Мы уверены, что умение самостоятельно настраивать отчеты — один из ключевых навыков, который экономит время и открывает новые возможности для анализа данных. Многие даже не подозревают, какой мощный инструмент для кастомизации скрыт в стандартных функциях программы. В этой статье я подробно разберу, как настроить отчеты в пользовательском режиме без помощи программистов.

Почему стоит научиться настраивать отчеты самостоятельно?

Типовые конфигурации 1С, содержат десятки отчетов, но часто они не полностью соответствуют конкретным задачам пользователя. Информация может быть разрозненной, представлена в неудобном формате или содержать лишние данные. Именно в таких случаях на помощь приходят встроенные инструменты настройки, позволяющие:

• Изменить структуру и группировку данных.

• Добавить или скрыть ненужные поля.

• Настроить фильтры для выборки только релевантной информации.

• Изменить визуальное оформление для лучшей читаемости.

• Рассчитать и вывести собственные показатели.

Давайте рассмотрим эти возможности на конкретных примерах из практики работы с 1С:CRM 3.1 на одном из ключевых отчетов «Контроль руководителя – Интересы клиентов».

1. Первый шаг: знакомство с панелью настройки

Открыв любой отчет (например, «Контроль руководителя – Интересы клиентов»), найдите кнопку «Настройки» и выберите «Расширенный вид». Перед вами откроется окно с несколькими вкладками — это ваш основной инструмент для преобразования отчета. Ключевые вкладки: «Фильтры», «Поля и сортировки», «Оформление» и «Структура».

Работа с данными: фильтрация, поля и группировка

«Фильтры»

Здесь вы управляете тем, какие данные попадут в отчет. Например, можно вывести только сотрудников определенного подразделения или тех, у кого заполнена дата рождения.

Важный нюанс — условия можно группировать с помощью «И» (должны выполняться все условия), «ИЛИ» (должно выполняться хотя бы одно условие) и «НЕ».
Условие «НЕ» используется в случаях, когда требуется применить отрицание не к одному простому условию, а к целой группе взаимосвязанных условий.
Например: «Показать менеджеров, которые не (работают в отделе продаж И имеют интересы с ожидаемоей датой продажи более, чем через полгода)». То есть нужно исключить тех, кто одновременно удовлетворяет двум критериям, а всех остальных — оставить.
Сгруппировать поля можно с помощью зажатия клавиши Ctrl и нажатием правой клавиши мыши.

Фильтры можно вывести в заголовок отчета, установив рядом с ними специальный флажок (звездочку), что делает отчет более понятным.

Также здесь в табличной части есть колонки «Поле», «Условие», «Значение», звездочка  и «Заголовок». Разберем что это и для чего нужны.

1. Колонка «Поле»

• Что это? Это название реквизита или данных, по которым вы хотите ограничить отчет. Проще говоря — это признак, который есть у каждого объекта в базе (у сотрудника, документа, начисления).

• Как работает? Вы нажимаете в пустой ячейке, и программа предлагает вам выбрать из огромного списка возможных полей: «Клиент», «Подразделение», «Менеджер», «Ожидаемая дата продажи», «Состояние интереса» и так далее.

• Пример: Если вы выберете поле «Подразделение», то система поймет, что вы хотите фильтровать сотрудников именно по их принадлежности к какому-либо отделу.

2. Колонка «Условие»

- Что это? Это оператор сравнения, который определяет правило отбора. Он говорит программе, как именно сравнивать значение из поля с тем, что вы укажете дальше.

- Виды условий: Здесь есть множество вариантов на все случаи жизни:

• Для текста: Равно, Не равно, В списке (когда нужно выбрать несколько вариантов), Содержит (очень полезно для поиска части названия или фамилии).

• Для чисел и дат: Равно, Не равно, Больше, Меньше, Больше или равно, В интервале (для выбора периода).

• Специальные: Заполнено (проверяет, есть ли у сотрудника, например, номер телефона), Не заполнено (ищет пробелы в данных).

- Пример: Для поля «Подразделение» мы выберем условие «Равно». Это значит, что отчет покажет только тех, кто работает именно в том подразделении, которое мы укажем в следующей колонке.

3. Колонка «Значение»

 - Что это? Конкретные данные, на которые мы ссылаемся в условии.

- Как работает? Вид этой колонки меняется в зависимости от выбранного поля и условия.

• Если вы выбрали поле «Подразделение» и условие «Равно», то здесь откроется список всех подразделений вашей организации. Вам нужно будет выбрать одно, например, «Отдел продаж».

• Если условие «В списке», то вы сможете отметить галочками сразу несколько подразделений.

