Закупка материалов по договору с толерансом: отражение в 1C:ERP

В программе 1C:ERP предусмотрена возможность планирования запасов при помощи внесения в подсистеме «Закупки» Заказов поставщику, на основании которых в систему вводятся прочие документы, связанные с приобретением товарно-материальных ценностей и взаиморасчетов с контрагентом.

Заведомо предполагается, что количество ТМЦ в заказе поставщика будет равно фактически полученному количеству. Но на практике так бывает не всегда. Например, при закупке большими партиями строительных материалов, металла, сыпучих продуктов и других мерных товаров, которые отпускаются по весу, а не в штучных единицах, заранее точно определить объем поставки невозможно, так как данные ТМЦ не имеют фиксированной единицы фасовки и количество отгружаемого товара может варьироваться.

В договорах на поставку мерных товаров, как правило, устанавливается предел отклонения фактически поставленного количества ТМЦ от запрошенного покупателем и, возможно, уже оплаченного на основании выставленного счета. Такое отклонение называется толеранс.

При отражении в системе ERP приобретения ТМЦ с толерансом пользователи могут столкнуться с некоторыми проблемами. Например, как отразить закупку при поступлении количества мерных товаров, превышающего указанное в заказе поставщику, или как закрыть заказ поставщика, если по нему осталось недопоставленное количество ТМЦ, и он находится в состоянии ожидания поставки?

В системе ERP нет специального инструмента по отражению толеранса.

Для отражения операций по поступлению мерных товаров в количестве, отличном от заявленного в Заказе поставщику можно воспользоваться описанным ниже механизмом.

Создаем в подсистеме Закупки Заказ поставщику с указанием примерного ожидаемого количества ТМЦ к поступлению от Поставщика.

При фактическом поступлении ТМЦ от поставщика на склад в первичном учетном документе (ТОРГ-12 или УПД) указывается реальное количество ТМЦ, отгруженное Поставщиком, которое может не совпадать с предполагаемым примерным количеством, оформленным в Заказе поставщику.

В программе 1С:ERP при такой ситуации необходимо создать документ Приобретение товаров и услуг на основании Заказа поставщику.

Когда фактическое количество поступивших ТМЦ меньше указанного в Заказе Поставщику, в документе Приобретение товаров и услуг следует просто изменить поступившее количество ТМЦ на меньшее реально поступившее количество.

Когда фактическое количество поступивших ТМЦ больше указанного в Заказе Поставщику, просто изменить количество материала на большее не получиться, поскольку при проведении документа Приобретения товаров и услуг будет выводиться ошибка, указывающая на то, что оформлено количество, превышающее указанное в распоряжении, то есть в Заказе поставщику.

При отражении в Приобретении товаров и услуг количества ТМЦ, превышающего указанное в Заказе поставщику, следует скопировать строку, в которой указано количество из Заказа и в этой строке указать отклонение от планируемого количества.

Если склад ордерный, то необходимо ввести также Приходный ордер на фактически поступившие ТМЦ.

После оприходования товара необходимо вернуться в созданный Заказ поставщику и перейти по ссылке Закрыть заказ. В открывшемся окне устанавливаем флажок Отменить неотработанные строки по причине и выбираем причину: Отклонение при приемке мерных товаров.

После выполнения команды в Заказе поставщику не поступившие количество ТМЦ будет отменено.

После проведения оплаты на основании Заказа поставщику, этот Заказ может быть закрыт.

Таким образом, в системе ERP не пропадет взаимосвязь между документами Заказ поставщику и Приобретение товаров и услуг, что особенно важно, если взаиморасчеты с контрагентом ведутся по заказам. И после поставки товара заказ поставщику не останется не закрытым по совершенной сделке.