Учет отгулов, предоставленных за работу в выходной или нерабочий праздничный день

Иногда требуется вызвать работника на работу в выходной или нерабочий праздничный день. В таких ситуациях появляются вопросы: что использовать - повышенную оплату или отгул, как правильно рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отгул, как оплатить отгул? В данной статье разберем эти вопросы и рассмотрим примеры учета и использования отгулов в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3».

Согласно законодательству, работодатель может привлечь работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день с его письменного согласия. В ст. 153 ТК РФ закреплено, что работодатель должен компенсировать работнику выход на работу в выходной или нерабочий праздничный день либо в виде повышенной оплаты за работу в этот день, либо предоставлением дополнительного дня отдыха (отгула). При этом отгул не положен работникам, которые работают в нерабочий праздничный день в соответствии с графиком.

Для начала определим основные правила учета отгулов:

• День отдыха по желанию работника может быть использован в течение одного года со дня работы в выходной или нерабочий праздничный день либо присоединен к отпуску, предоставляемому в указанный период (ст. 153 ТК РФ).
• Отгул не может быть предоставлен до того, как сотрудник отработает в выходной или нерабочий праздничный день (письмо Минтруда России от 26.06.2023 № 14-6/ООГ-4284).
• Независимо от количества часов, отработанных в выходной или нерабочий праздничный день, работнику предоставляется полный день отдыха (письма Минтруда России от 07.10.2020 №14-2/ООГ-15728, Роструда от 03.07.2009 №1936-6-1).
• Из расчета нормы рабочих часов за учетный период исключается время, в течение которого работник освобождался от исполнения трудовых обязанностей, поэтому день отдыха, предоставленный в соответствии со ст. 153 ТК РФ, должен исключаться из нормы рабочего времени. То есть работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а заработная плата в том месяце, когда используется день отдыха, выплачивается в полном объеме (письма Минтруда России от 14.10.2022 № 14-6/ООГ-6526, Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1).
• Если сотрудник не использовал причитающиеся отгулы в течение года, они не аннулируются. Работодатель обязан организовать и вести достоверный учет использования дополнительного времени отдыха, которое гарантируется персоналу за работу вне установленного графика. Если сотрудник решит уволиться, необходимо начислить денежную компенсацию за все дни, которые были положены работнику, но он их не использовал (ст. 153 ТК РФ).
• Накопленные дни отдыха за труд вне установленного графика нельзя «перевести» к другому работодателю. Они должны быть «погашены» в полном объеме по тому месту работы, где выходные (праздничные) дни были рабочими.
• Для работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев, дополнительные дни отдыха за работу в выходной или нерабочий праздничный день не предоставляются. Для таких работников предусмотрена компенсация только в денежной форме – не менее чем в двойном размере (ст. 290 ТК РФ).

Из вышеизложенного выделим варианты предоставления отгула:

• в том месяце, в котором сотрудник отработал в выходной или нерабочий праздничный день;
• в другом месяце;
• присоединение отгула к отпуску;
• компенсация отгула при увольнении.

Для использования учета отгулов в программе необходимо предварительно произвести настройки: раздел «Настройка» - «Расчет зарплаты» - «Настройка состава начислений и удержаний» на закладке «Учет отсутствий» нужно установить флажок «Отгулы». Флажок «В том числе внутрисменные» устанавливаем в том случае, если в организации используется почасовая оплата труда (Рис. 1).

Рис. 1


Если флажок «Отгулы» недоступен для редактирования, то нужно на закладке «Прочие начисления» установить флажок «Работа в праздничные или выходные дни» (Рис. 2). Для включения редактирования флажка «В том числе внутрисменные» нужно установить флажок «Применение почасовой оплаты» на вкладке «Почасовая оплата» (Рис. 3).

Рис. 2


Рис. 3


В результате произведенных настроек в плане видов начислений будут доступны для использования виды расчета «Отгул» и «Отгул (внутрисменный)» (Рис. 4). В табеле учета рабочего времени отгул обозначается как «Дополнительные выходные дни (неоплачиваемые)» - «НВ»

Рис. 4

Основным документом для фактического предоставления дополнительного времени отдыха (отгула) в счет времени, ранее отработанного сверх нормы, является «Отгул» в разделе «Кадры» - «Отгулы» или в разделе «Зарплата» - «Отгулы».

Неиспользованные отгулы можно посмотреть в отчете «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» - «Кадровые отчеты» (Рис. 5 и Рис. 6).

Рис. 5

Рис. 6

Пример 1. Работник работает по пятидневному графику. По просьбе работодателя сотрудник вышел на работу в свой выходной день 15 марта и по согласованию с работодателем решил использовать отгул за этот день в этом же месяце 28 марта.

В данном примере необходимо сделать следующие действия в программе:

• создать документ «Работа в выходные и праздники», отражающий выход сотрудника в его выходной день на работу 15 марта, выбрав способ компенсации в виде отгула;
• отразить использование сотрудником неоплачиваемого отгула 28 марта с помощью документа «Отгул»;
• уменьшить норму рабочего времени в марте на день отгула, используя документ «Индивидуальный график»;
• начислить одинарную оплату за отработанное время в выходной день 15 марта.

