Убираем уволенных сотрудников из отчета «Анализ зарплаты по сотрудникам» ЗУП 3.1.

Иногда возникает ситуация, когда сотрудник уволен, окончательный расчет произведен, но он по-прежнему выводится в отчете «Анализ зарплаты по сотрудникам». Что может быть причиной ошибочного вывода сотрудника и как исправить положение?

В статье мы поговорим о том, почему такая ситуация может возникнуть, как избежать её в будущем и как исправить текущие ошибки в учете, чтобы уволенные сотрудники не попадали в отчет.

Материал будет полезен пользователям и консультантам как в случаях вывода одного сотрудника в отчете, так и в случае отображения большого числа сотрудников, по которым все расчеты уже завершены. С этим можно столкнуться, например, после перехода с редакции ЗУП 2.5 на редакцию ЗУП 3.1 или некорректного переноса данных.

Первое и самое очевидное, что можно сделать, это посмотреть, были ли выплаты в текущем месяце или возможно осталась какая-то сумма к выплате.

Если выплаты в текущем периоде были и на сальдо на конец месяца отсутствует, то сформируйте отчет на следующий месяц – сотрудника быть не должно.

Если на конец месяца по сотруднику остается сальдо, то необходимо выплатить оставшуюся сумму (или удержать) и сформировать отчет на следующий месяц.

Что делать, если выплат в текущем периоде нет, сальдо на конец месяца также отсутствует, но сотрудник по-прежнему выводится в отчет?

Причин возникновения такой ситуации несколько:

1. В справочнике «Сотрудники» есть дубли;

2. Ошибки в документах начисления и выплат.

Для выявления причины удобно пользоваться универсальным отчетом.

Открыть универсальный отчет можно перейдя в раздел «Администрирование» – «Обслуживание» – «Отчеты администратора» – «Универсальный отчет».

Для анализа взаиморасчетов с сотрудниками необходимо просмотреть данные 3 регистров накопления.

• Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками;

• Взаиморасчеты с сотрудниками;

• Зарплата к выплате.

При корректном ведении взаиморасчетов с сотрудником в данные регистры все документы начислений делают записи с суммами со знаками «+», а все выплаты со знаком «-» и в конце периода взаиморасчетов общая сумма начислений равна общей сумме выплат.

Ниже в таблице, в упрощенном виде представлены движения по каждому сотруднику за месяц в регистрах взаиморасчетов:

Таблица 1 – Упрощенный вид записей в регистрах взаиморасчетов

В качестве периода берется месяц взаиморасчетом, а не дата документов начисления и выплат.

В нашем примере сотрудник Базин А. В. Был уволен 01.02.2021

Сформируем универсальный отчет поочередно по каждому из регистров со следующими настройками:

В качестве начала периода установим месяц, в котором сотрудник был уволен, а окончание периода – это конец месяца, в котором произведен окончательный расчет.

Важно формировать отчет по Остаткам, так как, если все начисления и ведомости в месяце проведены верно, то месяц будет считаться «закрытым» и выводиться в отчет не будет, при этом если в расчетах есть какие-то несоответствия, то строки с начислениями и выплатами по месяцу попадут в отчет, это и будут те расхождения, которые нам необходимо найти и поправить.

Также для удобства сверки данных необходимо сделать отбор по физическому лицу.

Данные регистра «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками»:

Данные регистра «Взаиморасчеты с сотрудниками»:

Данные регистра «Зарплата к выплате»:

Как видно из данных всех трех регистров, несмотря на то, что сумма к выплате = 0, остатки на конец периода все равно есть (мы видим строки). Как уже говорилось ранее, при полном и корректном проведении взаиморасчетов все месяца должны быть «закрыты», т.е. строк при формировании Универсального отчета по регистру быть не должно.

Рассмотрим более детально данные каждого регистра:

1. «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками»

Необходимо сравнить данные двух строк по каждой колонке и найти отличия. В первой строке отчета колонка «Статья расходов» не заполнена, это и есть то отличие, из-за которого месяц «не закрывается».

Для исключения возможности дублей в справочнике «Сотрудники» также рекомендуем перейти к сотруднику в 1 и 2 строке двойным нажатием на поле «Сотрудник» и сравнить табельные номера.

2. «Взаиморасчеты с сотрудниками»

При сравнивании данных в регистре сведений «Взаиморасчеты с сотрудниками» также можно увидеть незаполненные данные в 1 и 2 строках.

3. «Зарплата к выплате»:

В данном регистре ситуация аналогичная, строки начисления и выплаты, относящиеся к одному периоду заполнены по-разному.

Из-за того, что в регистрах присутствуют «не закрытые» периоды, программа считает, что взаиморасчеты с уволенным сотрудников еще не завершены и выводит его в отчет «Анализ зарплаты по сотрудникам», несмотря на то, что сумм к выплате нет.

