ЭДО - дань моде или производственная необходимость?

Ни для кого не секрет, что сейчас активно по всей стране используется электронный документооборот.

Большинство предприятий ведут учет хозяйственной деятельности и создают документы для оформления сделок в учетной системе. Обычно документооборот представляет собой: печать, подписание и отправку документов почтой или курьером. А также получение от контрагентов, регистрацию и возврат документов. После этого сотрудник предприятия должен ввести в свою учетную систему первичные документы, полученные от контрагента.

Так было и у нас, но мы приняли решение о внедрение ЭДО. Какие плюсы это дало нашей компании расскажет главный бухгалтер Казачкова Нина.

Одним из самых важных аргументов против – отсутствие взаимодействия с другими операторами ЭДО. Некоторые из наших поставщиков обмениваются через СБИС +++, а мы с ними обмениваться документами не могли. И это было не удобно. Теперь это не так.

С 3 июня Компания «Тензор» вошла в состав операторов ЭДО, поддерживающих технологию 1С-ЭДО. И мы легко можем наладить обмен с Ростелекомом и Новосибирскэнергосбытом (читайте информационное письмо от "1С")

+ Расширяется список компаний, предоставляющих услуги по ЭДО

Хотим ли мы получать деньги от покупателей своевременно? Однозначно да.

Любая коммерческая организация заинтересована в получении денежных средств вовремя и желательно сразу после оказания услуги или отгрузки товара. Но что делать, если покупатель заплатит нам только после получения документов?!

Ответ находится очень легко: отправить ЭДО. Сейчас мы легко можем  прогнозировать, и оценивать, какими оборотными средствами будем располагать в тот или иной период. 

+ Нет затрат на курьерскую службу;

+ Документ автоматом попадает в систему, что уменьшает наличие ошибок, 
связанных с человеческим фактором;

+ Отгрузочные документы подписываются в тот же день, в который были отправлены.

У нас есть подразделения в других городах и районах города. Теряли ли мы документы при передачи из офис в офис? Да и это не редкость.

При подключении ЭДО задача внесение первичной информации сократилась до «нажатия одной кнопки». Стало не нужно выделять человека или городить целое подразделение, которое передаст документы из одного офиса в другой, прибегать к затратам на курьеров или пересылку по почте. Собственно теперь у нас нет возможности потерять документы при передаче.

+ Все документы видны в системе сразу;

+ Все подразделения и отделы получают информацию своевременно;

+ Мы получаем оперативную  информацию для принятия управленческих решений;

+ Сокращение рисков утери важных документов: документы не теряются,
так как хранятся в электронном виде

+ Существенное сокращение времени на обмен документами между 
территориально-удаленными подразделениями

Хотим ли мы,  чтобы время наших сотрудников тратилось на полезные и важные рабочие моменты, а не на перекладывание бумаги с места на место? Да, да и еще раз да.

А важно ли дня нас самих, чтобы мы были свободны от бумажного архива? Однозначное да.

Многих сотрудников не воодушевляет рутинная работа с бумажными документами. И самый большой негатив вызывают следующие моменты:

• на столе копятся  бумага;

• бумажные документы  могут  легко потеряться или испортится;

• многие документы приходится переподписывать (например, забыли поставить печать) и по несколько раз возвращать Контрагентам. Процесс работы с Клиентами затягивается на неограниченный срок.

+ Время сотрудника используется для целей компании

Стоит ли перед нами задача снижения затрат? Это всегда интересно собственнику.

Легко посчитать, сколько уходит денег на принтеры, чернила, бумагу. Услуги доставки тоже не бесплатны. И все эти инструменты не гарантируют получения идеально правильного документа сразу. При помощи ЭДО мы стали сокращать места  хранения бумажных документов. А сколько времени можно сэкономить у наших сотрудников?! Ведь мы всегда знаем, чем полезным можно их занять.

+ Снижение «Бумажных затрат»: печать, отправка, подложка и хранение

+ Мы высвободили офисные помещения из-под архивных шкафов

Важно ли для нас, чтобы регламентированная отчетность была правильной. Конечно, да.

Во-первых, все наши первичные данные должны быть в идеальном состояние. И автоматическая загрузка документов, дает нам эту возможность. Во-вторых, нам очень важно, чтобы все поставщики были надежными, а для этого мы можем использовать сразу несколько инструментов. Сервисы 1С-ЭДО и 1С:Контрагент при использовании вместе, позволяют сначала проверить контрагента по базам ФНС и автоматически загрузить в учетную систему актуальные реквизиты контрагента, после чего автоматически получать обновления по ним, что позволит избежать ошибок при приглашении контрагента к ЭДО и последующем обмене ЭД.

+ Снижение налоговых рисков

+ Сверка с контрагентами проходит легко, просто и быстро

Мы решили для себя, что ЭДО производственная необходимость и угадали. А что мешает Вам внедрить ЭДО вместе с нами?

Подробности у наших специалистов по телефону 211-27-27.