Работа с единицами измерения и упаковкой номенклатуры при формировании заказов по потребностям

В программном продукте 1C:ERP Управление предприятием (1С:Управление торговлей) реализована возможность оптимизации и автоматизации процессов обеспечения потребностей в номенклатуре и поддержания складских запасов на предприятии. Для этого используется помощник по формированию заказов по потребностям, который находится в разделе «Склад и доставка» - «Обеспечение потребностей» - «Формирование заказов по потребностям» (1С:ERP Управление предприятием 2 (2.5.19.60) (рис. 1).

Рисунок 1. Путь до рабочего места «Формирование заказов по потребностям»

При формировании заказов по потребностям необходимо предусмотреть, что учет складских остатков может вестись в килограммах, штуках и других единицах, а закупаться товар может в упаковках. Поставщик может задавать минимальную партию поставки и выставлять прайс-лист на упаковку, в которой поставляет товар. Все эти особенности можно настроить и учитывать при работе с помощником для каждой номенклатурной позиции.

Для использования полных возможностей помощника по формированию заказов по потребностям необходимо, чтобы были настроены способы и схемы обеспечения, заданы параметры поддержания запасов номенклатуры на складах.

В статье рассмотрим особенности заполнения карточки номенклатуры в разрезе единиц измерения и упаковок, выполним настройку способа и схемы обеспечения потребностей, зададим параметры для поддержания запасов номенклатуры на складе, сформируем заказ поставщику с помощью рабочего место «Формирование заказов по потребностям».

Статья будет полезна основным пользователям функционала - сотрудникам отдела закупок, отвечающим за оформление заказов поставщикам.

Единицы измерения и условия хранения номенклатуры

Перейдем к рассмотрению карточки номенклатуры. В разделе «Единицы измерения и условия хранения» указывается информация об единице хранения, единице для отчетов и упаковках номенклатуры (рис. 2).

Рисунок 2. Карточка номенклатуры: раздел «Единицы измерения и условия хранения»

Единица хранения

Единица хранения – это основная единица измерения номенклатуры, в которой ведется учет складских остатков. Как правило, это самая мелкая из используемых для работы с товаром единиц измерения. Данная единица будет автоматически подставляться в столбец «Ед.изм.» в документах оперативного контура. Все движения по регистрам накопления фиксируются в единицах хранения.

Единица хранения выбирается из справочника «Единицы измерения». Справочник представляет собой перечень используемых на предприятии единиц измерения, который заполняется по данным Общероссийского классификатора единиц измерения (ОКЕИ). Классификатор был создан с целью упрощения внутригосударственных и международных операций учета, торговли и анализа в бухгалтерском учете. Кодирование необходимо в регламентированной отчетности по внешним операциям, но не требуется во внутреннем учете. При необходимости можно дополнять справочник собственными единицами измерения без указания кода (рис. 3).

Рисунок 3. Карточка номенклатуры: выбор единицы хранения из справочника «Единицы измерения»

Карточка единицы измерения содержит информацию о наименовании, коде по ОКЕИ и типе измеряемой величины (вес, площадь, количество штук и другие) (рис. 4).

Рисунок 4. Карточка единицы измерения справочника «Единицы измерения»

Независимо от того, какой тип измеряемой величины имеет единица хранения, для нее можно задать метрические единицы измерения: вес, объем, длину и площадь в карточке номенклатуры (рис. 5). Метрические единицы могут указываться справочно или использоваться в документах наравне с единицей хранения. Это может быть необходимо в случае, если приход/расход товара идет в одних единицах измерения, а учет остатков в системе ведется в других.

Рисунок 5. Карточка номенклатуры: задание коэффициента пересчета для учета номенклатуры в весе

В контексте статьи нас интересует именно вес, т.к. задание коэффициента пересчета в весовую единицу измерения необходимо для расчета веса номенклатуры в рабочем месте «Формирование заказов по потребностям». Если не задать коэффициент пересчета в вес, система не будет знать, сколько весит штука, литр или коробка номенклатуры. Таким образом, вес номенклатуры не будет учитываться при подсчете веса заказа.

