Разница между остатками, резервами и реальными продажами

В конфигурации 1С:Розница одна из самых частых проблем - несоответствие остатков, резервов и фактических продаж. Пользователи видят товар «на складе», но продать его нельзя. Или продажи есть, а остатки не уменьшаются. В данной статье разберёмся, что это такое, где это смотреть и почему возникают расхождения.

Остатки – это количество товара, которое учтено на складе на конкретный момент времени. Остатки отражают сколько товара должно быть по данным учета, в разрезе складов, номенклатуры, характеристик, серий, партий в зависимости от настроек. Остатки учитываются в регистрах учета запасов, например «ОстаткиТоваров». Остатки формируются на основании документов: поступления, перемещения, списания, возврата, документов реализации/списания.

Резерв – это часть остатков, которые в базе закреплены под конкретную потребность. Остаток также находится на складе, но он недоступен к продаже и подобным операциям. Резерв всегда уменьшает доступность остатка. Резервы учитываются также как и остатки в регистрах складского учета, но отдельным ресурсом «Резерв». Резервы устанавливаются заказами покупателей, отложенными чеками по продаже, документами сборки/разборки.

Рисунок 1 – Регистр «Остатки товаров»

Типовые отчеты, которыми можно проанализировать остатки и резервы:

Для проверки остатков и резервов можно использовать отчёт «Остатки товаров». В нём удобно сразу увидеть количественные остатки, товары в резерве и свободные остатки. Отчёт показывает данные в натуральных показателях, а для быстрой навигации доступна группировка по номенклатуре (иерархии) или по категориям номенклатуры.

Рисунок 2 – Отчет «Остатки товаров»

Отчет «Движение товаров по складам» используется если нужно понять, за счёт чего изменился остаток и где «поехали цифры». Этот отчёт хорошо подходит для количественного анализа за период: видно остаток на начало, поступления, расход/отгрузку и остаток на конец. Для поиска расхождений можно использовать группировку по складам, а также отбор по конкретной номенклатуре и детализацию до документов регистраторов.

Рисунок 3 – Отчет «Движение товаров по складам»

Реальная продажа – это фактическое движение товара из склада в руки покупателя, подтвержденное документом в программе. Только после реальной продажи уменьшается физический запас товара. Они фиксируют выручку и уменьшают общий остаток, но резервы снимаются только после отгрузки. В Рознице 3.0 продажи по номенклатуре/суммам обычно анализируют через Регистр накопления «Продажи». В Рознице часто используется схема, при которой: касса фиксирует факт продажи (чек), а списание в учёте может происходить позже.

Рисунок 4 – Регистр «Продажи»

Типовые отчеты, которыми можно проанализировать продажи:

Продажи по номенклатуре в количественном и суммовом выражении отображается в отчёте «Продажи» - он быстро отвечает на вопрос «что именно и на какую сумму продали за период».

Рисунок 5 – Отчет «Продажи»

Когда нужно оценить именно работу розницы и касс (эффективность торговых точек, нагрузку кассиров, динамику по выручке), используется отчёт «Розничная выручка». В нём удобно анализировать продажи «через кассу» за период: видно выручку наличными и картами, количество чеков и средний чек - для руководителя магазина это обычно самый понятный отчёт.

Рисунок 6 – Отчет «Розничная выручка»

Наиболее частые случаи расхождения остатков/резервов/продаж и как найти причину:

Ситуация 1: товар есть в остатках, но продать его нельзя.

• Проверяем резервы: не «держит» ли товар заказ покупателя, отложенный чек или другой процесс;

• Сверяем склад/магазин в продаже с тем складом, по которому смотрю остатки;

• Если используются характеристики/серии - убедитесь, что продаётся именно доступная характеристика/серия;

• Проверьте настройки контроля отрицательных остатков и ограничения по продажам.

Ситуация 2: продажи есть, а остатки не уменьшаются.

• Сверьте факт продаж по чекам ККМ (есть ли чек и проведён ли он);

• Проверьте закрытие смены и формирование отчёта/учётного документа, который делает списание;

• Сверьте склад списания: продажи могли отразиться по другому складу/магазину;

• Проверьте ошибки обмена/регламентных заданий, если касса работала офлайн или есть интеграции.

Таким образом, различие между показателями в конфигурации 1С:Розница следующее:

• Остатки - общий учётный объём товара, который числится на складе/в магазине;

• Резервы - часть остатков, уже закреплённая под конкретную потребность (заказ, отложенный чек, канал продаж и т.п.), поэтому не доступная для свободной продажи.

• Реальные продажи - факт реализации товара покупателю, зафиксированный кассовыми документами (прежде всего - чеками ККМ) и влияющий на выручку и аналитику продаж.

Эти показатели взаимосвязаны: доступность к продаже формируется из остатков с учётом резервов, а продажи могут отражаться в учёте и списывать товар не моментально, а по регламенту/закрытию смены/учётным документам - поэтому корректный контроль всех трёх слоёв критичен для управления запасами и предотвращения расхождений.