчётность предназначена для предоставления в контролирующие органы и служит для этих же целей, Но стоит помнить, что в ERP вся информация находится в одной базе, в том числе управленческая отчётность с максимально детализацией, которую используют непосредственно внутри компании. При запросе контролирующих органов базы данных ERP компании придётся предоставлять всю базу целиком, то есть и бухгалтерскую, и управленческую отчётность.

В ERP при ведении оперативного и регламентированного учёта обмены не нужны, следить за ними тоже не требуется. При разделении на две системы оперативного контура в ERP и контура регламентированного учёта в БП возникает необходимость настраивать обмен между базами для отражения всех введённых операций. В процессе возможны ошибки, которые приводят к потере документов, данных и, а также требуют привлечения ресурсов на поиск, разбор и исправление ошибок. Основная суть в том, что за обменами нужно следить, контролировать процесс и оперативно принимать решения.

Персонал

Штат технической поддержки необходим при любой комбинации программных продуктов. В этой части основное различие в трудоёмкости и длительности работ по обновлению релизов. Они прямо пропорциональны доработкам системы. Из-за различий объёма функционала ERP и БП обновление БП происходит значительно проще и быстрее. Кроме того, релизы обновления БП в соответствии с вышедшими изменениями в законодательстве выходят значительно чаще. Следует заметить, что при отсутствии доработок в базах ERP и БП обновления можно настроить автоматически.

Особое внимание следует обратить на квалификацию сотрудников, которые будут работать с программой. ERP отличается от БП интерфейсом, расположением, названием рабочих мест и документов в подсистемах. Также есть визуальная разница в документах и печатных формах. Стандартные бухгалтерские отчёты присутствуют в ERP, но не всю информацию можно получить в привычной детализации. Например, на счетах 60 и 62 отсутствует 3 субконто «Документы расчётов с контрагентами», эту детализацию можно посмотреть только в оперативных отчётах и без счетов учёта. Бухгалтер без опыта работы в 1С: ERP не сможет сразу начать работу в базе, для этого потребуется время и дополнительное обучение.

Настройки

Для корректного запуска регламентированного учёта в ERP необходимо настроить систему. В отличии от БП, где настройки устанавливаются при запуске программы, в ERP их нужно выставить после запуска - это даёт возможность изучить взаимосвязи и исключить ошибки в учёте.

Возьмём настройки аналитик. В ERP их будет гораздо больше чем в БП, благодаря этому информация хранится более детально и даёт больше возможностей по ведению учёта.

Функции и методы расчёта

Ещё одно существенное отличие механизмов заключается в процедурах формирования проводок. При проведении документов в ERP автоматически не формируются проводки по счетам. За процесс отвечают регламентные задания «Закрытие месяца» и кнопка «Отразить в регл. учёте» в документах. Для удобства и оперативности работы в ERP можно настроить автоматическое отражение документов в учёте по расписанию. В БП это не так.

Процедура «Закрытие месяца» в ERP и в БП отвечает за актуальность сумм проводок.

Существенное различие есть и в применяемых методах расчёта себестоимости: в ERP он позаказный, затраты относятся на конкретный заказ, партию. В БП же используют котловой метод, при котором себестоимость единицы продукции рассчитана путём деления всех затрат на объём выпуска.

Учёт НДС

В БП реализованы все необходимые механизмы для ведения регламентированного учёта, но большинство из них сведены к минимальным возможностям и усреднённой точности. Один из ярких примеров - раздельный учёт НДС. В ERP же реализован полнофункциональный раздельный учёт НДС, в системе практически не осталось регистров, отвечающих исключительно за учёт НДС. Основной и единственный документ по распределению НДС по видам деятельности — это «Распределение НДС», который формируется автоматически во время процедуры «Закрытие месяца». Нужны только внесённые пользователями первичные данные.

В БП в формах документов поступления используют реквизит «Способ учёта НДС», значение которого надо выбирать в каждом документе. В ERP способ учёта указывают в разрезе направлений деятельности. Детализация информации и автоматизация процессов в ERP приводят к уменьшению рисков ошибок и увеличению достоверности данных. Аналогичная ситуация с учётом давальческих материалов - в ERP он более полноценный.

Работа с контрактами ГОЗ

Инструмент, на котором хотелось бы заострить внимание, - реализация в ERP механизмов полноценного раздельного учёта по контрактам ГОЗ и автоматизация заполнения отчёта об исполнении ГОЗ.

Направление деятельности в ERP — это универсальная сквозная аналитика, которая проходит через все контуры учёта и позволяет разделить расчёты с поставщиками и клиентами, расходы, доходы, финансовый результат и движение денежных средств по аналитике учёта, в частности – по каждому контракту ГОЗ. Для быстрого и корректного формирования отчёта об исполнении ГОЗ понадобится выполнить ряд условий: произвести правильные настройки, корректно заполнить справочники, используемые в работе с контрактами ГОЗ, и последовательно заполнять все документы с обязательным указанием назначения. Для предприятия, работающего с госзаказами, выбор системы очевиден, так как альтернативы на данный момент нет.

Подведём итог в виде сравнительной таблицы

ERP - сложный механизм, направленный на оптимизацию оперативного учёта, точность и оперативность данных, необходимых для принятия управленческих решений. Инструмент для ведения полноценного регламентированного учёта. Да, сложные механизмы немного пугают, процесс внедрения сопровождается сложностями, но, когда вы нацелены на результат и достижение целей – все препятствия преодолимы.

Выбирая систему для ведения регламентированного учёта, важно проанализировать все плюсы и минусы в соответствии с поставленной целью, рассмотреть возможные риски, изучить разные варианты развития событий, а затем сделать выбор, одного программного продукта, единственно верный на момент принятия решения.

Дополнительно о тонкостях настроек ЕРП для регл. учета можно почитать в статьях моей коллеги:

Настройка счетов учета в 1С: ERP для взаиморасчетов и номенклатуры

Новые настройки отражения доходов и расходов в регламентированном учете в 1С: ERP

Статью подготовила Головина Екатерина, консультант по внедрению 1С партнерской сети "ИнфоСофт".