Отрицательные остатки в отчёте «Контроль отрицательных остатков» в 1С:БП

Отрицательные остатки в отчёте «Контроль отрицательных остатков» в программе 1С:Бухгалтерия предприятия (ред. 3.0)?

Бывает, что не всегда по оборотно-сальдовой ведомости по счетам ТМЦ можно найти ошибки в учёте.

В программе 1С:Бухгалтерия предприятия (ред. 3.0) есть отчёт «Контроль отрицательных остатков», который может нам во многом помочь, чтобы найти и своевременно исправить недочёты.

Рассмотрим пример, в котором смоделируем такую ситуацию, когда отчёт «Контроль отрицательных остатков» показывает нам отрицательные значения, а в оборотно-сальдовой ведомости их нет.

Важно отметить, что в программе 1С:Бухгалтерия предприятия (ред. 3.0) есть возможность установить флаг «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета» (раздел Администрирование – Проведение документов) (рис. 1 – 2).

Рис. 1

Рис. 2

Данная возможность актуальна для организаций, которым необходимо срочно оформить для клиента отгрузочный документ, а от поставщика документ на поступление товара задерживается.

В таком случае отчёт «Контроль отрицательных остатков» станет помощником и позволит избежать ряд нежелательных последствий.

Отчёт находится в разделе Склад (рис. 3).

Рис. 3

По кнопке «Сформировать» в отчёте отобразятся те позиции, которые были списали или реализовали, но не оприходованы (рис. 4).

Для того чтобы определить, с какого документа остатки оказались отрицательными, можно выполнить дополнительную настройку отчёта.

Необходимо перейти в настройки по кнопке «Показать настройки» (рис. 4). На вкладке «Группировка» установить флаг «Документ расхода» и нажать кнопку «Сформировать» (рис. 5).

Рис. 4

Рис. 5

Рис. 6

Теперь перейдём непосредственно к примеру.

Предположим, что было закуплено 10 ёлочных игрушек, а списали 12 шт.

Рис. 7

Рис. 8

По кнопке «Дт/Кт» можно посмотреть движения документа по счетам бухгалтерского учёта. Обратите внимание, документом было сформировано 2проводки: 10 игрушек программа спишет без проблем, в колонке «Сумма» отображается их себестоимость. А вот 2 ёлочные игрушки программа списала только в количественном учёте, себестоимости нет, символ <…> обозначает, что нет документа-партии, которым были оприходованы эти 2 игрушки (рис. 9).

Рис. 9

В отчёте «Контроль отрицательных остатков» мы увидим, что начальный остаток 10 ёлочных игрушек, расход – 12 и конечный остаток -2 (минус два) (рис. 10).

Рис. 10

Представим, что больше в этом квартале (месяце, неделе…) по ёлочным игрушкам никаких операций не было. Тогда оборотно-сальдовая ведомость по счету 41.01 покажет остаток -2 красным цветом (рис. 11).

Но! Так бывает не всегда и после списания «в минус» было оприходована ещё одна или несколько партий игрушек. Оприходуем ещё 10 штук ёлочных игрушек (рис. 12).

Рис. 11

Рис. 12

После этого сформируем оборотно-сальдовую ведомость и увидим там 8 ёлочных игрушек (10-12+10), они горят черным цветом, ведь их положительное количество (рис. 13).

Рис. 13

Мы анализируем ОСВ, видим, что нет красных цифр и думаем, что у нас всё в порядке. Но на самом деле это не так.

Только благодаря отчёту «Контроль отрицательных остатков» мы можем быстро определить, что имеются отрицательные остатки (рис. 14).

Рис. 14

Чтобы понять, почему мы получили отрицательное значение, можно проанализировать карточку счёта в разделе «Отчеты».

Рис. 15

Указываем счет учёта (его видно из отчёта «Контроль отрицательных остатков»). По кнопке «Показать настройки» на вкладке «Отборы» в строке «Номенклатура» нужно поставить галочку, в столбце «Значение» выбрать ту номенклатуру, по которой имеются отрицательные остатки, кнопка «Сформировать».

Программа сформирует полностью весь «путь движения» этого товара, и мы сможем попытаться разобраться в причинах допущенных ошибок (рис. 16).

Рис. 16

Также хочется отметить, что очень важно время документов.

Например, у вас может приход и реализация (списание) товара в один и тот же день, но у реализации время 15:00, а в приходе - 15:01, т.е. программа на момент списания товара не видит его поступление минутой позже. Роль играют даже секунды.

Частой бывает также ошибка в складах: приход товара был на один склад, а списание – с другого склада.