Перенос данных из БП 3.0 в ЗУП 3.1 и корректировка данных после переноса

Многие организации в начале своей деятельности предпочитают вести кадровый учет совместно с бухгалтерским в единой информационной базе конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия. Однако, в процессе деятельности наступает момент, когда функциональности данного программного продукта становиться недостаточно, либо численность сотрудников возрастает до 60 человек и перед организацией возникает задача переноса данных из текущей конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия в новую конфигурацию 1С:Зарпата и управление персоналом.

В данной статье мы подробно рассмотрим варианты переноса данных из 1С:БП 3.0 в 1С:ЗУП 3.1, а также разберем возможные ошибки после переноса данных и методы их исправления.

ВНИМАНИЕ!
Описанный ниже метод переноса данных может не подойти для баз, расположенных в облаке! Для переноса данных в облачных базах типовыми средствами может быть рекомендована их выгрузка в файловый или клиент серверный-вариант, выполнение переноса данных и последующая загрузка обратно в облако базы ЗУП.

Для начала ответим на несколько популярных вопросов:

- Какие данные переносятся?

- На какую дату лучше делать перенос?

В процессе перехода из 1С:БП в 1С:ЗУП будут выгружены следующие данные:

- Кадровые документы:

• Прием на работу;

• Кадровый перевод;

• Увольнение;

- Расчетные документы:

• Отпуск;

• Отпуск без сохранения оплаты;

• Больничный лист;

• Начисление зарплаты и взносов;

- Документы выплат:

• Ведомость в банк;

• Ведомость в кассу;

- Исполнительные листы

- Данные о налоговых вычетах

- Справочники «Начисления» и «Удержания»

Осуществлять перенос можно в любой момент времени, ограничений никаких нет, данные будут перенесены в полном объеме.

Однако, в процессе переноса данных могут возникнуть некоторые ошибки в части учета НДФЛ, которые мы также рассмотрим в этой статье. Поэтому, не стоит делать переход незадолго до сдачи отчетности, потому что вам может понадобиться какое-то время на корректировку перенесенных данных. Соответственно, чем ближе к началу года вы сделаете переход, тем меньше корректировок потребуется.

Технический перенос данных

Перенос данных осуществляется при помощи стандартного помощника перехода с прежних программ, который можно открыть при первом запуске 1С:ЗУП.

Далее необходимо выбрать конфигурацию базы данных из которой необходимо сделать перенос, в нашем случае это – «1С:Бухгалтерия 8» редакция 3.0

Перенос данных может быть осуществлен двумя способами:

- Загрузка данных из информационной базы

Данный способ подходит, если обе информационные базы (ЗУП и БП) находятся на одном компьютере и есть возможность прямого подключения.

- Загрузка данных из файлов

Если возможности прямого подключения к информационной базе БП нет, то необходимо воспользоваться вторым способом

Рассмотрим оба способа переноса.

Загрузка данных из информационной базы.

После выбора данного варианта и нажатия кнопки «Далее», следует выбрать из списка информационную базу, из которой необходимо перенести данные, а также указать пользователя этой базы и пароль. Если пользователей в базе нет, то поля нудно оставить пустыми и нажать кнопку «Далее»

После установки соединения с 1С:БП помощник предложить перенести данных, для этого нажмите на кнопку «Загрузить данные»

По окончанию загрузки вы увидите следующее сообщение:

Загрузка данных из файлов.

Для того, чтобы воспользоваться вторым способом, нам понадобиться помощник выгрузки данных из 1С:БП. Его можно скачать по кнопке «Получить помощник выгрузки»

Далее необходимо перейти в конфигурацию 1С:БП и открыть только что скаченный помощник выгрузки. Для этого перейдем в меню «Сервис и настройки» - «Файл» - «Открыть» и выберем файл помощника.

Интерфейс помощника достаточно прост, нужно лишь указать папку на вашем компьютере, в которую будет осуществлена выгрузка (рекомендуется создать именно отдельную папку для файлов выгрузки) и нажать кнопку «Выполнить выгрузку»

После завершения выгрузки в указанной Вами папке появятся файлы с данными.

Далее необходимо вернуться в 1С:ЗУП, выбрать папку с файлами и загрузить данные по кнопке «Загрузить»

На этом технический перенос данных завершен и можно приступить к проверке перенесенных данных.

Проверка данных после переноса

После завершения переноса данных, необходимо проверить список и настройки перенесенных начислений, а также правильность отражения НДФЛ. Ниже будут разобраны наиболее часто встречающиеся проблемы, возникающие после переноса данных, а также способы исправления ошибок.

1. Проверка справочника «Начисления»

Если в конфигурации 1С:БП вы пользовались только стандартным начислением «Оплата по окладу», то никаких проблем при переносе возникнуть не должно. Если же Вашим сотрудникам, помимо оклада также начислялась премия, то необходимо проверить настройки данного начисления в 1С:ЗУП.

Премия ежемесячная

В 1С:БП стандартное начисление «Премия» имеет код дохода 2002 и категорию дохода «Прочие доходы от трудовой деятельности (основная налоговая база)».

Настройки начислений в 1С:ЗУП более расширены, поэтому, после переноса, начисление «Премия» необходимо подкорректировать.

Первое, на что необходимо обратить внимание, это флаг «Начисление больше не используется», который проставляется по умолчанию после переноса данных.