Исправить сложившуюся ситуацию можно двумя способами:

1. Корректировка данных в документах начисления и выплаты;

2. Ввод документа «Перенос данных».

Каким способом предпочтительнее воспользоваться?

Для этого рекомендуем посмотреть на данные регистра «Зарплата к выплате», так как он нам предоставляет возможность увидеть в каких именно документах есть расхождения и определить период, к которому относятся эти документы.

Если документы относятся к текущему году или документов не много, то лучше скорректировать данные непосредственно в самих документах начисления и выплаты. Так как сальдо по сотруднику нулевое, то не стоит боятся перепроведения документов, так как суммы мы менять не будем, лишь до заполним недостающие данные документов.

Если строк достаточно много или скорректировать документы нет возможности (например, стоит дата запрета изменения данных), то необходимо воспользоваться документом «Перенос данных».

Разберем каждый из способов.

1. Корректировка документов начисления и выплаты.

Еще раз посмотрим на данные универсального отчета по регистру сведений «Зарплата к выплате»

Документы относятся к сентябрю и октябрю 2020 года, также видно, что в документе выплаты за сентябрь не заполнена статья расходов. То, что это документ выплаты можно определить, посмотрев на знак в поле «Сумма к выплате», если сумма положительная, то это документ начисления, а если отрицательны, то выплаты.

Перейдя к документу выплаты за сентябрь 2020 года (Ведомость на выплату) расшифруем сумму выплаты по сотруднику

 В документе действительно не заполнено поле «Статья расходов». Выберем нужную статью, проведем ведомость и снова сформируем универсальный отчет.

Строки с периодом «сентябрь 2020» пропали, значит месяц «закрылся». Остались строки с периодом «октябрь 2020». Из отчета видно, что в документе выплаты за октябрь 2020 года не заполнен документ-основание и вид дохода исполнительного производства. Перейдем в ведомость на выплату, заполним необходимые реквизиты и проведем документ.

После исправления всех документов универсальный отчет не должен содержать ни одной строки.

Если данные во всех трех регистрах («Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками», «Зарплата к выплате») были идентичны, то после корректировки документов выплаты и начислений для регистра «Зарплата к выплате», данные оставшихся двух регистров также были скорректированы, проверьте это при помощи универсального отчета. Если даже после исправления документов в регистрах все равно выводятся строки и периоды «не закрыты», то необходимо воспользоваться вторым способом корректировки, при помощи документа «Перенос данных».

2. Корректировка данных регистра документом «Перенос данных».

Зачем нужен этот документ и как он отразится на учете?

Для ответа на эти вопросы вспомним ранее описанный механизм заполнения регистра сведений данными:

• документы начисления делают записи в регистр с положительными суммами;

• документы выплаты делают записи в регистр с отрицательными суммами.

При этом, если все данные строки, сделанной документом начисления соответствуют данным строки, сделанной документом выплаты, то месяц считается «закрытым», т.е. все расчеты произведены и сумм к выплате/удержанию не осталось.

На данный момент в нашем примере есть записи в регистре, которые отличаются каким-либо реквизитом и так, как исправить текущие записи в регистре мы не можем (т.е. исправить документы начисления и выплаты), то нам необходимо добавить в регистр новые записи, «противоположные» тем, что там уже есть, чтобы скомпенсировать их и в итоге «закрыть месяц».

Разберем теорию на практике.

Документ «Перенос данных» делает движения по регистрам, которые в нем перечислены.

Для создания документа «Перенос данных» необходимо перейти в раздел «Администрирование» - «Переносы данных»

Создаем документ, в качестве месяца указываем месяц увольнения сотрудника, а дата документа – это последний день месяца, в котором уволен сотрудник. Также рекомендуем оставить пояснение в поле «Комментарий», чтобы в случае чего, вспомнить назначения документа.

Выбираем 3 наших регистра накопления по кнопке «Настройка состава регистров» («Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками», «Зарплата к выплате»).

Дальше нам необходимо добавить такие же записи, что уже имеются в регистре, но с противоположными знаками. Для этого сформирует универсальный отчет и добавим такие же строки в документ «Перенос данных», но по поле «Сумма к выплате» укажем число с противоположным знаком.

Необходимо создать в документе столько же строк, сколько строк в универсальном отчете. Также обратите внимание на сотрудника, если ранее вы обнаружили дубли в справочнике «Сотрудники», то необходимо проводить корректировку с учетом дублей и не ошибиться с сотрудником при заполнении. Будьте внимательны при заполнении реквизитов, если в отчете поле «Статья расходов» не заполнено, то и в документе его заполнять не нужно!

Так необходимо скорректировать данные по всем 3 регистрам.

Если все строки документа «Перенос данных» введены верно, то при формировании универсального отчета строк быть не должно.

После корректировки всех регистров можно сформировать отчет Анализ зарплаты по сотрудникам, уволенный сотрудник (Базин) не выводится.