Учет резервов по оплате труда в программе 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1

В Российской Федерации существуют нормы трудового законодательства, которые работодатель обязан соблюдать. Эти нормы гласят, что сотрудник организации имеет право на оплачиваемый ежегодный отпуск при официальном трудоустройстве. А при увольнении — сотруднику выплачивают компенсацию за неиспользованные дни отпуска. В данной статье разберем, что такое резерв на оплату труда, зачем он создается, как используется и рассчитывается в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3.1».

Начнем с резерва на оплату отпусков.

Что такое резервы на оплату отпусков и для чего они используются?

Резервы на оплату отпусков - это источники для покрытия расходов, которые будут осуществлены в будущем.

Простыми словами: накопления организации для покрытия будущих расходов при условии, что расходы можно посчитать и они наступят обязательно — это и есть резерв на оплату отпусков.

Резерв отпусков создаётся как источник финансирования компенсаций за неиспользованный отпуск, отпускных, ежегодных выплат за выслугу лет и взносов во внебюджетные фонды.

Учреждение создает и устанавливает резерв на оплату отпусков, включая страховые взносы в рамках формирования учетной политики. В том числе это методы оценки обязательств, порядок расчета, дата признания в учете и т. д. (п. 10 Федерального стандарта № 184н, письмо Минфина России от 30.11.2020 № 02-06-07/104576, п. 302.1 Инструкции № 157н).

Стоимостную оценку резерва необходимо пересматривать и при необходимости корректировать не реже, чем на годовую отчетную дату (п. 12 Федерального стандарта № 184н, Письмо Минфина России от 30.11.2020 № 02-06-07/104576).

Оценочные обязательства отражаются в бухгалтерском учете организации на счете 401.60 «Резервы предстоящих расходов».

Оценочные обязательства по оплате труда, признаваемые в бухгалтерском учете, могут по желанию организации признаваться и в налоговом учете. Порядок учета расходов на формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, резерва на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет в налоговом учете определен в ст. 324.1 НК РФ.

Как применяются и рассчитываются резервы отпусков?

До версии 3.1.23.165 в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, 3.1» организация могла настроить формирование резервов отпусков. Начиная с версии 3.1.23.165 в программе реализована возможность учитывать резервы не только отпусков, но и резервы на выплату годовых премий, вознаграждений за выслугу лет и другие резервы, связанные с оплатой труда.

Первоначально для создания резервов по оплате труда в настройках расчета зарплаты необходимо установить флажок «Использовать резервы по оплате труда».

Настройка формирования оценочных обязательств (резервов) производится для конкретной организации в разделе «Настройка» – «Организации» на закладке «Учетная политика и другие настройки» по ссылке «Резервы по оплате труда».

В справочнике «Настройки расчета резервов по оплате труда» необходимо создать и настроить нужное обязательство по кнопке «Создать».

Так как в настройке расчета резервов по оплате труда указывается период равный одному году, то данная настройка создается на каждый год.

При настройке расчета резервов нужно указать:

• Наименование резерва в поле «Резерв». Наименование резерва выбирается из справочника «Оценочные обязательства и резервы» (резерв ежегодных отпусков уже создан программой, остальные резервы создаются самостоятельно, в разрезе которых будет вестись учет). В справочнике для резервов каждого отдельного года необходимо вводить новый элемент. Исключение – резервы отпусков, которые накапливаются непрерывно.

• Вид резерва (нужно установить необходимый переключатель в положение – Отпуск, Годовая премия, Вознаграждение за выслугу лет).

• Указать расчетный год для резерва для годовой премии и (или) вознаграждения за выслугу лет.

Табличная часть состоит из двух закладок – Бухгалтерский учет и Налоговый учет (по налогу на прибыль).

В налоговом учете используется нормативный метод (ст. 324.1 НК РФ).

В бухгалтерском учете существует два метода начисления резерва.

Первый – нормативный метод (% от базы);

В настройках резерва для БУ при Нормативном методе можно указать ежемесячный процент отчислений.

По ссылке «Расчетная база» можно настроить список начислений. В табличной части необходимо указать начисления, которые планируется выплачивать за счет данного резерва.

Если решено формировать резерв и в налоговом учете, то на закладке «Налоговый учет (по налогу на прибыль)» устанавливается флажок «Формировать резерв» и указывается предельная величина отчислений в резерв. Это размер отчислений именно того года, за который вводится настройка. Предельная величина используется только при начислении резерва в налоговом учете.