Отразим работу в выходной день с помощью документа «Работа в выходные и праздники», выбрав способ оплаты по часам и способ компенсации «Отгул» (Рис. 7).

Рис. 7

Затем отразим использование дополнительного дня отдыха с помощью документа «Отгул» (Рис. 8).

Рис. 8

В месяце регистрации отгула фактически отработанное время будет уменьшено на время отгула, норма времени при этом не изменится, что отразится в расчете повременной оплаты труда в этом месяце. Согласно письмам Минтруда России от 14.10.2022 № 14-6/ООГ-6526 и Роструда от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1 день отдыха, предоставленный в соответствии со ст. 153 ТК РФ, должен исключаться из нормы рабочего времени, а заработная плата в том месяце, когда используется день отдыха, выплачивается в полном объеме. Для соблюдения данной нормы в программе можно выполнить настройки, при которых будет уменьшена норма рабочего времени в месяце, когда сотрудник использует отгул. Для этого нужно сформировать документ «Индивидуальный график» и на день отгула запланировать выходной день (Рис. 9).

Рис. 9

Рассчитаем заработную плату за месяц и проверим, что норма времени уменьшена на день отгула и оплата труда начислена в полном объеме (Рис. 10).

Рис. 10

Пример 2. Работник работает по сменному графику по 12 часов в день, чередуя 2 дня работы и 2 дня отдыха. По просьбе работодателя сотрудник вышел на работу в свой выходной день 15 марта. По согласованию с работодателем сотрудник решил использовать отгул за этот день в следующем месяце 28 апреля.

В данном примере необходимо сделать следующие действия в программе:

• создать документ «Работа в выходные и праздники», отображающий выход сотрудника на 12 часов в его выходной день на работу 15 марта, выбрав способ компенсации в виде отгула;
• начислить одинарную оплату за отработанное время в выходной день 15 марта;
• отразить использование сотрудником неоплачиваемого отгула 28 апреля с помощью документа «Отгул»;
• уменьшить норму рабочего времени в апреле на день отгула, используя документ «Индивидуальный график».

Отразим работу в выходной день с помощью документа «Работа в выходные и праздники» выбрав способ оплаты по часам и способ компенсации «Отгул» (Рис. 11). Рассчитаем и проверим начисление заработной платы за март (Рис. 12).

Рис. 11

Рис. 12

Затем отразим использование дополнительного дня отдыха с помощью документа «Отгул» (Рис. 13). Законодательство не содержит положений о переводе накопленных часов отгулов в дни, поэтому в программе продолжительность фактически предоставляемого отгула не поставлена в жесткую зависимость от ранее накопленного времени отгулов. Предполагается, что пользователь самостоятельно принимает решение, в счет скольких ранее накопленных дней или часов отгула предоставляется фактический отгул.

Рис. 13

Аналогично, как и в предыдущем примере, уменьшим норму рабочего времени с помощью документа «Индивидуальный график» и на день отгула запланируем выходной день (Рис. 14).

Рис. 14

Рассчитаем заработную плату за апрель и проверим, что норма времени уменьшена на день отгула и оплата труда начислена в полном объеме (Рис. 15).

Рис. 15

Пример 3. По согласованию с работодателем сотрудник решил присоединить отгул к своему основному отпуску. На момент предоставления отпуска у сотрудника накоплено 12 часов отгулов.

Для присоединения отгула к отпуску используем документ «Отпуск». В данном документе укажем даты основного отпуска и на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы» поставим галку «Предоставить отгул (дней)» (Рис. 16). При предоставлении отгула вместе с отпуском количество предоставляемых дней отгула по умолчанию заполняется всеми накопленными сотрудником отгулами. При этом перевод накопленных часов отгула в дни производится по принципу "день за 8 часов". При необходимости количество как предоставляемых, так и списываемых дней и часов можно изменить вручную.

Рис. 16

В данном случае необходимо так же, как и в предыдущих примерах, уменьшить норму рабочего времени в месяце предоставления отгула с помощью индивидуального графика.

Пример 4. Сотрудник увольняется, и у него остались дни отгулов, которые необходимо компенсировать.

В случае, если при увольнении сотрудника у него остались неиспользованные отгулы, то это будет отражено при создании документа «Увольнение» в блоке «Компенсация отгулов» на вкладке «Условия увольнения» (Рис. 17). Данное сообщение носит информационный характер и решение о последующих действиях остается за пользователем. При необходимости дни и часы неиспользованных отгулов можно скорректировать.

Рис. 17

При заполнении количества дней и/или часов неиспользованных отгулов оплата рассчитывается автоматически на вкладке «Начисления и удержания» (Рис. 18).

Рис. 18

Сумму денежной компенсации за неиспользованный отгул нужно рассчитать, как арифметическую разницу между суммой причитающейся удвоенной оплаты за труд в выходные/праздники, и фактически произведённой оплатой за этот день.

В данной статье мы ознакомились с основными правилами учета отгулов, рассмотрели варианты предоставления отгула на примерах в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3». Если у вас остались вопросы, то вы всегда можете обратиться за помощью к нашим специалистам.

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Я соглашаюсь с политикой конфиденциальности.

Я соглашаюсь с условиями обработки и использования моих персональных данных.