Единица для отчетов

Единицы для отчетов используются только для дополнительного анализа остатков номенклатуры в отчетах оперативного контура. Это может быть полезно, когда товар приходуется в упаковках, а учет ведется в килограммах или штуках. По умолчанию единицы для отчетов равны единицам хранения. При необходимости можно выбрать отличную единицу для отчетов, например, упаковку номенклатуры. Стоит обратить внимание, что просматривать отчеты можно либо в единицах хранения, либо в единицах для отчетов.

Упаковки номенклатуры

Для номенклатуры можно задать набор упаковок. Разделяют транспортные и потребительские упаковки номенклатуры.

Транспортная упаковка – это многооборотная тара. В качестве тары могут выступать паллеты, ящики, контейнеры и другие упаковки, обеспечивающие защиту товара при хранении, погрузке, перевозке и разгрузке. В отличии от потребительской упаковки – это самостоятельный товар. Использование многооборотной тары определяется настройками системы. В текущей статье мы о ней говорить не будем.

Потребительская упаковка – это часть товара, обеспечивающая защиту от внешних воздействий, удобство хранения и реализации. Учет потребительской упаковки реализован в виде общих и индивидуальных упаковок номенклатуры (рис. 6).

Рисунок 6. Карточка номенклатуры: задание упаковки номенклатуры

Общий набор упаковок создается в справочнике «Наборы упаковок», подразумевается, что такие наборы упаковок могут использоваться для разных номенклатурных позиций.

Индивидуальный набор упаковок создается непосредственно в карточке номенклатуры для текущей номенклатурной позиции. Упаковка может состоять из определенного количества единиц хранения номенклатуры либо из других упаковок (рис. 7). В примере учет остатков по гречке ведется в килограммах. У номенклатуры есть две упаковки:

1) «упак (0.9 кг)»,

2) «ящик (18 кг)», включающая в себя 20 единиц «упак (0.9 кг)».

Рисунок 7. Список индивидуальных упаковок номенклатуры «Крупа гречневая (весовая)»

Следует обратить внимание, что в общем виде Упаковка номенклатуры измеряется в целых штуках. Единица по классификатору заполняется из справочника «Единицы измерения» (рис. 8).

Рисунок 8. Карточка упаковки номенклатуры

Наименование упаковки заполнится автоматически после задания кратности упаковки единице хранения. Также есть возможность задания веса брутто номенклатуры и габаритов в случае использования адресных складов.

После того, как у номенклатуры заданы единицы хранения, коэффициенты пересчета в вес и созданы необходимые упаковки (общие или индивидуальные), можно перейти к настройкам по обеспечению потребностей.

Способы поддержания запасов

Для поддержания остатков на складе и обеспечения заказов на отгрузку система позволяет использовать два варианта обеспечения потребностей: обычный и расширенный (НСИ и администрирование – Склад и доставка – Обеспечение потребностей). В статье используется расширенный, который позволяет обеспечивать потребности не только закупкой у поставщика, но и перемещением с других складов, собственным производством и т.д., а также предполагает использование схем обеспечения потребностей (рис. 9)

Рисунок 9. Путь до справочников «Способы обеспечения потребностей» и «Схемы обеспечения»

Для обеспечения потребностей используется способ обеспечения (например, «Покупка») и схема обеспечения, связывающая способ с конкретным складом и номенклатурой.

Первым шагом необходимо создать способ обеспечения склада необходимой номенклатурой. Тип обеспечения «Покупка» - обеспечение потребности в номенклатуре будет осуществляться за счет оформления заказа поставщику. Можно выбрать конкретного поставщика либо использовать нескольких поставщиков, в таком случае система будет собирать статистику заказов поставщикам и подставлять наиболее часто используемого.

На закладке «Параметры планирования» (рис. 10) задаются:

1) Срок покупки – это период между датой заказа и датой поступления на склад, рассчитывается по рабочим дням предприятия;

2) Правила формирования заказов: при достижении точки заказа либо по графику. Для примера будет использоваться первый вариант; обеспечиваемый период 7 дней, но будет варьироваться по складам, т.к. у каждого склада будет свой график работы; гарантированный срок равен сроку покупки.

