Управление по целям - инструмент нового времени в вашей программе 1С
Существует много определений управления по целям, вот некоторые из них:
- Первое — систематический и организованный подход, позволяющий менеджменту фокусироваться на достижении целей и добиваться наилучшего результата с помощью доступных ресурсов.
- Второе – это работа менеджмента по формулировке целей организации, донесения их до сотрудников, обеспечения их необходимыми ресурсами, а также распределение ролей и ответственности за достижение поставленных целей.
Применение MBO систематизирует процесс управления, повышает результативность деятельности предприятия, является эффективным инструментом для постановки и поддержания системы менеджмента качества на предприятии, поддержания качества на всех уровнях предприятия.
Одной из главных особенностей управления по целям считается существование иерархии целей внутри организации. Каждый руководитель в организации от наивысшего до самого низшего уровня должен иметь четкие задачи, которые обеспечивают поддержку целей более высоких начальников.
Разработка показателей деятельности должна происходить в привязке к стратегическим ориентирам. С одной стороны, понимая связь показателей деятельности и стратегии, сотрудники будут в большей степени вовлечены в деятельность организации, С другой стороны показатели деятельности должны отражать связь текущей деятельности с достижением стратегических ориентиров организации.
Для стратегического планирования и измерения достижения стратегических целей все чаще используется методология Системы Сбалансированных Показателей (BSC Balanced Scorecard – с англ. Сбалансированная Система Показателей). ССП – это управленческий инструмент, который позволяет формализовать стратегическое планирование и целеполагание, довести до персонала стратегические цели компании, а также контролировать достижение этих целей сотрудниками через KPI.KPI – (key performance indicators) переводится в литературе по разному: «ключевые показатели эффективности», «ключевые показатели результативности». «Эффективность» и «результативность», вещи принципиально разные. Самый удачный перевод – «ключевые показатели ДЕЯТЕЛЬНОСТИ (КПД)» (performance).
Для эффективного использования технологии не обойтись без автоматизации. Автоматизация значительно упрощается сбор данных для расчета целевых показателей, позволяет правильно планировать значения по показателям, собирать статистическую информацию по предыдущим периодам деятельности. Существовавшая система управленческого учета должна позволять на регулярной основе отслеживать интересующие нас бизнес-индикаторы.
Для автоматизации интересующих вас процессов вы можете воспользоваться как индивидуальным решением, так и типовыми механизмами, реализованными в программах 1С.
Рассмотрим методику и примеры концепции управления по целям, реализованной в конфигурации Управление торговлей, редакции 11, редакция 11.0.7.
Концепция управления по целям
"Ключевые показатели в ключевых областях [бизнеса] являются "приборной панелью", необходимой для "пилота" делового предприятия".
Питер Друкер, "Практика менеджмента", 1954 г.
"Менеджеры, как и пилоты, нуждаются в аппаратуре, отслеживающей множество внешних и внутренних факторов…".
Роберт Каплан и Дэвид Нортон, "Сбалансированная система показателей", 1996 г.
В основу концепции управления по целям, реализованной в конфигурации Управление торговлей, редакции 11 включены:
- Базовые элементы методологий Сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard) и Управление по целям (Management by Objectives) - декомпозиция целей, категории целей (перспективы), ключевые показатели деятельности (KPI) и ответственность за ключевые показатели;
- Математические связи между ключевыми показателями деятельности;
- Концепция Business Dashboard (панель управления) - специализированное рабочее место для мониторинга ключевых показателей деятельности.
Декомпозиция целей и показателей
Принципы декомпозиции
При создании типовой структуры целей и показателей учитывались следующие принципы:
- Процессы декомпозиции целей и декомпозиции показателей объединены, также как и регистрация результатов этих процессов. Каждой цели соответствует один целевой показатель. В контексте конфигурации термины структура целей и иерархия целевых показателей будем считать синонимами. Структура целей и показателей хранится в справочнике Структура целей подсистемы Мониторинг целевых показателей.
- Для объективной оценки степени достижения цели она должна быть измеримой. Результат сравнения с "эталоном", целевым значением дает нам ответ на вопрос: "Как далеко мы от поставленной цели?". В подсистеме Мониторинг целевых показателей могут быть зарегистрированы целевые значения или целевые диапазоны.
- Взаимосвязи между целевыми показателями определяются математически, то есть вышестоящий целевой показатель является по сути функцией, зависимой от целевых показателей более низкого уровня.
- Охват разных уровней управления - стратегического (охватывает долгосрочные цели предприятия) и оперативного (охватывает среднесрочные и краткосрочные цели). В типовую структуру целей входят цели обоих уровней управления.
Условно можно выделить опережающие (leading indicator) и запаздывающие (lagging indicator) показатели. Например, целевой показатель Прибыль является запаздывающим по отношению к показателям Количество новых клиентов и Количество потерянных клиентов.
СОВЕТ Опережающие показатели рекомендуется контролировать часто (ежечасно, ежедневно, еженедельно).
