Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Новосибирский государственный педагогический университет» является самым крупным педагогическим вузом Сибири и Дальнего Востока и занимает лидирующие позиции в регионе по ведущим направлениям педагогической науки, готовит специалистов для различных сегментов экономики (образование, наука, СМИ, бизнес, спорт, управление). Был основан в 1935 году. Место нахождения: г. Новосибирск. Филиал НГПУ находится в г. Куйбышеве Новосибирской области.
Срок реализации проекта: с июля 2023г. по октябрь 2024г.
Автоматизировано рабочих мест: 406.
Цели проекта
Ранее сотрудники ФГБОУ ВО «НГПУ» вели учет в «1С:Управление производственным предприятием 8» с доработанным для бюджетного учета функционалом и в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 1.0». После переноса данных из «1С:Управление производственным предприятием 8» в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» с привлечением сторонней организации потребовалась адаптация и настройка типового функционала «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», а также дополнительный перенос некоторых документов за 2023 год, чтобы избежать ввода вручную больших объемов данных.
Для автоматического формирования ежедневных аналитических отчетов и специфических статистических отчетов для Министерства просвещения Российской Федерации требовалась доработка внешних отчетов.
Поскольку в бюджетном учете присутствуют ситуации, когда типовыми операциями документов в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», не получится ограничится, а корректировка проводок вручную займет много времени и не избавит от возникновения ошибок, именно поэтому возникла потребность в автоматизации рутинных задач для уменьшения времени и минимизации ошибок.
Также в связи с необходимостью составления государственными, муниципальными учреждениями первичных учетных документов в форме электронных документов, которая закреплена стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н), потребовалось внедрение внутреннего электронного документооборота в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0».
Если рассматривать выше поставленные цели более подробно, то можно выделить следующие задачи:
- Перенос ведения бюджетного учета в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», а именно:
- перенос документов за 2023 год: «Реализация товаров и услуг», «Счет-фактура выданный», «Заявка на наличные», «Заявка на возврат», «Авансовый отчет»;
- разработка сводного отчета по ПКО, «Ежедневный учет по КОСГУ» и других дополнительных внешних отчетов;
- разработка дополнительных внешних отчетов по статистике для Министерства просвещения Российской Федерации.
- Калькуляция полиграфической продукции с автоматическим отражением корректировки стоимости списания МЗ.
- Анализ инвентарного учета остатков для корректного сопоставления данных фактического и бухгалтерского учета при инвентаризации основных средств с использованием ТСД.
- Автоматический перенос данных со счета 401.49 на счет 401.41 с расчетом сумм по договорам, автоматическому начислению и списанию сумм доходов по краткосрочным и долгосрочным договорам
- Настройка дополнительных типовых операций к документам.
- Формирование первичных учетных документов в форме электронных документов, которая закреплена стандартом «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора» (утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н), потребовалось внедрение внутреннего электронного документооборота в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0».
Старт автоматизации
Сотрудничество между командой сотрудников ФГБОУ ВО «НГПУ» и специалистов франчайзинговой сети «ИнфоСофт» началось в июле 2023 года. Работы были разделены на 3 этапа: постановка задач, внедрение и опытная эксплуатация.
Первой задачей являлся перенос недостающих данных за 2023 год, второй – адаптация и доработка блоков «Основные средства, НМА, НПА», «Материальные запасы», «Денежные средства (касса)», Услуги, работы, производство (доходы будущих периодов), Учет и отчетность, третьей – настройка дополнительных типовых операций к документам, четвертой – настройка внутреннего электронного документооборота.
Количество рабочих мест – 406.
Выполненные работы
В рамках проекта для ФГБОУ ВО «НГПУ» были выполнены следующие работы:
- Перенос документов «Реализация товаров и услуг», «Счет-фактура выданный», «Заявка на наличные», «Заявка на возврат», «Авансовый отчет» за период 2023 год из «1С:Управление производственным предприятием 8» в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» с помощью инструментов конвертации данных и доработанных правил обмена.
- Модифицированы документы разделов Основные средства и Материальные запасы в части калькуляции полиграфической продукции.
- Модифицирован механизм контроля остатков в отчете «Анализ инвентарного учета остатков» и документе «Инвентарный учет ОС» для корректного сопоставления данных фактического и бухгалтерского учета в инвентаризации основных средств.
- Для раздела Денежные средства (касса) был разработан сводный отчет по ПКО, «Ежедневный учет по КОСГУ».
- Разработан механизм автоматического начисления вознаграждения по агентским договорам.
- Доработан механизм автозаполнения «Справки обучающегося».
- Разработан механизм по автоматическому переносу данных со счета 401.49 на счет 401.41 с расчетом сумм по договорам, автоматическому начислению и списанию сумм доходов по краткосрочным и долгосрочным договорам.
- Настроен внутренний электронный документооборот с доработкой дополнительного функционала: автоматическое создание маршрута подписания для конкретного документа на основании данных общего маршрута с учетом реквизитов текущего документа: комиссия, ответственные лица из конкретного документа или перечень лиц, там, где это необходимо (например, главный бухгалтер и лица, которые могут подписывать вместо него).
Состояние проекта
Система передана в промышленную эксплуатацию 31.10.2024г.
Результаты проекта
В результате внедрения вышеперечисленных подсистем в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0»:
- в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» создано единое информационное пространство для ведения бюджетного учета, которое позволило автоматизировать заполнение форм бюджетной отчетности;
- в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» созданы дополнительные типовые операции к документам, что позволило снизить количество операций, вводимых вручную;
- в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» автоматизированы процессы ведения учета по долгосрочным и краткосрочным договорам;
- в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» обеспечена достоверность и полнота данных, достаточных как для текущих потребностей предприятия, так и для ответов на вопросы контролирующих органов, в том числе автоматического формирования специфических статистических отчетов для Министерства просвещения Российской Федерации.
В результате внедрения внутреннего электронного документооборота была осуществлена настройка типового функционала и модификация данного блока в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0», а именно:
- функционал программы «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» обеспечил соблюдение требований Минфина России, утвержденных приказом № 256н от 31.12.2016 о необходимости составления государственными, муниципальными учреждениями первичных учетных документов в форме электронных документов;
- благодаря модификации в конфигурации «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0» автоматически можно сгенерировать маршрут подписания для конкретного документа на основании данных общего маршрута с учетом реквизитов текущего документа: комиссия, ответственные лица из конкретного документа или перечень лиц, там, где это необходимо (например, главный бухгалтер и лица, которые могут подписывать вместо него).
На текущий момент ФГБОУ ВО «НГПУ» продолжает сотрудничество с франчайзинговой сетью «ИнфоСофт» по ряду других вопросов в «1С: Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0».
