Учет спецодежды и инструментов

В программных продуктах линейки «1С:Управление автотранспортом» помимо учета автопарка, заказов, агрегатов, ремонтов и прочего представлен целый блок по учету персонала, содержащий не только электронный архив наших сотрудников с их кадровой историей и историей регистрационных документов, но также и контуры по учету рабочего времени и по расчету заработной платы. Начиная с релиза 2.2.30.1 (дата выхода — сентябрь 2024 г.) в программах «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» появился новый блок в разделе «Персонал» для учета спецодежды и инструментов по сотрудникам. В этой статье мы рассмотрим все возможности этого блока на примере программного продукта «1С:Управление автотранспортом ПРОФ».

    

Настройка новых справочников для работы с блоком «Спецодежда и инструменты»

Для учета спецодежды и инструментов в программе появились новые справочники в разделе «Персонал» — «Спецодежда и инструменты».

 

Перед началом учета спецодежды и инструментов по новой методике нам необходимо заполнить эти справочники.

 

Справочник «Виды спецодежды и инструментов»

В справочнике «Виды спецодежды и инструментов» вводятся только наименования видов, никакие дополнительные характеристики здесь не указываются. При заполнении справочника учитывайте, что в разрезе этих видов вы будете устанавливать нормативы спецодежды и инструментов по должностям.

 

Справочник «Модели спецодежды и инструментов»

В справочнике «Модели спецодежды и инструментов» для каждой модели мы указываем вид спецодежды из справочника «Виды спецодежды и инструментов», рассмотренного выше. В зависимости от выбранного типа — «Спецодежда» или «Инструмент» — модель имеет разные свойства.

Для каждой модели инструмента есть возможность указать вид инструмента, срок его использования в месяцах и возможность возврата на склад.

 

Для каждой модели спецодежды мы сможем указать цвет, размер, сезонность, срок носки в месяцах и возможность возврата на склад.

 

Справочник «Размеры спецодежды»

В справочнике «Размеры спецодежды» можно указать только наименования размеров, дополнительных реквизитов нет. В нашем примере мы заполнили справочник согласно ГОСТ 31399-2009 «Классификация типовых фигур мужчин по ростам, размерам и полнотным группам для проектирования одежды» и ГОСТ 31396-2009 «Классификация типовых фигур женщин по ростам, размерам и полнотным группам для проектирования одежды».

 

 

Установка нормативов спецодежды и инструментов по должностям

Для возможности проводить контроль обеспеченности сотрудников спецодеждой и инструментами следующим шагом мы установим нормативы спецодежды и инструментов по должностям. Сам справочник «Должности» не выведен в разделы «Персонал» или «НСИ», поэтому начнем с открытия справочника «Сотрудники» («Персонал» — «Сотрудники»).

 

Откроем карточку любого сотрудника с должностью «Водитель».

 

В открытой карточке откроем для редактирования значение, указанное в поле «Должность», где мы видим текущую должность сотрудника согласно штатной расстановке организации.

 

Внутри элемента «Водитель» справочника «Должности» мы увидим новую табличную часть — «Нормативы спецодежды и инструментов». В этой табличной части мы сможем указать какие виды спецодежды и инструментов должны быть обязательно выданы сотрудникам, работающим на этой должности, а также сезонность и количество для каждого вида.

 

Если надо заполнить такую табличную часть и для других должностей организации, то можно выйти в полный список должностей, нажав «Еще» — «Показать в списке».

 

Откроется окно справочника «Должности», где мы можем приступить к редактированию любых необходимых нам должностей.

 

 

Установка размеров спецодежды для сотрудников

Новый блок «Спецодежда и инструменты» позволяет нам вести учет в разрезе размеров спецодежды, справочник размеров был заполнен нами ранее. Следующим шагом нам следует указать размеры спецодежды для каждого сотрудника, которому она должна быть выдана. Для этого откроем справочник «Сотрудники» («Персонал» — «Сотрудники»).

 

В своем примере мы заполнили нормативы только для должности «Водитель», так что и размеры будем заполнять только для водителей.

 

Размеры указываются в справочнике «Физические лица», поэтому откроем элемент в соответствующем поле карточки сотрудника.

 

Если ваша программа обновлена до версии 2.2.30.1 (и новее), тогда вы увидите новую закладку в карточке физического лица — «Размеры спецодежды».

 

Указываем размеры для каждого вида спецодежды, который потенциально может использоваться сотрудником. В нашем примере мы укажем только те виды спецодежды, которые установили нормативом для должности «Водитель».