Рисунок 10. Заполнение шапки и закладки «Параметры планирования» способа обеспечения «Покупка»

На закладке «Оформление заказов» задаются реквизиты, которые автоматически будут заполняться при формировании документа «Заказ поставщику» (рис. 11):

Рисунок 11. Заполнение закладки «Оформление заказов» способа обеспечения «Покупка»

Схемы обеспечения

Перейдем к созданию схемы обеспечения на конкретном складе. Введем наименование схемы, выберем интересующий склад (он же задан в Соглашении об условиях закупок), по кнопке «Заполнить способ обеспечения» выберем созданный ранее способ обеспечения (рис. 12).

Рисунок 12. Создание схемы обеспечения

Теперь останется задать список номенклатуры, которая будет поступать на Центральный склад путем закупки у поставщика База «Продукты». Для этого перейдем в справочник «Номенклатура» и заполним реквизит «Схема обеспечения» номенклатуры созданной выше схемой обеспечения.

Для ускорения работы можно сделать отбор по производителю или по другому признаку (Еще – Настроить список – Добавить отбор). Выделить всю необходимую номенклатуру. Нажать кнопку «Изменить выделенное». Включить флажок на реквизите «Схема обеспечения» - выбрать из списка необходимую схему. Нажать «Изменить реквизиты». Теперь для каждой номенклатуры из списка заполнен реквизит «Схема обеспечения». Данный реквизит можно задавать вручную в карточке номенклатуры. Обращу внимание, что для одной номенклатурной позиции можно задать только одну схему обеспечения (рис. 13).

Рисунок 13. Заполнение реквизита «Схема обеспечения» для номенклатуры с помощью групповой обработки реквизитов номенклатуры

Итого мы получили, что наличие семи номенклатурных позиций на Центральном складе будет обеспечиваться за счет закупки у поставщика База «Продукты» (рис. 14).

Рисунок 14. Настроенная схема обеспечения потребностей

Если нажать на гиперссылку «всего: 7», то можно увидеть отчет «Товары, включенные в схему обеспечения» (рис. 15).

Рисунок 15. Отчет «Товары, включенные в схему обеспечения» с отбором по текущей Схеме обеспечения

Индивидуальные настройки способов обеспечения потребностей

Индивидуальные настройки способов обеспечения потребностей можно использовать для задания номенклатуре упаковки заказа. Есть возможность осуществлять настройки из карточки номенклатуры и из карточки склада.

1) Открыть карточку номенклатуры; раздел «Обеспечение и производство»; нажать гиперссылку «Настройка способов обеспечения потребностей» (рис. 16):

Рисунок 16. Карточка номенклатуры: раздел «Обеспечение и производство»

 

Заполнить реквизит «Упаковка заказа» по кнопке «Заполнить упаковку заказа» (рис. 17) для текущей номенклатурной позиции:

Рисунок 17. Индивидуальные настройки способов обеспечения потребностей из карточки номенклатуры

2) Открыть карточку склада; на закладке «Основное» нажать гиперссылку «Настройка способов обеспечения потребностей» (рис. 18):

Рисунок 18. Карточка склада, закладка «Основное»

Оставить флажок «Только обеспечиваемая номенклатура» (при необходимости можно снять отбор и задать другим номенклатурным позициям способы обеспечения). Сделать отбор по схеме обеспечения. Заполнить реквизит «Упаковка заказа» по кнопке «Заполнить упаковку заказа» (рис. 19) для одной из номенклатурных позиций:

Рисунок 19. Индивидуальные настройки способов обеспечения потребностей из карточки склада

Настройка поддержания запасов

После назначения схемы обеспечения для номенклатуры необходимо задать значения параметров поддержания запасов – оптимальное количество товара, которое должно поддерживаться на складе. Для этого перейдем в рабочее место «Настройка поддержания запасов» (рис. 20). Это можно сделать через раздел «Склад и доставка» либо по гиперссылке «Настройка поддержания запасов» в карточке номенклатуры/карточке склада.

Рисунок 20. Путь к рабочему месту «Настройка поддержания запасов»

На рабочем месте необходимо выбрать «Склад» и другие отборы при наличии. По кнопке «Добавить товары» подобрать товары вручную или по отбору (рис. 21). У всей номенклатуры по умолчанию устанавливается метод поддержания запаса «Min-Max».

