Частное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский медико-стоматологический институт Дентмастер» - это профессиональная образовательная экосистема, ядром которой является институт подготовки работников стоматологических клиник: врачей, среднего медицинского персонала и административных сотрудников. Дата создания образовательной организации – 14.10.2022 г. В настоящее время в институте функционируют: кафедра Стоматологии и Стоматологический факультет.
Срок реализации проекта: 2 месяца (июль 2024 – август 2024).
Автоматизировано рабочих мест: 2.
Цели проекта
Для приема абитуриентов и работы со студентами в Новосибирском медико-стоматологическом институте Дентмастер в 2024 году было принято решение в сжатые сроки внедрить блоки «Приёмная комиссия» и «Управление студенческим составом», запустить в работу личные кабинеты абитуриента, студента и преподавателя, а также внести данные по обучающимся за 2023 год – добавить самих студентов, их данные, приказы, расписание, ведомости и т.д.
До этого сотрудники ЧОУ ВО «НМСИ ДЕНТМАСТЕР» заполняли множество документов, вводя данные абитуриентов и затем студентов вручную. Несмотря на то, что образцы заявлений, анкет, согласий, описей, ведомостей были шаблонными, их заполнение занимало много времени и периодически возникали ошибки, и именно поэтому возникла потребность в автоматизации рутинных задач для снижения времени и минимизации ошибок.
Если рассматривать выше поставленные цели более подробно, то можно выделить следующие задачи:
- Планирование проведения приёмной кампании. В данным пункте были определены параметры проведения приемной кампании, а именно:
- настройка учета и отображения индивидуальных достижений, настройка количества направлений подготовки, настройка дат подачи заявлений, настройка правил включения абитуриентов в приказы на зачисление;
- формирование планов набора абитуриентов на различные направления подготовки и основания поступления; определение перечня вступительных испытаний для каждого направления подготовки (специальности), формирование наборов вступительных испытаний с возможностью использования взаимозаменяемых предметов, составление расписания вступительных испытаний;
- формирование конкурсных групп
- возможность использования различных систем оценивания при проведении приёмной кампании;
- формирование порядка зачисления;
- определение порядка учета согласий на зачисление;
- определение порядка учета льгот и преимущественных прав поступающих в ходе приёмной кампании;
- настройка публикаций приёмной кампании на Портале вуза.
- Внесение и хранение полной информации о поступающем в карточке абитуриента, а именно: личная информация, контактная информация, данные о ранее полученном образовании и т.д.
- Формирование необходимого набора документов абитуриента.
- Создание личного дела (с отметкой о наличии оригиналов или копий документов).
- Возможность хранения скан-копий документов в личном деле поступающего.
- Мастер автоматизированной работы для массовой обработки документов абитуриентов.
- Формирование необходимого перечня документов абитуриента и типовых печатных форм (заявление абитуриента, опись личного дела, экзаменационная ведомость и пр.).
- Проведение вступительных испытаний.
- Учет индивидуальных достижений абитуриентов.
- Формирование произвольных списков абитуриентов, составленных в соответствии с настройками, заданными пользователем (гибкие возможности отбора данных, определение состава полей, входящих в отчет, группировки, сортировки и условного оформления данных).
- Формирование списков поступающих с учетом заявлений о согласии на зачисление и возможностью настройки заполнения произвольного процента бюджетных мест по общему конкурсу.
- Создание и вывод на печать статистических, аналитических и списочных отчетных форм.
- Создание личного кабинета абитуриента, студента и личного кабинета преподавателя, и его интеграция с «1С:Университет ПРОФ».
- Контроль движения контингента студентов.
- Формирование и учет учебных планов и рабочих учебных планов.
- Формирование приказов и распоряжений.
- Составление расписания в «1С:Университет ПРОФ».
Старт автоматизации
Сотрудничество между командой сотрудников ЧОУ ВО «НМСИ ДЕНТМАСТЕР» и специалистов франчайзинговой сети «ИнфоСофт» началось в июле 2024 года. Работы были разделены на 3 этапа: постановка задач, внедрение и опытная эксплуатация.
Первой задачей являлось заполнение программы данными за 2023 год, второй - внедрить блоки «Приёмная комиссия» и «Управление студенческим составом», а третьей – интегрировать данные в личные кабинеты. Все задачи нужно было закончить до 01.09.2024.
Количество рабочих мест – приемная комиссия, кафедра и факультет.
Выполненные работы
В рамках проекта для ЧОУ ВО «НМСИ ДЕНТМАСТЕР». были выполнены следующие работы:
- Загружены списки студентов и преподавателей в «1С:Университет ПРОФ» типовыми средствами.
- Загружены обязательные данные студентов и преподавателей в «1С:Университет ПРОФ» типовыми средствами.
- Проведен инструктаж пользователей по работе в программе «1С:Университет ПРОФ», а именно: по вводу первоначальных данных; по введению основных настроек; по работе с Порталом вуза; по заполнению приказов, ведомостей, заявлений и т.д..
- Разработано расширение на проверку заполнения даты в заявлении поступающего.
- Настроен обмен между Порталом вуза и конфигурацией «1С:Университет ПРОФ».
Состояние проекта
Система передана в промышленную эксплуатацию.
Результаты проекта
В результате адаптации и внедрения была получена единая автоматизированная система учета; было построено единое однородное информационное пространство института, центром которого стал программный продукт «1С:Университет ПРОФ».
В результате внедрения подсистемы «Приемная комиссия» было осуществлено выделение данных по приемным кампаниям в отдельную конфигурацию «1С:Университет ПРОФ», а именно:
- в конфигурации «1С:Университет ПРОФ» создано единое информационное пространство для ведения данных по приемным кампаниям, которое позволило наладить взаимодействие между абитуриентами и сотрудниками приемных комиссий;
- в конфигурации «1С:Университет ПРОФ» автоматизированы процессы ведения и сбора данных по приемным кампаниям;
- в конфигурации «1С:Университет ПРОФ» обеспечена достоверность и полнота данных по бизнес-процессам, касающихся данных приемных кампаний, достаточных как для текущих потребностей предприятия, так и для ответов на вопросы контролирующих органов;
- функционал программы «1С:Университет ПРОФ» обеспечил специалистов приемных комиссий и специалистов, работающих на факультетах, возможностью получать любую информацию о абитуриентах с помощью гибких настроек различных типовых отчетов.
В результате внедрения подсистемы «Управление студенческим составом» была осуществлена автоматизация учёта, хранения, обработки и анализа информации о контингенте студентов вуза в конфигурации «1С:Университет ПРОФ», а именно:
- функционал программы «1С:Университет ПРОФ» обеспечил получение актуальных и достоверных списков студентов;
- в конфигурации «1С:Университет ПРОФ» можно отслеживать все движения контингента студентов;
- в конфигурации «1С:Университет ПРОФ» ведется расписание занятий и автоматически выгружается в личные кабинеты студента и преподавателя;
На текущий момент ЧОУ ВО «НМСИ ДЕНТМАСТЕР» продолжает сотрудничество с франчайзинговой сетью «ИнфоСофт» по ряду других вопросов в «1С:Университет ПРОФ».
