Отзыв клиента о выполнении автоматизации бухгалтерского учета на базе программного продукта: «1С:БГУ, редакция 2.0»

Компания:ФГБОУ ВО «НГПУ»

Отрасль:Образование

Программный продукт / Услуга:

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный педагогический университет» является самым крупным педагогическим вузом Сибири и Дальнего Востока и занимает лидирующие позиции в регионе по ведущим направлениям педагогической науки, готовит специалистов для различных сегментов экономики (образование, наука, СМИ, бизнес, спорт, управление). Был основан в 1935 году. Место нахождения: г. Новосибирск. Филиал НГПУ находится в г. Куйбышеве Новосибирской области.

Результаты проекта

Автоматизировано заполнение отчетности, добавлены типовые операции, учет по договорам. Обеспечена достоверность данных для текущих потребностей и отчетов для Министерства просвещения РФ.
Внедрение внутреннего электронного документооборота в "1С: БГУ 2.0" обеспечило соблюдение требований Минфина (приказ № 256н) по электронным первичным документам.
Модификация конфигурации автоматизировала генерацию маршрутов подписания документов с учетом общих маршрутов и реквизитов, включая ответственных лиц и комиссии.

Обучение в НГПУ – это начало большого пути к перспективному трудоустройству и успешной карьере. Тринадцать институтов и факультетов Новосибирского государственного педагогического университета предлагают различные направления подготовки по программам бакалавриата, специалитета, магистратуры аспирантуры и программам дополнительного образования в очной, очно-заочной и заочной формах. НГПУ сегодня – это около 13 200 обучающихся, свыше 1000 преподавателей и более 100 зарубежных партнеров.

Ранее сотрудники ФГБОУ ВО «НГПУ» вели учет в «1С:Управление производственным предприятием 8» с доработанным для бюджетного учета функционалом и в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 1.0». После переноса данных из «1С:Управление производственным предприятием 8» в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» с привлечением сторонней организации потребовалась адаптация и настройка типового функционала «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», а также дополнительный перенос некоторых документов за 2023 год, чтобы избежать ввода вручную больших объемов данных.

Для автоматического формирования ежедневных аналитических отчетов и специфических статистических отчетов для Министерства просвещения Российской Федерации требовалась доработка внешних отчетов.

Поскольку в бюджетном учете присутствуют ситуации, когда типовыми операциями документов в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», не получится ограничится, а корректировка проводок вручную займет много времени и не избавит от возникновения ошибок, именно поэтому возникла потребность в автоматизации рутинных задач для уменьшения времени и минимизации ошибок.

Также в связи с необходимостью составления государственными, муниципальными учреждениями первичных учетных документов в форме электронных документов, которая закреплена стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н), потребовалось внедрение внутреннего электронного документооборота в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0».

В период с 23.07.2023 года по 31.10.2024 года была осуществлена адаптация и доработка функционала в части разделов: «Основные средства, НМА, НПА», «Материальные запасы», «Денежные средства» (касса), «Услуги, работы производство» (доходы будущих периодов), внутренний электронный документооборот на базе программного продукта «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0».

В рамках проекта перед специалистами АО «Центр автоматизации государственных учреждений» были поставлены следующие задачи:

Перенос ведения бюджетного учета в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» из «1С:Управление производственным предприятием 8».
Доработка дополнительного функционала по разделам: «Основные средства, НМА, НПА», «Материальные запасы», «Денежные средства» (касса), «Услуги, работы, производство» (доходы будущих периодов), «Учет и отчетность».
Внедрение внутреннего электронного документооборота с доработкой дополнительного функционала.
Настройка дополнительных типовых операций для документов.
Доработка дополнительных отчетов.
Инструктаж сотрудников ФГБОУ ВО «НГПУ».

