Как в 1С:Бухгалтерия можно контролировать инвентарь, выданный сотрудникам в течение срока эксплуатации?

Вопрос клиента: Как в 1С:Бухгалтерия можно контролировать спецодежду (спецоснастку, инвентарь), выданную сотрудникам, в течение срока эксплуатации?

Ответ:

С релиза 3.0.96 в 1С:Бухгалтерия добавлена возможность учитывать сроки полезного использования по спецодежде, спецоснастке и инвентарю выданными сотрудникам, если организация признала имущество Малоценным оборудованием и запасами и списала его стоимость в затраты в момент приобретения.

Добавленный механизм отслеживания сроков использования ТМЦ не влияет на бухгалтерский и налоговый учет.

Если необходимо контролировать спецодежду (спецоснастку, инвентарь) выданную сотрудникам в течение срока ее эксплуатации, то срок полезного использования необходимо указать в карточке номенклатуры для каждой такой позиции.

Рассмотрим на примере создания номенклатуры «Куртка рабочая» сроком полезного использования 18 месяцев:

При создании номенклатуры срок полезного использования можно установить для видов номенклатуры: Малоценное оборудование и запасы, Спецодежда (применяется до 2022 года) и Спецоснастка (применяется до 2022 года):

В карточке номенклатуры в разделе Малоценное оборудование и запасы, выданные сотрудникам, нужно установить переключатель > В течение фиксированного срока и в строке Срок полезного использования установить срок использования (в нашем примере – 18 мес.):

Передачу спецодежды сотруднику можно оформить документами Расход материалов (требование-накладная) или Передача материалов в эксплуатацию.

При использовании документа Расход материалов нужно выбрать вид операции Передача сотруднику, в строке Учитывать по сотруднику установить переключатель Расход и остатки:

Срок эксплуатации программа отсчитывает от даты документа Расход материалов:

В документе Передача материалов в эксплуатацию указываем счет списания спецодежды, срок полезного использования будет отсчитываться от даты документа:

Назначения использования спецодежды и спецоснастки

Для одной спецодежды можно задать разные сроки эксплуатации, для этого в Функциональности в разделе Запасы нужно поставить флажок Назначения использования спецодежды (данная функциональность также используется и для спецоснастки):

После установленного флажка в документе Передача материалов в эксплуатацию на закладках Спецодежда и Спецоснастка появляется колонка Назначение использования:

Рассмотрим пример, в котором спецодежда «Куртка рабочая» сотруднику Валову А.В. выдается на 18 месяцев, а сотруднику Бабушкину В.Н. – на 24 месяца.

В документе Передача материалов в эксплуатацию для сотрудника Валов А.В. (срок эксплуатации 18 мес.) строка Назначение использования не заполняется, т.к. срок эксплуатации будет использоваться из карточки номенклатуры.

Для спецодежды со сроком полезного использования, отличным от установленного в карточке номенклатуры (в нашем примере — 24 мес.), в графе Назначение использования по строке Порядок использования нужно выбрать > В течение фиксированного срока, указать срок полезного использования (в месяцах) и способ отражения расходов:

Срок полезного использования предмета отсчитывается от даты документа Передача материалов в эксплуатацию.

Контроль сроков полезного использования

Срок использования считается с момента выдачи инвентаря, спецодежды и спецоснастки сотруднику и контролируется отчетом Материалы, выданные сотрудникам.

Отчет формируется на определенную дату, в разрезе сотрудников (1), номенклатуры (2) и документа выдачи (3).

Также в отчете заполняется:

Дата выдачи (4) — дата документа выдачи (документы Расход материалов, Передача материалов в эксплуатацию);

Срок использования (5), который берется из карточки номенклатуры или назначения использования;

Дата списания (6) — рассчитывается исходя из даты выдачи и срока использования;

Осталось дней (7) — остаток срока на дату отчета, превышение срока отражается красным цветом с минусом (8):

С помощью отчета легко выявить материалы, которые необходимо списать из эксплуатации.

Списание инвентаря и малоценных объектов с истекшим сроком полезного использования оформляется документом Списание материалов из эксплуатации:

Заполнить табличную часть материалами с истекшим сроком полезного использования можно по кнопке Заполнить > По остаткам с истекшим сроком.