Учёт командировочных расходов в 1С:ЗКГУ

Командировочные расходы — важная составляющая учёта в любой организации. В этой статье рассмотрим, как правильно учитывать суточные в пределах и сверх норм, а также как формировать отчётность по НДФЛ и страховым взносам в программе 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗКГУ).

К командировочным расходам относятся:

• затраты на проезд;

• расходы на проживание;

• суточные;

• прочие расходы с разрешения работодателя.

На законодательном уровне установлены нормы размеров суточных (данные актуальны на 01.11.2025):

• 700 рублей в день для командировок по России;

• 2 500 рублей в день для заграничных командировок.

Суточные освобождаются от НДФЛ и страховых взносов, если их сумма не превышает норму.

Для учета в программе 1С:ЗКГУ необходимо включить возможность регистрации натуральных доходов, для этого в настройках расчёта зарплаты (раздел «Настройка» — «Расчёт зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний» — вкладка «Прочие начисления») установлен флаг «Регистрируются натуральные доходы».

 

Учёт суточных в пределах нормы

При настройке начисления (раздел «Настройка» — «Начисления») следует указать:

• Назначение начисления: «Доход в натуральной форме» (так как суммы компенсации не выплачиваются сотруднику на руки, а регистрируются для отчётности).

• Начисление выполняется: «По отдельному документу» (будет использоваться документ «Доход в натуральной форме»).

• Результат вводится: «Фиксированной суммой».

На вкладке «Налоги, взносы, бухучет»:

В разделе НДФЛ установить флаг «Не облагается».

В разделе страховых взносов выбрать «Доходы, целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия военнослужащих».

Регистрация расходов

Для регистрации суточных в пределах норм используется документ «Доход в натуральной форме» (раздел «Зарплата» — «Натуральные доходы»). При заполнении документа необходимо указать:

• Месяц и дату регистрации документа.

• Организацию и подразделение.

• Вид дохода (ранее созданный вид начисления для суточных в пределах норм).

• В табличной части указать сотрудника и сумму расходов.

Для примера рассмотрим ситуацию, сотрудник ездил в командировку, и наша организация выплатила ему суточные в размере 10 700 рублей, где 700 рублей часть, выплаченная в пределах нормы, а 10 000 было выплачено сверх нормы. Для начала отразим расходы в пределах нормы.

Важно: Датой фактического получения дохода считается последний день месяца, в котором утверждён авансовый отчёт после возвращения сотрудника из командировки.

 

Учёт суточных сверх норм

Если суточные превышают установленные лимиты, они облагаются НДФЛ и страховыми взносами (кроме взносов на травматизм). Следует учитывать, что финансирование для налогообложения следует указывать не по факту выплаты суточных, а по источнику начисления заработной платы, с которой может быть произведено удержание НДФЛ.

При настройке начисления (раздел «Настройка» — «Начисления») следует указать:

• Назначение начисления: «Доход в натуральной форме» (так как суммы компенсации не выплачиваются сотруднику на руки, а регистрируются для отчётности).

• Начисление выполняется: «По отдельному документу» (будет использоваться документ «Доход в натуральной форме»).

• Результат вводится: «Фиксированной суммой».

На вкладке «Налоги, взносы, бухучет»:

Суточные сверх норм облагаются НДФЛ по коду дохода 2015 (в случае внутренней командировки) или 2017 (в случае зарубежной командировки). Что касается страховых взносов, то сверхнормативные суточные облагаются взносами на ОПС, ОМС и ОСС и не облагаются взносами от несчастных случаев.

Регистрация расходов

Для регистрации суточных сверх норм используется документ «Доход в натуральной форме» (раздел «Зарплата» — «Натуральные доходы»). При заполнении документа необходимо указать:

• Месяц и дату регистрации документа.

• Организацию и подразделение.

• Вид дохода (ранее созданный вид начисления для суточных сверх норм).

• В табличной части указать сотрудника и сумму расходов.

Отразим расходы сверх нормы на нашем примере с сотрудником, получившим 10 700 за командировку, из которых 10 000 сверх нормы.

Важно: Суточные сверх установленных норм отражаются отдельно от суточных в пределах нормы. Следовательно, необходимо будет создать два документа, в одном из которых будет учтена часть, оплаченная в пределах нормы, а в другом – сверх. Иначе вся сумма будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами, а в отчетности (например, 6-НДФЛ и ЕФС-1) показывается в соответствующих разделах для налога и взносов.

 

Отражение в отчетности

Оплата командировочных расходов сотруднику отражается в Расчете по страховым взносам следующим образом (см. также письмо Министерства финансов РФ от 24.03.2020 № 03-15-06/22936):

В подразделе 1 раздела 1:

• В строке 030 будет учтена общая сумма выплат сотрудникам за отчетный период с учетом всех командировочных расходов, в нашем примере эта сумма доходов включает 10 700 командировочных.

• В строке 040 будет учтена оплата командировочных расходов, которая не облагается страховыми взносами, в нашем примере это 700 рублей, которые были оплачены в пределах нормы.

• В строке 050 будет указана база для исчисления страховых взносов (разница соответствующих строк (030 - 040))

Также сверхнормативные суточные отражаются в 6-НДФЛ:

• код 2015 — внутренние командировки;

• код 2017 — зарубежные командировки

В нашем случае командировка была в октябре и в Приложении 1 мы можем увидеть сумму расходов сверх норм – 10 000 рублей по коду 2015.

Особенности отражения в справке 2-НДФЛ:

• Командировочные расходы отражаются также по кодам 2015 и 2017.

Соответственно, за месяц, в котором была командировка, в справке 2-НДФЛ мы можем увидеть сумму командировочных сверх нормы 10 000 рублей по коду 2015.

В ЕФС-1: Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний отражается вся сумма командировочных в Разделе 2 строка 2, так как они не учитываются при расчёте взносов на несчастные случаи.

В нашем случае в Разделе 2 строка 1 отражается сумма выплат сотрудникам за указанный период, а в Разделе 2 строка 2 отобразится вся сумма командировочных расходов 10 700 рублей.

Правильный учёт командировочных расходов — залог корректного формирования отчётности и соблюдения налогового законодательства. Использование программы 1С:ЗКГУ значительно упрощает этот процесс, позволяя автоматизировать многие операции и избежать ошибок при расчёте налогов и страховых взносов.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Я соглашаюсь с политикой конфиденциальности.

Я соглашаюсь с условиями обработки и использования моих персональных данных.