 

Для заполнения размеров мы можем открыть справочник «Физические лица» напрямую в разделе «НСИ» — «Физические лица», если мы точно знаем ФИО всех людей, которым надо установить размеры спецодежды.

 

 

Создание номенклатуры спецодежды и инструментов

После заполнения новых справочников и таблиц нам остается только создать новую номенклатуру (раздел «НСИ» — «Номенклатура» или раздел «Склад» — «Номенклатура»).

 

Для удобства мы выделили наши инструменты и спецодежду в отдельную группу номенклатуры.

 

Важно! Обратите внимание, что для корректной работы нового блока «Спецодежда и инструменты» при создании номенклатуры нам необходимо выбрать новый вид номенклатуры с соответствующим названием. При его выборе появляется дополнительное поле «Модель спецодежды или инструмента», справочник для которого мы заполнили ранее.

 

Заполним все поля для создания номенклатуры спецодежды в программе.

 

Если вы ранее вели спецодежду и инструменты, вводили ее вручную или загружали ее из других программ 1С, то необходимо изменить вид номенклатуры на новый «Спецодежда и инструменты», появившийся в программе с версии 2.2.30.1. Скорее всего, в поле «Вид номенклатуры» у такой номенклатуры у вас установлено значение «Товар», которое нельзя отредактировать.

Чтобы поле снова стало доступным для редактирования, нажмите на кнопку «Еще» и выберите опцию «Разрешить редактирование реквизитов».

 

В открывшемся окне укажите реквизиты, которые вы снова хотите сделать доступными. В нашем случае это «Вид номенклатуры».

Нажмите на кнопку «Разрешить редактирование». После закрытия окна в карточке номенклатуры поле снова станет доступно для редактирования, пока вы не запишите изменения в карточке.

 

Обязательно замените вид номенклатуры на «Спецодежда и инструменты» у ранее созданных элементов справочника «Номенклатура». Сделать это также можно не у каждой номенклатуры вручную, а массово. Для этого нужно выделить все элементы, которые вы хотите отредактировать. В нашем примере вся спецодежда и все инструменты удачно собраны в одной группе номенклатуры, поэтому мы просто можем воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + A (на английской раскладке), чтобы выделить их все. Для перехода в окно массового редактирования нажмите на кнопку «Изменить выделенные».

 

В открывшемся окне выберите реквизит для редактирования. В нашем примере это «Вид номенклатуры», так что галочку для редактирования мы поставим напротив него. Само наименование реквизита записано серым, потому что по умолчанию редактировать реквизит уже нельзя, но при попытке установить галочку программа уточнит, уверены ли мы, что хотим разблокировать данный реквизит и задать ему новое значение.

 

Зададим новое значение «Спецодежда и инструменты» и нажмем на кнопку «Изменить реквизиты».

 

Изменение может занять какое-то время, если вы выделили для редактирования большое число элементов.

Поступление спецодежды и инструментов

Поступление спецодежды и инструментов производится, как и поступление любой другой номенклатуры, через документ «Поступление материалов и услуг» (раздел «Склад» — «Поступление материалов и услуг»).

 

Документ заполняется как обычно, никаких нововведений здесь нет. Принимаем новую спецодежду и инструменты на склад, где будет вестись их учет, в нашем примере это «Основной склад».

 

 

Выдача спецодежды и инструментов сотрудникам

Для выдачи спецодежды и инструментов сотрудникам выберем «Ремонты и агрегаты» — «Выдачи расходных материалов». Вся спецодежда и все инструменты будут выдаваться через этот документ, однако есть важные нюансы заполнения «Выдачи расходных материалов».

 

Если мы выдаем спецодежду или инструмент, в модели которой/которого указано, что есть возможность возврата сотрудником на склад, тогда в поле «Операция» у такого документа должно быть установлено «Списание в производство».

 

Если возврат на склад в модели не предусмотрен, тогда в поле «Операция» у такого документа поставим «Списание на прочих расходы».

 

Эти опции важны, если мы ведем в программе учет доходов и расходов. Тогда при возврате номенклатуры сотрудником на склад будет автоматически рассчитан износ спецодежды и инструментов.

Если вы допустите ошибку при оформлении документа «Выдача расходных материалов», то программа выдаст предупреждение. Такой документ не будет проведен.

 

Таким образом, стоит заранее планировать документы выдачи спецодежды и инструментов, распределяя номенклатуры с возможностью возврата на склад и без возможности возврата на склад в разные документы.