Для достижения цели переноса ведения бюджетного учета в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» из «1С:Управление производственным предприятием 8» для ФГБОУ ВО «НГПУ» специалистами АО «Центр автоматизации государственных учреждений» были выполнены следующие работы:

Перенос документов «Реализация товаров и услуг», «Счет-фактура выданный», «Заявка на наличные», «Заявка на возврат», «Авансовый отчет» за период 2023 год из «1С:Управление производственным предприятием 8» в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» с помощью инструментов конвертации данных и доработанных правил обмена.
Модифицированы документы разделов «Основные средства, НМА, НПА» и «Материальные запасы» в части калькуляции полиграфической продукции.
Модифицирован механизм контроля остатков в отчете «Анализ инвентарного учета остатков» и документе «Инвентарный учет ОС» для корректного сопоставления данных фактического и бухгалтерского учета в инвентаризации основных средств.
Для раздела Денежные средства (касса) был разработан сводный отчет по ПКО, «Ежедневный учет по КОСГУ».
Разработан механизм автоматического начисления вознаграждения по агентским договорам.
Доработан механизм автозаполнения «Справки обучающегося».
Разработан механизм по автоматическому переносу данных со счета 401.49 на счет 401.41 с расчетом сумм по договорам, автоматическому начислению и списанию сумм доходов по краткосрочным и долгосрочным договорам.
Настроен внутренний электронный документооборот с доработкой дополнительного функционала: автоматическое создание маршрута подписания для конкретного документа на основании данных общего маршрута с учетом реквизитов текущего документа: комиссия, ответственные лица из конкретного документа или перечень лиц, там, где это необходимо (например, главный бухгалтер и лица, которые могут подписывать вместо него).

В эксплуатацию были введены следующие функциональные блоки программного продукта «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0»:

«Основные средства, НМА, НПА».
«Материальные запасы».
«Денежные средства» (касса).
«Услуги, работы, производство» (доходы будущих периодов).
«Учет и отчетность».
Внутренний электронный документооборот.

Система была запущена в следующих структурных подразделениях института:

Отдел бухгалтерского учета.
Отдел договорной.
Материальная группа.
Экономическое управление.
Управление кадров.
Отдел организации закупок.
Материально-ответственные лица.

В результате внедрения вышеперечисленных подсистем в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0»:

в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» создано единое информационное пространство для ведения бюджетного учета, которое позволило автоматизировать заполнение форм отчетности;
в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» созданы дополнительные типовые операции к документам, что позволило снизить количество операций, вводимых вручную;
в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» автоматизированы процессы ведения учета по долгосрочным и краткосрочным договорам;
в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» обеспечена достоверность и полнота данных, достаточных как для текущих потребностей предприятия, так и для ответов на вопросы контролирующих органов, в том числе автоматического формирования специфических статистических отчетов для Министерства просвещения Российской Федерации.

В результате внедрения внутреннего электронного документооборота была осуществлена настройка типового функционала и модификация данного блока в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», а именно:

функционал программы «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» обеспечил соблюдение требований Минфина России, утвержденных приказом № 256н от 31.12.2016 о необходимости составления государственными, муниципальными учреждениями первичных учетных документов в форме электронных документов;
благодаря модификации в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» можно автоматически сгенерировать маршрут подписания для конкретного документа на основании данных общего маршрута с учетом реквизитов текущего документа: комиссия, ответственные лица из конкретного документа или перечень лиц, там, где это необходимо (например, главный бухгалтер и лица, которые могут подписывать вместо него).

Система передана в промышленную эксплуатацию и успешно используется. Всего в рамках проекта было автоматизировано 406 рабочих места.
В настоящий момент система сопровождается и дорабатывается Исполнителем по требованию на основании договора сопровождения - Договор на разработку и модификацию № ГУ-02565/24 от 21.11.2024, заключенного между ФГБОУ ВО «НГПУ» и АО «Центр автоматизации государственных учреждений».

Специалисты АО «Центр автоматизации государственных учреждений» показали высокую квалификацию в области организации IT-проектов, профессионализм и конструктивный подход в решении поставленных задач.

ФГБОУ ВО «НГПУ» готов рекомендовать АО «Центр автоматизации государственных учреждений» в качестве надёжного партнера, и в дальнейшем намерен укреплять взаимоотношения с ним, решая задачи автоматизации в тесном сотрудничестве. В частности, в данный момент, совместно с АО «Центр автоматизации государственных учреждений» осуществляется сотрудничество по ряду других вопросов в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0».