Запаздывающие показатели можно контролировать значительно реже (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно).
Типовая структура целей
Типовая структура целей состоит из 26 показателей по различным аспектам деятельности предприятия. Все они взаимосвязаны математически в соответствии с описанными выше принципами.
|
Типовая структура целей |
|
|
Цель |
Целевой показатель |
|
Рост прибыли |
Прибыль |
|
Рост валовой прибыли |
Валовая прибыль |
|
Рост выручки |
Выручка |
|
Рост количества клиентов |
Общее количество клиентов |
|
Привлечение новых клиентов |
Количество новых клиентов |
|
Снижение количества потерянных клиентов |
Количество потерянных клиентов |
|
Рост средней суммы продажи |
Средняя сумма продажи |
|
Снижение (оптимизация) предоставленных ручных скидок |
Потери от ручных скидок |
|
Снижение себестоимости товаров |
Себестоимость реализованных товаров |
|
Рост рентабельности продаж |
Рентабельность продаж |
|
Снижение косвенных расходов |
Косвенные расходы |
|
Оптимизация оборотных средств |
Сумма оборотных средств |
|
Оптимизация кредиторской задолженности |
Кредиторская задолженность |
|
Увеличение срока оборота кредиторской задолженности |
Срок оборота кредиторской задолженности |
|
Снижение доли просроченной кредиторской задолженности |
Просроченная кредиторская задолженность |
|
Оптимизация оборотных активов |
Сумма оборотных активов |
|
Оптимизация дебиторской задолженности |
Сумма дебиторской задолженности |
|
Сокращение среднего срок возврата дебиторской задолженности |
Срок оборота дебиторской задолженности |
|
Уменьшение доли просроченной ДЗ в общей доле ДЗ |
Просроченная дебиторская задолженность |
|
Оптимизация товарных запасов |
Себестоимость остатков товарных запасов |
|
Сокращение сроков хранения товарных запасов |
Срок оборачиваемости товарных запасов |
|
Оптимизация остатков денежных средств |
Сумма остатков денежных средств |
|
Сокращение финансового цикла (цикла денежного оборота) |
Длительность (период) финансового цикла |
|
Удержание ликвидности на приемлемом уровне |
|
|
Способность рассчитываться по текущим долгам |
Коэффициент текущей ликвидности |
|
Способность погашения задолженности в случае сложностей с реализацией запасов |
Коэффициент срочной ликвидности |
|
Способность частичного срочного погашения задолженности |
Коэффициент абсолютной ликвидности (срочности) |
Типовая структура целей может использоваться сразу без дополнительных настроек.
Анализ деятельности предприятия в конфигурации Управление торговлей, редакция 11
Для унификации методов анализа ключевых показателей предприятия используется справочник Варианты анализа целевых показателей.
Для наглядного отображения доступных пользователю целевых показателей и их вариантов анализа используется Монитор целевых показателей.
Варианты анализа целевых показателей
Справочник Варианты анализа целевых показателей предназначен для хранения настроек анализа ключевых показателей. По сути вариант анализа - это описание того, как именно пользователь будет анализировать ключевой показатель и в каком объеме.
Настройки варианта анализа позволяют полностью описать процесс анализа - период анализа, тип анализа и тип диаграммы, объект анализа, метод расчета, отборы данных, отчеты для расшифровки и т.п.
Для различных пользователей могут быть настроены индивидуальные варианты анализа или предоставлен доступ к уже существующим.
Таким образом поддерживаются различные сценарии использования подсистемы Мониторинг целевых показателей - от единоличного контроля и анализа ключевых показателей руководителем предприятия до многоуровневого делегирования ответственности за достижение целей на различные уровни управления предприятием.
СОВЕТ Рекомендуется ограничивать количество доступных пользователю вариантов анализа. В общем случае пользователю достаточно предоставить доступ только к тем вариантам анализа целевых показателей, за которые он несет ответственность.
Печатная форма показателя или сводный отчет по нескольким показателям позволяют использовать важную бизнес информацию вне информационной системы для принятия управленческих решений.
Монитор целевых показателей
Монитор целевых показателей используется для наглядной оценки степени достижения целей (контроля), анализа состояния ключевых показателей по различным аналитикам и поиска причин отклонения от поставленных целей.
Для каждого показателя можно узнать состояние - статус и тренд. В мониторе целевых показателей статус и тренд отображаются специальными наглядными иконками.
Для использования информации вне информационной системы предназначен Сводный отчет - печатная форма показателей, отображаемых в мониторе. Сводный отчет может быть распечатан или отправлен по электронной почте.
Более подробно ознакомиться с методами анализа деятельности предприятия с помощью подсистемы Мониторинг целевых показателей и оперативных отчетов различных подсистем в программе Управление Торговлей, редакция 11 можно в разделе «Анализ деятельность предприятия» в справочной системе ИТС ПРОФ. В данном разделе также рассматриваются вопросы принятия управленческих решений по результатам проведенного анализа.