Второй метод – метод МСФО (подсчет остатка отпуска и расчет суммы отпускных).

Данный метод расчета резервов является более точным. На закладке «Бухгалтерский учет» устанавливается переключатель в положение МСФО (по правилам вида расчета).

В настройках для БУ для каждого вида отпуска можно:

• Уточнить формулу расчета. По умолчанию применяется формула: СохраняемыйЗаработок * ОстатокОтпуска.

• Если в формуле есть показатели, вводимые в документе расчета, то нужно ввести их значения.

Порядок расчета можно назначить для организации, подразделения или позиции штатного расписания.

Если решено при таком методе формировать резерв и в налоговом учете, то на закладке «Налоговый учет (по налогу на прибыль)» устанавливается флажок «Формировать резерв». Выбирается метод начисления – «Нормативный» или «По настройкам бухгалтерского учета». При выборе нормативного метода указывается ежемесячный процент отчислений от расчетной базы (настраивается по ссылке) и указывается предельная сумма отчислений в резерв. Для максимального сближения бухгалтерского и налогового учета выбирается метод начисления резерва «По настройкам бухгалтерского учета». В этом случае расчет ежемесячной суммы отчислений будет производиться одинаково в бухгалтерском и налоговом учете (постоянных и временных разниц в бухгалтерском учете не возникнет). При необходимости задается предельная величина в налоговом учете (устанавливается флажок «Ограничивать начисление предельной суммой» и указывается предельная сумма отчислений в резерв).

Начисление резервов на оплату труда производится всегда после формирования и проведения документов «Начисление зарплаты и взносов» и «Отражение зарплаты в бухучете».

Расчет текущей суммы отчислений в резерв за месяц производится с помощью документа «Резервы по оплате труда» (раздел «Зарплата» – «Резервы по оплате труда» – кнопка «Создать» – тип документа «Начисление»). Расчет сумм резерва производится в соответствии с заданными настройками. Если в настройках был выбран метод МСФО (по правилам вида расчета), то расчет будет произведен по заданным формулам с учетом выбранных показателей. 

В документе указывается месяц начисления и вид резерва. Для заполнения документа нужно нажать на кнопку «Заполнить».

Документ имеет 5 вкладок:

• Начисления – детальный расчет суммы резерва по сотрудникам в разрезе видов отпусков. Можно вывести значения показателей по кнопке.

• Взносы – итоговые суммы взносов по сотрудникам. Отдельно выводятся страховые взносы и взносы от НС и ПЗ.

• Расчет обязательств и резервов – сумма резервов на оплату отпуска, по взносам и по взносам на «травматизм» в разрезе сотрудников. Если применяется метод МСФО, при расчете суммы резерва к начислению учитывается накопленная ранее сумма резерва.

• Обязательства и резервы по сотрудникам – суммы резервов к начислению в разбивке по сотрудникам.

• Обязательства и резервы (сводно) – суммы резервов к начислению без разбивки по сотрудникам, сгруппированы по подразделениям и способам отражения в БУ. Данные вкладки передаются в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

При начислении резервов методом МСФО:

• Расчет резерва на оплату отпуска выполняется по формулам, прописанным в настройках резерва.

• Расчет резерва по взносам выполняется исходя из фактической ставки взносов за месяц = Сумма взносов / Облагаемая база по взносам.

• На вкладке Расчет обязательств и резервов по каждому виду обязательства (оплата отпуска, взносы) рассчитывается сумма резерва к начислению: исчислено – сумма резерва, рассчитанная на вкладках «Начисления и Взносы»; накоплено – сумма резерва, накопленная до текущего месяца; зачтено (= Исчислено – Накоплено) – сумма резерва к начислению.

В старом механизме была возможность не начислять отрицательные суммы (сброшенный флажок «Переоценивать ежемесячно в настройках резерва») – в новом механизме этой настройки нет. Если в поле «Зачтено» получилась отрицательная сумма, она всегда будет учтена при формировании проводок.

• Если для НУ установлена предельная величина резерва, применяется ограничение по сумме предела.

При Нормативном методе расчет выполняется по формулам:

• Для резерва на оплату отпуска: Расчетная база * Процент отчислений.

• Для резерва по взносам: Сумма взносов с расчетной базы * Процент отчислений.

• Состав начислений, входящих в расчетную базу, не редактируется. Включаются все начисления, учитываемые при расчете среднего заработка.