Рисунок 21. Рабочее место «Настройка поддержания запасов» с отбором по складу «Центральный склад»

Настройка параметров поддержания запаса включает в себя задание метода обеспечения: Min-Max, расчет по норме, расчет по статистике; определение, каким образом будет обеспечиваться потребность заказов к отгрузке: за счет запасов или независимо от запасов. Метод обеспечения определяет ту самую точку заказа в Способе обеспечения потребностей. Мы не будем углубляться в настройки поддержания запасов в контексте статьи.

Встанем на каждую номенклатурную позицию из списка и зададим параметры поддержания запасов (рис. 22):

Рисунок 22. Рабочее место «Настройка поддержания запасов» с отбором по складу «Центральный склад» с выполненными настройками по поддержанию запасов

Минимальная партия поставки

Как я упоминала ранее, заказы поставщикам могут регулироваться минимальными партиями к заказу, а номенклатура может поступать в упаковке, а не в единице хранения.

Перейдем на рабочее место Цены поставщиков (прайс-листы) (рис. 23):

Рисунок 23. Путь к рабочему месту «Цены поставщиков (прайс-листы)»

На рабочем месте: выбрать поставщика; сделать отбор номенклатуры по созданной ранее схеме обеспечения; выбрать вид цены поставщика из соглашения, заданного в Способе обеспечения потребностей. После выполнения отбора и установки цен задать упаковку заказа, минимальную партию поставки одной или разным номенклатурам; применить изменения цены (рис. 24):

Рисунок 24. Рабочее место Цены поставщиков (прайс-листы): задание упаковки заказа и минимальной партии поставки

Выполнив все необходимые настройки перейдем на рабочее место «Формирование заказов по потребностям». Помощник состоит из нескольких шагов.

Формирование заказов по потребностям: шаг 1. Отбор потребностей

Можно задавать необходимые отборы по простым либо по произвольным отборам. В данном случае, будет достаточно выбрать склад, для которого выполнялись настройки обеспечения (рис. 25).

Рисунок 25. Рабочее место Формирование заказов по потребностям: шаг 1. Отбор потребностей

Формирование заказов по потребностям: шаг 2. Настройка способов обеспечения

На шаге 2 оставить только тот способ обеспечения потребностей, который был создан для примера (рис. 26).

Рисунок 26. Рабочее место Формирование заказов по потребностям: шаг 2. Настройка способов обеспечения

Формирование заказов по потребностям: шаг 3. Поддержание запасов

На шаге 3 остановимся подробнее, разберем, какие настройки выполняются на текущем шаге и как читать информацию, отображаемую в табличной части.

Рисунок 27:

В панели быстрых настроек (1) можно:

• снять или установить флажки для всех или одной строки;

• сделать отбор только по тем строкам, по которым согласно параметрам поддержания запасов необходимо сделать заказ;

• отфильтровать строки по уровню запаса или дате;

• ознакомиться с рекомендацией по заказу.

В подвале таблице (2): отражается информация по той строчке, на которой стоит курсор:

• наименование номенклатуры;

• склад;

• количество номенклатуры к заказу по запасам; количество номенклатуры к заказу по запасам с округлением (рассчитывается автоматически, если количество меньше минимальной партии заказа, как в данном случае, либо после задания упаковки);

• гиперссылка для выбора упаковки в случае, если товар поставляется в упаковке;

• стоимость номенклатуры к заказу.

В подвале таблицы (3): общая сумма и вес номенклатуры к заказу, у которой установлен флажок «К заказу».