• Если поле «Дата ожидаемой выручки» и условие «Больше», то вы введете конкретную дату.

- Пример: В ячейке «Значение» мы выбираем конкретное подразделение — «Отдел продаж». Теперь условие звучит целиком: Отобрать сотрудников, у которых в поле «Подразделение» «Равно» значению «Отдел продаж».

4. Колонка «Заголовок»

- Что это? Текст, который будет отображаться пользователю в интерфейсе вместо технического названия поля.

- Зачем это нужно? Часто технические имена полей в 1С могут быть сложными или не совсем понятными (например, «Причина отказа» вместо «Код завершения»). С помощью этой колонки вы можете переименовать отбор так, как удобно вам или вашим коллегам. Это особенно важно, если вы выводите фильтр в шапку отчета.

- Пример: Если поле называется «Сценарий продажи», в колонке «Заголовок» вы можете написать «Вид продажи». В шапке отчета пользователь увидит именно эту понятную фразу.

5. Колонка со звездочкой (*) — «Отображение в шапке»

- Что это? Это специальный флаг (галочка или звездочка), который может выводить данный фильтр из панели настроек прямо в верхнюю часть отчета.

- Зачем это нужно? Представьте, что вы часто меняете подразделение при формировании отчета. Если каждый раз заходить в настройки, открывать фильтры и менять значение — это долго. Гораздо удобнее, когда поле для выбора подразделения висит прямо над таблицей с результатом. Вы просто выбираете нужный отдел из выпадающего списка и нажимаете «Сформировать».

- Как работает: Достаточно поставить звездочку (или флажок, в зависимости от версии программы) напротив строки фильтра. Сразу после сохранения настроек это поле появится в шапке отчета.

«Поля и сортировки»

На этой вкладке вы контролируете, какие именно колонки в отчете будут отображаться. Просто снимите галочки с ненужных полей. Здесь же настраивается порядок сортировки данных (например, по алфавиту названия клиентов).

«Структура»

Это мощный инструмент для организации данных. Вы можете настроить многоуровневую группировку. В стандартном отчете «Контроль руководителя – Интересы клиентов» часто используется группировка по подразделениям, а внутри — по менеджерам. При необходимости эту иерархию можно легко изменить, перетащив поля мышкой или удалив лишние уровни.

Эта запись в угловых скобках (< >) означает, что на самом нижнем уровне иерархии будут располагаться конкретные сотрудники.

Понятие «Детальные записи» — это, пожалуй, один из самых важных элементов в структуре отчета, который часто вызывает вопросы у новичков. Давайте разберем его на простой аналогии.

Представьте, что отчет — это книга о сотрудниках вашей компании.

• Группировки — это оглавление книги, разбитое по главам (например, сначала глава «Отдел продаж», потом глава «Отдел клиентского сервиса»).
• А «Детальные записи» — это и есть само содержание этих глав, то есть конкретные строчки с информацией о каждом менеджере.

«Детальные записи» — это специальный служебный элемент в настройке структуры отчета. Он обозначает место, куда будут выведены все поля, которые вы выбрали на вкладке «Поля и сортировки», но которые не используются в качестве группировок.

Проще говоря, это кирпичики, из которых состоит ваша таблица.

Роль этого элемента — быть контейнером для всех тех колонок, которые вы хотите видеть в итоговой таблице.

1. На вкладке «Поля и сортировки» вы ставите галочки: Клиент, Интерес клиента и так далее.
2. В структуре отчета вы говорите: «Сгруппировать сначала по подразделению, потом внутри каждого подразделения— по менеджерам».
3. Элемент <Детальные записи> автоматически подхватывает все отмеченные поля (Клиент, Интерес и т.д.) и показывает их в виде списка внутри каждой из созданных вами групп.

Именно поэтому, когда мы хотим убрать лишние колонки, мы идем на вкладку «Поля и сортировки». Когда мы хотим изменить порядок группировки (например, убрать группировку по подразделению), мы работаем с элементом <Детальные записи> в структуре, перетаскивая его на уровень выше или ниже.

Также проваливаясь в <Детальные записи> можно выводить сразу несколько полей, выбрав реквизиты через запятую.

Визуальные улучшения: условное оформление

Чтобы акцентировать внимание на важном, используйте вкладку «Оформление». Например, можно выделить цветом строки сотрудников, чей стаж работы превышает 10 лет:

Добавьте новое условие оформления.

Выберите параметр «Цвет фона» и укажите нужный оттенок.

В разделе «Представление» задайте условие: Клиент = Банк Кредитор.

Такое визуальное форматирование превращает сухую таблицу данных в наглядный информационный инструмент.