Зарплата водителей в 1С:УАТ

Представьте: вы только что внедрили 1С:Управление автотранспортом, настроили маршруты, ездят водители, маршрутные листы заполняются. Но вот приходит время начислять зарплату и выясняется, что система рассчитала неправильно.

В этот момент большинство начинают искать ошибку в конфигурации, но ошибка обычно лежит глубже. В непонимании того, как именно в 1С:УАТ настраивается логика расчёта, фиксируется выработка и как всё это дальше используется.

Эта статья — навигация по этому процессу. Мы разберём каждый документ, каждый справочник и покажем, почему они нужны именно в таком порядке и почему ошибка на первом шаге сломает весь расчёт.

Как устроена система расчёта зарплаты в 1С:УАТ

В 1С:УАТ зарплата водителей рассчитывается по выработке из маршрутных/путевых листов. Логика оплаты задаётся тарифами, а итоговая сумма начислений собирается в специальных документах для выгрузки в 1С:Зарплата и управление персоналом.

Задача пользователя — понимать, где настраивается тариф, где фиксируется выработка водителя и как это всё попадает в 1С:ЗУП для дальнейшего расчёта НДФЛ, взносов и отчётности.

1. Справочник «Тарифы зарплаты»: простой и сложный тариф

Отправная точка для расчёта зарплаты водителей в 1С:УАТ — это справочник «Тарифы зарплаты». В нём описывается как именно будет рассчитываться оплата: по километрам, по количеству ездок (рейсов), по времени в работе, по тоннажу, по тонно‑километрам и т.д. Здесь задаются базовые алгоритмы, которыми потом пользуются документы маршрутных/путевых листов и начисления зарплаты.

В 1С:УАТ есть два типа тарифов:

• Простой тариф — самый очевидный вариант. Это схема вида «фиксированная ставка за единицу выработки».

• Сложный тариф — используется, когда расчёт зависит от нескольких факторов одновременно: типа рейса, времени, условий работы, наличия экспедирования, диапазонов выработки и т.д. Ниже на рисунке, как тариф зависит от двух показателей: пробег с грузом и от веса груза.

В карточке тарифа важно сразу продумать:

• по каким показателям выработки будет строиться расчёт: пробег, время, тонно‑километры, количество ездок и т.д.;

• какие условия отбора, например, вид маршрута, направление рейса, организация и др.;

• как будет задаваться формула или значение тарифа: ставка, коэффициент, процент от чего‑то и т.п.

Чтобы не назначать каждому водителю десяток отдельных тарифов вручную, используется справочник «Тарифные планы начисления зарплаты».

Тарифный план — это набор тарифов, объединённых по какому‑то признаку.

2. Документ «Установка тарифов зарплаты»

Документ «Установка тарифов зарплаты» связывает водителей и тарифы.

В нём заполняется:

• организация;

• сотрудники и водители;

• тарифный план начисления зарплаты или конкретные тарифы;

• дата начала действия с какого числа применять эти тарифы.

Важно, чтобы дата установки тарифа была раньше или равна дате начала периода, за который планируется начислять зарплату. Если тарифный план не назначен или его действие не распространяется на нужный период, система некорректно рассчитает ЗП по выработке.

3. Маршрутные листы как источник выработки для зарплаты

В 1С:УАТ «Маршрутный лист» — это документ, в котором фиксируется плановая и фактическая выработка водителя:

• пробег;

• время в пути;

• количество ездок;

• тонно‑километры;

• и другие показатели, зависящие от настроек и схемы учёта.

Именно из маршрутных листов система берёт количественные показатели, которые затем рассчитывается по тарифам.

Ниже показан пример расчета ЗП в «Маршрутном листе». На вкладке «Выработка можно» увидеть показатель «Время в работе», который равен 21:45. В тарифе «Тариф почасовой Маршрутные листы» указана ставка 250 рублей за час по параметру выработки «Время в работе». Рабочее время умножается на ставку часа и получаем оплату по часовому тарифу за выбранный маршрутный лист 21,75 × 250 = 5 437,5 рублей. Аналогично расчет производится по второму тарифу по параметру выработки «Пробег с грузом» 11 828 рублей. За этот маршрутный лист водитель всего заработал 17 265,5 рублей.