Рисунок 27. Рабочее место Формирование заказов по потребностям: шаг 3. Поддержание запасов

Рисунок 28: табличная часть содержит:

«Номенклатура» - наименование номенклатуры;

«Ед.изм.» - единица измерения (равная единице хранения);

«К заказу» - количество номенклатуры к заказу (флажок стоит только в том случае, если программа рекомендует закупить товар, исходя из параметров поддержания запасов);

«Остаток» - текущий остаток номенклатуры со световым индикатором (в данном случае, он почти у всех критически мал или отсутствует);

«Минимальный запас», «Максимальный запас», «Метод обеспечения» - параметры, заданные ранее на рабочем месте «Настройки поддержания запасов»;

«Заказы к поступлению» - количество номенклатуры в заказах к поступлению; персиковый цвет сигнализирует о том, что товара придет намного больше, чем необходимо, согласно параметрам поддержания запасов;

«Способ обеспечения», «Источник обеспечения», «Склад» - реквизиты содержат информацию, согласно заданным в Способе обеспечения потребностей;

«Дата поставки» - значение варьируется, исходя из настроек Способа обеспечения потребностей;

«Упаковка заказа» - упаковка заказа, при необходимости можно изменить или удалить упаковку заказа (открыв карточку метода обеспечения), кроме той, что задается в прайс-листе поставщика.

Рисунок 28. Рабочее место Формирование заказов по потребностям: шаг 3. Поддержание запасов

Формирование заказов по потребностям: шаг 4. Обеспечение заказов к отгрузке

На этом шаге отображается список заказов клиента, заказов на перемещение и др., по которым сформирована потребность. Используя флажок «Только необеспеченные», можно вывести только тот перечень номенклатуры, по которым можно сделать заказ. Установка флажка на реквизите «К заказу» включает количество данной номенклатуры в заказ поставщику (рис. 29).

Табличная часть содержит ту же информацию, что и на шаге 3 помощника. Особенностью является то, что в подвале документа будет отображаться суммарное количество номенклатуры к заказу: как по запасам, так и по заказам. Также сохраняется возможность удаления, изменения упаковки заказа, возможность округления количества товара до упаковки и принудительное округление, в случае, если суммарное количество номенклатуры по запасам и заказам ниже минимальной партии поставки.

Рисунок 29. Рабочее место Формирование заказов по потребностям: шаг 4. Обеспечение заказов к отгрузке

Формирование заказов по потребностям: шаг 5. Предварительный просмотр и редактирование заказов

На шаге 5 выводится общая информация по формируемым заказам. Колонка «К заказу» отображает информацию о количестве номенклатуры к заказу. Упаковка также может быть задана, изменена или удалена из текущего шага помощника (рис. 30).

Рисунок 30. Рабочее место Формирование заказов по потребностям: шаг 5. Предварительный просмотр и редактирование заказов

Формирование заказов по потребностям: шаг 6. Уточнение сформированных заказов

На этом шаге можно зайти в сформированные заказы и проверить введенную информацию. Обращу внимание, что в реквизит «Ед.изм.» документа «Заказ поставщику» автоматически будет заполнен упаковкой номенклатуры, используемой в помощнике для оформления заказа (рис. 31). Документ «Приобретение товаров и услуг» будет заполняться аналогичным образом (рис. 32).

Рисунок 31. Документ «Заказ поставщику», сформированный с помощью рабочего места «Формирование заказов по потребностям»

Рисунок 32. Документ «Приобретение товаров и услуг», сформированный на основе документа «Заказ поставщику»

Использование рабочего места «Формирование заказов по потребностям» помогает оптимизировать временные, логистические, финансовые затраты на закупку товаров у поставщиков. Позволяют поддерживать определенный запас товаров, избегая задержек поставок и наличия излишков товаров на складах.

При этом корректное заполнение единиц хранения и использование упаковок номенклатуры в помощнике помогает оптимизировать и автоматизировать процесс создания заказов поставщиков для номенклатуры, приход по которой идет в упаковках, а учет складских остатков ведется в других единицах измерения.

Как показано выше, задать упаковку номенклатуры можно через индивидуальные настройки справочника «Настройка способов обеспечения» и, непосредственно, в помощнике формирования заказов по потребностям на шагах 3-5. Тем не менее, подразумевается, что номенклатура поступает всегда в одинаковой упаковке, с редкими исключениями, таким образом, значение реквизита «Упаковка заказа» будет постоянным, не требующим внимания при каждом формировании заказов по потребностям.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Я соглашаюсь с политикой конфиденциальности.

Я соглашаюсь с условиями обработки и использования моих персональных данных.