• На вкладке «Расчет обязательств и резервов» накопленная сумма резерва никак не влияет на расчет. Сумма резерва к начислению (колонка Зачтено) всегда равна исчисленной сумме резерва (колонка Исчислено).

Предельная величина резерва учитывается только в НУ, в БУ резерв продолжает начисляться.

В документе, по кнопке «Печать» можно распечатать справку-расчет резервов по оплате труда. В данной справке можно увидеть подробный расчет оценочных обязательств по сотрудникам.

Кроме начисления резервов, есть возможность формировать документы с типом «Инвентаризация», «Корректировка» и «Списание».

Цель проведения инвентаризации резервов по отпускам – получение на конец периода сальдо в размере суммы, совпадающей с суммой, которую бы организация выплатила всем сотрудникам, если бы они уволились в конце периода.

Документ «Резервы на оплату труда» с типом «Инвентаризация» можно сформировать в любом месяце, но рекомендуется его вводить в конце отчетного или налогового периода. Расчет в документе данного типа всегда проводится по методу МСФО и в БУ, и в НУ – вне зависимости от того, какая методика расчета резервов выбрана в настройках. При этом при расчете отпускных не учитываются изменения, внесенные в формулу в настройках резерва. Расчет всегда выполняется по формуле: Средний заработок * Остаток отпуска.

Сумма резерва к начислению (зачтено) определяется как разница между исчисленной и накопленной ранее суммой резерва.

Документ с типом «Списание» можно использовать для принудительного списания резервов по уволенным сотрудникам, либо в случае, когда есть необходимость принудительно списать «хвосты» по резервам.

В документе этого типа предусмотрены только две вкладки.

В документе «Резервы на оплату труда» с типом «Списание» реализованы два режима заполнения:

• по уволенным сотрудникам (команда «Заполнить по уволенным»);

• по всем остаткам резервов (команда «Заполнить»).

Обратите внимание: в общем порядке по уволенным сотрудникам резервы списываются в месяце увольнения в документе «Резервы на оплату труда» с типом «Начисление».

В документе «Резервы на оплату труда» с типом «Корректировка» также предусмотрены только две вкладки. Вкладка «Обязательства и резервы по сотрудникам» заполняется вручную.

Заполнение вкладки «Обязательства и резервы (сводно)» зависит от флажка «Корректировка»:

• Если флажок сброшен, вкладка «Обязательства и резервы (сводно)» заполняется автоматически по данным вкладки «Обязательства и резервы по сотрудникам».

• Если флажок «Корректировка» установлен, вкладка «Обязательства и резервы (сводно)» не заполняется. В этом случае проводки в БУ и НУ не формируются, и общая сумма резерва в программе не меняется.

Что же касается резервов по премиям и вознаграждениям?

Первоначально нужно выполнить уже знакомую нам настройку.

В поле «Резерв» каждый год вводится новое значение. Вид резерва – выбирается «Годовая премия» или «Вознаграждение за выслугу лет». В табличной части добавляются начисления, которые списываются за счет резерва.

При настройке учета резерва в Бухгалтерском учете для Нормативного метода доступна настройка не только процента отчислений, но и расчетной базы.

Для метода МСФО доступна настройка формул и значений показателей:

• Настройка выполняется отдельно для каждого начисления в табличной части.

• Назначить свой порядок расчета можно для организации в целом, подразделения и позиции ШР.

Если резерв формируется в Налоговом учете, состав его настроек зависит от настройки резерва в БУ:

• Если в БУ применяется Нормативный метод, в НУ можно указать только предел отчислений.

• Если в БУ применяется метод МСФО, в НУ можно выбрать методику расчета (по правилам БУ или нормативный).

Расчет оценочного обязательства выполняется на вкладке «Начисления» в соответствии с настройками резерва.

При расчете методом МСФО ежемесячно не происходит сравнение начисленного и накопленного резерва. На вкладке «Расчет обязательств и резервов» всегда Исчислено = Зачтено.

Инвентаризация, списание и корректировка резервов по премиям и вознаграждениям имеет такой же механизм заполнения, как и при резервах по отпускам.

В статье были рассмотрены следующие вопросы:

1. Что такое резервы по оплате труда и для чего они используются.

2. Настройка резервов по оплате труда в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, 3.1».

3. Применение и расчет резервов по оплате труда.

4. Типы документа «Резервы по оплате труда».

Если у вас остались вопросы, вы всегда можете обратиться к нашим специалистам за помощью.