Если нужно использовать расчёт выработки по Путевым листам, то принцип начисления ЗП аналогичен: данные о выработке берутся из путевого листа, а в тарифе нужно указать, что он будет использоваться для Путевых листов. Тарифы для маршрутных листов в путевых листах не подставляются и наоборот.

4. Премии и удержания: отдельные документы

Помимо сдельной части по выработке, в контур расчёта входят:

• документ «Начисление премий» позволяет дополнять основную зарплату разовыми или регулярными премиями;

• документ «Начисление удержаний» используется для фиксации удержаний: штрафы, удержания по исполнительным листам, иные удержания, предусмотренные учётной политикой и локальными актами.

Эти документы не считают выработку, но дополняют итоговую сумму начислений или удержаний по водителю.

5. Документ «Начисление зарплаты» в 1С:УАТ

Документ «Начисление зарплаты» в 1С:УАТ играет роль итогового агрегатора:

• собирает данные о выработке по маршрутным листам, путевым листам и ремонтным листам за выбранный период;

• собирает данные о премиях и удержания по сотрудникам за выбранный период.

Данный документ в системе не делает никаких проводок и служит в основном для выгрузки в базы: 1С:Бухгалтерия Предприятия, 1С:Зарплате и управлении персоналом и 1С:ERP Управление предприятием. Также можно настроить синхронизацию с другими программами, поддерживающими универсальный формат обмена «Enterprise Data».

6. Отчёт «Сводная ведомость по начисленной зарплате»

Для контроля результатов расчёта в 1С:УАТ можно использовать отчёт «Сводная ведомость по начисленной зарплате». В нем можно увидеть все начисления и удержания с сотрудника за выбранный период:

7. Выгрузка в 1С:ЗУП с помощью синхронизации

Типовая синхронизация между 1С:УАТ и 1С:ЗУП передаёт данные начислений из документа «Начисление зарплаты» 1С:УАТ в 1С:ЗУП.

Основная идея:

• 1С:УАТ рассчитывает сдельную выработку: маршрутные, путевые, ремонтные листы. Премии и удержания: регистры «Начисления», «Удержания», «Рабочее время сотрудников»;

• 1С:ЗУП — ведёт полный кадровый и расчётный контур: ставки, отпуска, больничные, НДФЛ, взносы, отчётность, сводные ведомости по организации и т.п.

Поэтому от корректной настройки тарифов, тарифных планов и заполнения маршрутных/путевых листов в 1С:УАТ напрямую зависит качество данных, которые попадут в 1С:ЗУП для дальнейшего расчёта зарплаты и налогов.

Почему это всё работает только вместе

Когда вы прошли по всему маршруту расчёта, становится ясно: каждый элемент система зависит от предыдущего.

Если вы забыли установить тариф водителю в документе «Установка тарифов зарплаты», маршрутные листы не рассчитают его выработку. Если вы неправильно настроили параметры выработки в справочнике «Тарифы зарплаты», расчёт будет не таким, какой ожидали. Если маршрутные листы не заполнены или заполнены неправильно, то передавать в другие конфигурации будет нечего.

В 1С:УАТ расчёт зарплаты водителей строится по чёткой схеме:

1. Справочники тарифов и тарифных планов задают логику оплаты,

2. Маршрутные и путевые листы фиксируют выработку,

3. Документы начислений - премии, удержания - дополняют сдельную часть,

4. Документ «Начисление зарплаты» консолидирует всё для выгрузки в другие программы.

Ключ к успеху — правильная настройка тарифов для маршрутных и путевых листов и своевременная установка тарифных планов водителям. Если эти два элемента настроены верно, остальное следует логически.