В конфигурации 1С:БП нет возможности добавить в список начислений сотрудника премию, поэтому данные начисление проставляется вручную при каждом начислении зарплаты. В 1С:ЗУП такая возможность есть, поэтому после перехода рекомендуется назначить начисление премии кадровыми документами, либо документами изменения начислений сотрудников. При этом, предпочтение стоит отдавать типовым начислениям, которые есть в 1С:ЗУП, а не тем, которые были перенесены из бухгалтерии.

Также стоит обратить внимание на корректность отражения НДФЛ с премии, выплаченной в текущем году.

В поле «Назначение начисления» выбрано «Прочие начисления и выплаты», что не совсем корректно. Также, на закладке «Налоги, взносы, бухучет» в поле «Категория доходов» автоматически устанавливается «Прочие доходы от трудовой деятельности». Датой удержания НДФЛ с начислений, имеющих данную категорию дохода является день выплаты, а не день начисления.

Соответственно НДФЛ будет считаться удержанным на момент выплаты, а не на момент начисления.

Разберем на примере:

В марте сотруднику Ларионова был начислен оклад в размере 30 000 (НДФЛ 3 900 руб.) и премия в размере 7000 руб. (НДФЛ 910 руб.)

Ведомость на выплату заработной платы была проведена 5 апреля

В отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» будет отражена следующая ситуация:

Суммы документов Начисление ЗП и Ведомость в кассу разбились на 2 месяца:

- Оклад (30 000 руб.) и НДФЛ с оклада (3 900 руб.) отразились в месяце начисления: марте;

- Премия (7 000 руб.) и НДФЛ с премии (910 руб.) отразились в месяце выплаты: апреле.

Если в документе Начисление ЗП перейти на вкладку НДФЛ, то можно увидеть, что НДФЛ с премии имеет вид дохода «Прочие доходы от трудовой деятельности», что и приводит к неверному отражению.

Чтобы исправить данную ситуацию, необходимо перейти в начисление «Премия» и установить следующие настройки:

Далее следует открыть документ Начисление ЗП, перевыбрать начисление и на вкладе НДФЛ нажать кнопку «Пересчитать НДФЛ». Весь НДФЛ будет отнесен к виду дохода «Оплата труда»

Также необходимо перечитать ведомость на выплату по кнопке «Заполнить»

После проведения начисления и ведомости весь доход в отчете «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» будет отнесен к месяцу начисления

Премия квартальная и годовая

При переносе начислений квартальной и годовой премии также возникают ошибки при определении назначения начисления и категории дохода.

Квартальная и годовая премия, в отличии от ежемесячной, по разъяснениям ИФНС должна иметь вид дохода «Прочие доходы от трудовой деятельности» и учитываться не по месяцу начисления, а по месяцу выплаты. Данные параметры необходимо проверить в начислениях после переноса и при необходимости, исправить и перепровести документы «Начисление ЗП» и «Ведомость на выплату» (процесс перепроведения подробно разобран выше, на примере ежемесячной премии).

2. НДФЛ с документов «Увольнение» и «Больничный»

Разберем на примере.

Сотрудник был уволен 17 марта, этим же числом был произведен расчет.

Сформируем отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» в 1С:БП

Сформируем этот-же отчет в 1С:ЗУП

Сумма увольнения разбилась на 2 части: Оплата по окладу и Компенсация отпуска, при этом, Оплата по окладу имеет код дохода 2000 и отражается с верной датой, а компенсация отпуска, имеет код дохода 2013 и так, как никакой даты, кроме как дата выплаты зарплаты в настройках организации, программа не находит, именно на эту дату она и относит выплату компенсации отпуска.

Данные расхождения могут ввести в заблуждение, на самом деле, вся сумма дохода и НДФЛ с дохода отражена в марте, несмотря на то, что по сотруднику есть записи в апреле, итоговая сумма «Начислено» апреля = 0 и при формировании справки 2-НДФЛ вся сумма, начисленная при увольнении будет отражена в апреле, поэтому обращать внимания на такие расхождения не стоит.

Аналогичная ситуация происходит и с больничными.

3. Заработок предыдущих страхователей в документе «Больничный»

Данные для расчета среднего заработка в документах «Больничный лист» не переносится.

Рассмотрим на примере

В 1С:БП 5 февраля был создан документ «Больничный лист». Сотрудник работает в нашей компании с 1 декабря 2021 года.

Данные, для расчета среднего заработка были внесены в документ «Больничный лист» вручную. Документ успешно перенесен в 1С:ЗУП в процессе загрузки данных. Если открыть этот документ в 1С:ЗУП, то данные о заработке заполнены

Однако, если попробовать создать новый документ «Больничный лист» и установить флаг «Учитывать заработок предыдущих страхователей», никаких данных о заработке за предшествующих 2 года работы сотрудника, кроме начислений нашей организации в программе не будет.

В связи с этим, после переноса данных из бухгалтерии в зарплату необходимо вручную создать справку с предыдущего места работы и внести данные о заработке для сотрудников.

Также в целях проверки правильности расчетов, рекомендуется в 1С:ЗУП и 1С:БП начислить заработную плату за месяц работы, создать документ «Отпуск» и «Больничный лист» по нескольким сотрудникам и сравнить получившиеся суммы к выплате.