Удержание за предоставленный авансом отпуск при увольнении сотрудника

Вопрос от клиента: Как уволить сотрудника, которому отпуск был предоставлен авансом в 1С:Зарплата и управление персоналом?

Ответ: для решения вопроса необходимо выполнить несколько шагов:

1. Для начала обратимся к законодательству. В ст. 137 ТК РФ сказано, что из заработной платы можно произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Но сделать это можно не во всех случаях увольнения.

В статье 137 ТК РФ перечислены основания увольнения, когда нельзя удерживать за использованный авансом отпуск. Это случаи увольнения в связи с:

- отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 части первой ст. 77 ТК РФ)

- ликвидацией организации, сокращением численности или штата, или сменой собственника (пункты 1, 2 и 4 части первой ст. 81 ТК РФ)

- призывом на военную службу п. 1 ст. 83 ТК РФ

- восстановлением в должности сотрудника, ранее выполнявшего эту работу п. 2 ст. 83 ТК РФ

- признанием работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением п. 5 ст. 83 ТК РФ

- смертью сотрудника п. 6 ст. 83 ТК РФ

- возникновением чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений п. 7 ст. 83 ТК РФ

В остальных случаях можно производить удержание за использованный авансом отпуск. Но даже если основание увольнения позволяет это сделать, удержать с работника можно не более 20% от суммы к выплате. Такое ограничение указано в ст. 138 ТК РФ и в Письме Роструда от 12.03.2025 N ПГ/03396-6-1.

2. Настройку способов удержания можно открыть из раздела «Настройка» - «Расчет зарплаты».

3. В открывшемся окне выбираем «Настройка состава начислений и удержаний».

4. На вкладке «Удержания» доступно два способа удержания «Сторно начислений и уменьшение налогов и взносов» и «Удержание и не уменьшение налогов и взносов».

При выборе первого варианта будет сторнирован ранее начисленный отпуск, уменьшены НДФЛ и взносы. При выборе второго - будет рассчитана сумма удержания.

5. Рассмотрим на примере второй вариант – Удержание и не уменьшает налоги и взносы».

Пример: Сотруднику Петрову Савелию Васильевичу был предоставлен отпуск авансом в ноябре 2025 г.

08.12.2025 сотрудник решил уволиться.

6. В документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» видно, что сотруднику отпуск был предоставлен авансом и с него необходимо удержать за 9, 33 дня отпуска.

7.На вкладке «Начисления» отражаются только начисления за отработанные дни декабря.

8.На вкладке «Удержания» программа рассчитала сумму к удержанию за отпуск авансом.

9. НДФЛ и взносы рассчитались только из суммы начислений за декабрь. Удержание за неотработанные дни отпуска не влияет на расчет НДФЛ и взносов.

10.Удержать с сотрудника мы можем не более 20% от суммы к выплате. Автоматического механизма для этого в программе нет, поэтому сумму к выплате необходимо скорректировать вручную. Для начала необходимо определить сумму к выплате без учета удержания. В документе «Увольнение» временно очистим сумму удержания за отпуск авансом и проведем документ.

11.В разделе «Зарплата» - «Отчеты по зарплате» сформируем отчет «Расчетный листок».

12.В Расчетном листке указана сумма к выплате без учета удержаний.

13. Рассчитаем 80% от общей суммы к выплате 9 886,64 * 80% = 7 909,31 р. Получается сотруднику необходимо выплатить 7 909,31 р.

Возвращаемся в документ «Увольнение» и пересчитываем отпуск, чтобы появилась сумма удержания и проводим документ.

14. В разделе «Выплаты» сформируем «Ведомость в кассу» на выплату расчета при увольнении.

15. В Ведомости открываем расшифровку суммы к выплате и ставим сумму равную 80%, т.е. которую должны выплатить 7 909,31 р. Проводим документ.

16.Переформировав расчетный листок видно, что за сотрудником образовался долг перед организаций, т.к. организация не имеет право удержать всю сумму.

17.Для погашения долга работником можно воспользоваться документом «Возвраты сотрудником задолженности», который находится в разделе «Выплаты».

18.В документе при выборе сотрудника информация заполняется автоматически. «Возврат сотрудником задолженности» при синхронизации с бухгалтерской программой не формирует проводки. Если денежные средства возвращены сотрудником в кассу или переведены на расчетный счет, это отражается в бухгалтерской программе.

19.Сформируем расчетный листок. Взаиморасчеты с сотрудником закрылись. Долгов нет.