Top.Mail.Ru
Заказать консультацию
специалиста 1С
Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Какая информация нужна директору развивающегося предприятия

08.08.2016
1739
Заказать консультацию


Когда вы начинаете заниматься бизнесом, вы, скорее всего, не задумываетесь над многими вопросами:

  • Как вести учет?
  • Как масштабировать бизнес?
  • Как получить информацию быстро и достоверно?
  • Как мотивировать персонал?
  • Как контролировать персонал?

Какое там! Есть только ИДЕЯ. Мотивация максимальна. Вы контролируете себя на все 100% и делаете все возможное (по крайней мере, думаете, что делаете).

Масштабировать? О чем вы? Как правило, вы начинаете с единичных сделок, и четко понимаете, за что вы работаете.

А сколько лет вы управляли по остатку на расчетном счете? Редкий предприниматель через это не проходит. Будем покупать кондиционер? - Да можно, вчера клиент перечислил аванс)). Соглашаемся на отсрочку 3 месяца? Да кто его знает, что будет через 3 месяца? Поди справимся… 

Учет все - таки нужен

И вот наступает момент, когда ваш бизнес уже вырос, и вы понимаете, что методы управления нужно менять.  И вот тогда вы задумываетесь над озвученными выше вопросами. Приходит понимание, что нужен инструмент, который поможет и оперативно получать информацию, и как-то ее структурировать. А главное включить в процесс людей.

Не открою для вас секрета, если напомню, что основной инструмент всегда при вас – это мозг. Но в голове все не удержишь. Тогда и приходит мысль об учетной системе.

В этот момент необходимо четко понимать – что вы хотите от этой системы, чего не можете получить без нее? Один мой знакомый предприниматель высказал мысль, что любая информационная система - это записная книжка. Если умеете организовывать себя, то записная книжка вам поможет в нужное время получать нужную информацию. Но сам факт наличия записной книжки не означает, что вы из нее что-то получите.

Поэтому прежде чем приступать к внедрению системы, нужно ответить для себя на ряд вопросов:

  • Как вы планируете вести учет? По каким правилам?
  • Какая информация вам необходима для принятия решений?
  • В какие сроки вам нужна эта информация?
  • Кто отвечает за появление в системе этой информации?

Не всегда директор может сам ответить на все эти вопросы (даже не всегда он их может себе задать). В этом случае нужна помощь квалифицированных консультантов.

Как раз с такой ситуацией столкнулись специалисты компании ИнфоСофт, когда к нам обратился директор компании, которая выполняет проекты по поставке,  проектированию и сборке сложного оборудования для крупных производственных предприятий различных сфер деятельности.

Постановка учета

В организации учет велся в информационной системе и в Excel. При этом сводная отчетность по компании не собиралась. Платежный календарь велся «на коленках». А это было очень критично для компании, так как деятельность проектная и регулярного потока денежных средств не было. При этом необходимо выполнять свои обязательства по выплате, а для этого планирование денег должно быть на хорошем уровне.

Зато был универсальный отчет в Excel по проектам, в который заносились плановые и фактические данные по проекту:

  • выручка,
  • дебиторская задолженность по проекту,
  • Все затраты по проекту,
  • кредиторская задолженность перед поставщиками, продукция которых задействована в проекте,
  • рассчитывается маржинальная прибыль.

Директор пользовался этим отчетом «во всех случаях жизни» - там вся информация, касающаяся каждого проекта. Поэтому сразу приняли решение, что необходимо реализовать этот отчет в 1С.

Мы начали с определения методологии. В процессе обсуждения у директора сформировалось понимание – какая еще управленческая отчетность нужна. Оказалось достаточно отчета о прибылях и убытках, о движении денежных средств и платежного календаря.

Определили:

  • какая структура этих отчетов;
  • как нужно вести учет;
  • на каких статьях расходов что должно отражаться.

После этого перешли уже к автоматизации.

Автоматизация

Многие инструменты заказчик получил «из коробки» (то есть средствами типовой конфигурации 1С:Предприятие Управление торговлей, без привлечения программиста), так как на этапе запуска они в большинстве случаев с избытком покрывали его потребности. В частности «Анализ доходов и расходов», «Движения денежных средств», «Платежный календарь». «С избытком» - значит, при росте компании будут использоваться возможности, в которых ранее не было потребности. Например, так необходимый директору отчет «Платежный календарь».

В то время как паспорт проекта дает плановую рентабельность, другие типовые отчеты могут показать фактическую рентабельность каждого проекта. Также рентабельность можно оценить для каждого подразделения и за период.

Паспорт проекта

Интересным опытом стала разработка паспорта проекта с большим количеством источников данных, таких как заказы, оплаты, отгрузки и производные этих данных. Причем все данные выводились в разрезе проектов, т.е. можно увидеть плановую рентабельность каждой сделки.

Как любой проект, было интересно решить эту задачу с минимальным вмешательством в типовую конфигурацию Управление торговлей 11 со стороны разработчиков нашей организации. Так и случилось - основная часть кастомизации состояла в разработке отчета «Паспорт проекта». Директор очень привык к виду отчета в  Excel, для него было важно пользоваться привычным инструментом, поэтому новый отчет в 1С  сделали максимально похожим на Excel.

В компании имеют место проекты в валюте. Поэтому с одной стороны, нужен был удобный способ получения информации по валюте, а с другой стороны, данные по всем проектам должны быть сопоставимы (быть в одной валюте – рублях). Совместно с заказчиком нашли способ решить обе задачи одновременно - к каждой суммовой ячейке были сделаны всплывающие окошки - примечания,  в которых выводилась информация по валюте, валютной сумме и  курсу, который действовал в тот момент.

Для понимания эффективности различных видов деятельности и каждого проекта в частности, необходимо получение информации по разным видам прибылей: маржинальной, операционной, чистой. После некоторой доработки «Отчета о прибылях и убытках», это удалось получить в информационной системе.

Интересным моментом, на этапе тестирования, было выявление ошибки в отчете в Excel. Это повысило доверие заказчика к системе. 

Стоимость владения

Современные конфигурации 1С, такие как Управление торговлей 11, ERP и т.д. позволяют выполнять многие доработки, не затрагивая существующую структуру программы. Это значит, что доработки не повлияют на трудоемкость последующего обновления конфигураций.

Таким образом, конфигурация была изменена незначительно, обновление системы не трудоемкое. Это означает, что обновление конфигурации будет происходить при минимальном участии программиста, или вовсе без него. Это уменьшает стоимость владения конфигурацией.

Результаты

Теперь нужная информация директору поступает вовремя. За корректностью и своевременностью занесения информации следит финансовый менеджер.

Нужно оценить – можем ли дать любимому клиенту отсрочку платежа в 3 месяца? – заглянули в платежный календарь – да, денег на операционную деятельность хватит, отсрочку дать можем!

Как отработали квартал? Какая прибыль? Как этот же период отработали в прошлом году?

Какова рентабельность проекта? Сравнить – а какую рентабельность по нему планировали  при заключении договора? Что с тех пор изменилось?

Эти и многие другие вопросы теперь решаются нажатием нескольких кнопок. 


Авторы статьи:
Егорова Оксана, руководитель проектов внедрения информационных систем
Кирин Алексей, эксперт по технологическим вопросам


Заказать консультацию специалиста 1С
Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.
Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Рассказать друзьям
Вам может быть интересно: