Когда база не помогает: ручные коэффициенты и распределение расходов в КА 2.5

В производстве часто возникает задача — точно зафиксировать себестоимость конкретной продукции. Особенно это важно при исполнении госзаказов или работе по договорам, где каждая статья расходов должна быть обоснована и документально подтверждена.

На первый взгляд кажется, что стандартных возможностей «Комплексной автоматизации 2.5» для этого достаточно: есть учет затрат, выпуск продукции, списание, даже механизм направлений деятельности. Но как только речь заходит о фиксированных суммах распределения, встроенных инструментов становится мало.

Именно с такой ситуацией столкнулась одна из наших компаний-клиентов. По договору себестоимость продукции должна была формироваться строго по спецификации:

• зарплата основных рабочих — 11,60 р. на единицу;

• общепроизводственные расходы — 13,80 р.;

• расходы АУП — 14,60 р.;

• и так далее.

Например, при выпуске 1000 единиц продукции расходы АУП должны составить ровно 1460 р. — не больше и не меньше.

Где стандартные механизмы бессильны

Типовые способы распределения затрат в КА 2.5 работают «по базе» — по объему выпуска, по сумме выручки и т. п. Но это усредненные подходы, которые не гарантируют нужных цифр в отчетах.

Вариант «ручного» распределения есть, но он требует постоянного ввода коэффициентов вручную. А это:

• рутинно и долго,
• высок риск ошибки,
• нет гарантии, что бухгалтерия и экономисты будут считать одинаково.

При этом варианте предстоит заполнять некие коэффициенты. А ведь нужно непросто процентное соотношение. 

Нужно, чтобы на направление ХХХ упало ровно 1460 р. по затратам АУП (зарплата, аренда, амортизация) и 1380 р. общепроизводственных расходов (далее такие расходы будем называть «нормируемыми», не путать с реально нормируемыми). Все остальные расходы должны распределиться так, как они распределились бы по обычной базе (допустим – сумме выручки).

Итоговая задача стала выглядеть так:

1. Надо зафиксировать суммы расходов каждого вида (ОПР, АУП) для конкретного направления (или нескольких направлений), которые у нас «нормируемые».
2. На все остальные направления распределить оставшуюся часть по базе «Выручка от продаж».

Как мы распределяем расходы

Шаг 1. Определяем фиксированные суммы для «нормируемых» направлений. 

Например, по договору на продукцию ХХХ на зарплату АУП должно приходиться ровно 1460 рублей. Мы берем эту сумму и делим её пропорционально между статьями расходов внутри группы АУП. Так получаем, какая часть по каждой статье должна лечь именно на ХХХ.

Шаг 2. Распределяем остаток между остальными направлениями. 

После того, как «нормируемые» направления получили свои фиксированные суммы, оставшиеся расходы нужно разложить по другим направлениям. Чтобы распределить статью затрат – сначала посчитаем, сколько должно остаться. 

Для этого посчитаем базу распределения – это вся выручка по направлениям, кроме ХХХ и других нормируемых. Допустим, есть статья «Зарплата АУП» за месяц на сумму 10 000 руб.

У нас два направления:

• Продукция ХХХ (нормируемая) — по договору сюда должно попасть ровно 1460 руб.

• Продукция YYY и ZZZ (остальные направления).

Шаг 1. Фиксируем нормируемую часть.

На ХХХ сразу записываем 1460 руб.

Шаг 2. Считаем остаток. 

10 000 – 1460 = 8540 руб. Эти деньги нужно распределить между другими направлениями (YYY и ZZZ).

Предположим:

• выручка YYY = 200 000 руб.

• выручка ZZZ = 300 000 руб.

Общая выручка = 500 000 руб.

Шаг 3. Распределяем пропорционально выручке.

• Для YYY: 8540 × (200 000 / 500 000) = 3416 руб.

• Для ZZZ: 8540 × (300 000 / 500 000) = 5124 руб.

Итоговое распределение:

• ХХХ  1460 руб.

• YYY  3416 руб.

•  ZZZ  5124 руб.

Всего = 10 000 руб.

Далее вычисляем коэффициенты, как отношение распределенных сумм к итогу по распределяемой статье:

• ХХХ  - 1460 / 10000 = 0,146

• YYY - 3416 / 10000 = 0,3416

• ZZZ - 5124 / 10000 = 0,5124

Также к коэффициентам добавляем множитель 1000000 (для точности).

Так как нормируются группы затрат, для каждой группы создадим отдельное «Правило распределения между направлениями» и заполним его всеми имеющимися направлениями (пока с коэффициентом 0, это важно).

И тут приходит время автоматизации. Закрытие месяца в 1С:Комплексная автоматизация для каждой распределяемой статьи расходов создает документ «Распределение расходов по направлениям деятельности», но не проводит его и оставляет коэффициенты пустыми:

А дальше мы их уже подсчитанные – подставляем (естественно, обработкой).

В результате расходы, которые мы можем видеть в отчете «финансовые результаты», распределяются требуемым способом (с точностью до +- целых рублей), туда следуют и бухгалтерские проводки, результаты которых можно увидеть в бухгалтерских отчетах.

Вот так выглядит волшебная обработка, которая автоматизирует эти операции.

Таким образом, пришли к следующему результату:

Финансовая модель сошлась – для нужной продукции добиваемся строго заданных сумм распределения, что позволяет контролировать себестоимость по требованиям договора, не полагаясь на «усредненные» механизмы базы.

Гибкость – добавив новое «нормируемое» направление просто указываем для него фиксированные суммы, и алгоритм подберет коэффициенты распределения.

Прозрачность и контроль – в отчетах «Финансовые результаты» и в бухгалтерском учете затраты ложатся именно так, как требуется заказчику или проверяющим органам, а значит, вопросы «почему АУП на продукцию ХХХ легло не 1460 рублей» больше не возникают.

Автоматизация – созданная обработка избавляет бухгалтерию и экономистов от рутинных ручных расчетов и ошибок, а закрытие месяца становится действительно «кнопкой».

Сам по себе функционал КА 2.5 не предоставляет готового способа «закрепления» затрат в фиксированных суммах. Но при помощи направления деятельности, правил распределения и небольшой надстройки мы получаем инструмент, который позволяет сочетать гибкость типовой конфигурации и требования к жесткому нормированию себестоимости.

Даже при работе в рамках договора, где каждая статья расходов должна быть обоснована, реально добиться нужного результата, не переписывая конфигурацию, а лишь аккуратно используя существующие механизмы и добавив слой автоматизации.