   

Аналитические отчеты по спецодежде и инструментам

В программных продуктах «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» вместе с блоком учета спецодежды и инструментов также появились и отчеты для контроля и анализа новых данных в разделе «Персонал» — «Отчеты по персоналу».

 

В новом блоке «Спецодежда и инструменты» в «Отчетах по персоналу» представлены следующие отчеты:

●     «Обеспеченность спецодеждой и инструментами (по номенклатуре)»;

●     «Обеспеченность спецодеждой и инструментами (по сотрудникам)»;

●     «Спецодежда и инструменты на складах»;

●     «Спецодежда и инструменты у сотрудников».

 

Отчеты «Обеспечение спецодеждой и инструментами» (варианты «По номенклатуре» и «По сотрудникам»)

Данные отчеты служат для отображения выданной сотрудникам спецодежды и инструментов и анализа расхождений с нормативами. Вариант отчета «По номенклатуре» показывает данные в разрезе вида спецодежды или инструмента.

 

В таком отчете, например, можно не только пользоваться отборами по виду спецодежды или инструмента, по сотрудникам или по должностям, но и воспользоваться настройкой, которая позволяет отобразить в отчете только недоукомплектованность или расхождения с установленными нормативами.

В нашем примере мы намеренно не выдали зимнюю спецодежду для водителя Фарамиева А.С., и отчет с установленной галочкой «Показать потребность» указывает на это.

 

Второй вариант отчета «По сотрудникам» показывает те же данные, но уже в разрезе сотрудников.

 

Отчет «Спецодежда и инструменты на складах»

Данный отчет служит для отображения остатков и оборотов спецодежды и инструментов на складах организации, а также выдачи спецодежды и инструментов сотрудникам и возврата от сотрудников.

 

Отчет «Спецодежда и инструменты у сотрудников»

Данный отчет служит для отображения остатков и оборотов спецодежды и инструментов, выданной сотрудникам, и сумму износа за период.

 

Альтернативный способ просмотра спецодежды и инструментов сотрудника

Помимо формирования специализированных отчетов, информацию о выданных сотруднику инструментах и спецодежде можно увидеть в его карточке. Для этого в разделе «Персонал» откроем справочник «Сотрудники».

 

Выберем любого водителя, которому мы выдавали спецодежду, и перейдем на новую вкладку «Спецодежда и инструменты». Здесь будет отражено, какая спецодежда и какие инструменты находятся в распоряжении сотрудника, а также дата их выдачи.

 

Также из этой закладки можно вызвать уже рассмотренный нами отчет «Обеспеченность спецодеждой и инструментами» (вариант «По сотрудникам»).

 

Отчет автоматически сформируется с отбором по данному сотруднику.

 

 

Возврат спецодежды и инструментов на склад

В моделях некоторой спецодежды и инструментов мы указали возможность возврата сотрудником на склад. Для того, чтобы произвести возврат, в разделе «Склад» воспользуемся документом «Оприходования материалов».

 

В документе необходимо обязательно поставить галочку «Возврат от сотрудника» и выбрать, от кого поступает спецодежда/инструмент. Если мы ведем учет расходов в программе и регистрировали ранее износ, то цена и сумма будут рассчитаны автоматически согласно актуальным на дату оприходования данным.

 

Операции возврата спецодежды и инструментов на склад можно увидеть в аналитических отчетах, рассмотренных нами ранее, например, в отчете «Спецодежда и инструменты на складах». Мы видим в отчете, что по номенклатуре произошел приход, но понимаем, что это не поступление новой спецодежды, а возврат благодаря дублированию количества в колонке «Возврат от сотрудников».

 

Мы рассмотрели весь функционал нового блока для учета спецодежды и инструментов. Чтобы пользоваться рассмотренными инструментами учета и анализа, обновите вашу программу «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» или «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» до версии 2.2.30.1 и выше.

Обратите внимание, что функционал по учету спецодежды и инструментов доступен только в этих версиях программ линейки «1С:Управление автотранспортом», данный учетный блок недоступен в программе «1С:Управление автотранспортом Стандарт».

Если вы используете программу «1С:Управление автотранспортом Стандарт», но заинтересованы в ведении учета спецодежды и инструментов, то мы, франчайзи «ИнфоСофт», будем рады оказать вам помощь в апгрейде до версии «1С:Управление автотранспортом ПРОФ».

Узнать больше о разнице между программными продуктами линейки «1С:Управление автотранспортом» можно в нашей статье с сравнением возможностей по функциональным блокам.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Я соглашаюсь с политикой конфиденциальности.

Я соглашаюсь с условиями обработки и использования моих персональных данных.