Расширенные настройки отчетов

В этой статье мы расскажем о базовых принципах работы с расширенными настройками отчетов — как получить к ним доступ, а также как настраивать поля и использовать отборы для точной фильтрации данных. Эти инструменты помогают адаптировать отчет под конкретные задачи и получать максимально релевантную информацию.

Работа с отчетами — ключевой инструмент анализа данных и принятия обоснованных решений. Однако стандартных настроек часто недостаточно для получения полной картины. Расширенные настройки позволяют гибко настраивать отчет и сделать его мощным инструментом для глубокого анализа.

Зачем нужны расширенные настройки?

Они предоставляют широкие возможности для индивидуализации отчетов:

• Настройка полей отчета: С их помощью можно гибко выбирать, какие поля отображать, менять их порядок и группировку данных, чтобы отчет выглядел именно так, как вам необходимо.

• Использование отборов: Фильтрация данных по определенным критериям позволяет выделить из общей массы только нужную информацию, что значительно упрощает анализ.

• Добавление вычисляемых полей: Создание собственных полей на основе существующих данных открывает новые горизонты для анализа и получения уникальной информации.

• Настройка оформления: Изменение шрифтов, цветов и других параметров внешнего вида отчета позволяет сделать его более наглядным и удобным для восприятия.

1. Как попасть в настройки отчета

Путь к расширенным настройкам отчетов в 1С может отличаться в зависимости от конфигурации. Ниже приведены инструкции для наиболее популярных решений: «1С:Документооборот Государственного Учреждения», «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».

Начнем с «1С:Документооборот Государственного Учреждения», где путь к расширенным настройкам достаточно простой. После открытия нужного отчета необходимо нажать кнопку «Еще», которая расположена в правом верхнем углу. Появится выпадающее меню, в котором нужно выбрать пункт «Изменить вариант…». Именно здесь хранятся расширенные настройки, позволяющие гибко настраивать отчет.

В «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» есть два способа попасть в расширенные настройки – выбирайте тот, который удобнее для вас:

• Первый способ: После открытия отчета обратите внимание на левый верхний угол — там находится кнопка «Настройки…». При нажатии откроется окно с параметрами отчета. В нем необходимо нажать «Еще», после чего в появившемся меню выберите пункт «Настройки для технического специалиста…». Так вы получите доступ к расширенным возможностям настройки.

• Второй способ: В окне с отчетом необходимо нажать кнопку «Еще», которая находится в правом верхнем углу. В выпадающем меню выберите пункт «Настройки…», после чего откроется окно с настройками отчета. Дальнейший путь к расширенным настройкам повторяет первый способ.

Для пользователей «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» процесс получения расширенных настроек полностью совпадает с описанными способами для «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».

Приведенные методы позволяют быстро перейти к расширенным настройкам выбранного отчета.

Все дальнейшие настройки рассмотрим на примере «1С:Документооборот Государственного Учреждения» отчет «Неподписанные документы».

2. Настройка полей отчета

С помощью расширенных настроек мы можем менять состав полей нашего отчета, для этого есть вкладка «Поля».

Первое и самое простое, что можно сделать на этой вкладке — это включить или отключить отображение отдельных полей в отчете. Например, если мы хотим, чтобы в отчете отображался «Вид документа», достаточно поставить галочку слева от соответствующего поля.

После формирования отчета мы сразу увидим, что нужная информация появилась. Если же требуется скрыть поле, достаточно снять галочку, и оно исчезнет из отчета.

Следующая возможность — добавить собственное поле из списка доступных полей. Допустим, нам нужно включить в отчет внутренний номер документа. Для этого находим в списке слева поле «Документ», нажимаем на плюс, чтобы развернуть вложенные реквизиты, и выбираем поле «Внутренний номер».

Дважды щелкнув по нему, мы увидим, что «Внутренний номер» добавился в основное окно с выбранными полями.

После обновления отчета внутренний номер станет видимым в итоговом отображении.

Такой вид расположения добавленного реквизита не всегда удобен для восприятия, поэтому мы можем вынести наш внутренний номер в отдельную колонку. Для этого в расширенных настройках отчета переходим на вкладку «Дополнительные настройки» и находим параметр «Расположение реквизитов».

Перед нами четыре значения данного параметра:

• Вместе с владельцем – реквизит располагается в одной колонке с владельцем.

• Вместе – реквизиты располагаются в одной колонке через запятую.

• Отдельно – каждый реквизит располагается в отдельной колонке.

• В специальной позиции – реквизиты располагаются в специальной колонке, которая расположена правее всех остальных колонок.

По умолчанию стоит значение «Вместе с владельцем». Чтобы наш внутренний номер стал отдельной колонкой выбираем значение «Отдельно».

Теперь сформируем наш отчет. Как мы видим, внутренний номер стал отдельной колонкой.

Для более удобного восприятия мы можем задать заголовок для поля «Документ.Внутренний номер». Для начала необходимо найти в списке полей нужное поле — в нашем случае это внутренний номер. После того, как мы выделим его, необходимо нажать на кнопку «Еще». В появившемся меню выбираем опцию «Установить заголовок».

Далее откроется диалоговое окно, в котором следует ввести желаемое название поля — например, «Внутренний номер».

После этого подтверждаем свой выбор и формируем наш отчет снова. В результате в отчете появится колонка с новым более информативным названием.

Кроме того, на этой вкладке можно настроить порядок полей — это позволяет сделать отчет более удобным и логичным. Например, если мы хотим, чтобы номер и дата договора отображались слева, перед полем «Документ», достаточно зажать мышь на нужном поле и перетащить его в нужное место.

После формирования отчета мы увидим, что порядок изменился согласно нашим предпочтениям.

3. Использование отбора

Следующая вкладка, которую мы рассмотрим — это «Отбор». Отбор — это мощный инструмент, позволяющий отображать в отчете только те записи, которые соответствуют заданным условиям.

Рассмотрим на примере все того же отчета «Неподписанные документы». Допустим, нам нужно отобрать документы по их виду. Для этого на вкладке «Отбор» в списке доступных полей выбираем «Вид документа» и дважды щелкаем по нему. Выбранное поле добавляется в список условий отбора, где можно настроить необходимое условие и указать значение.

Варианты условий отбора:

• Равно — отчет формируется только по одному выбранному значению.

• Не равно — в отчете отображаются все значения, кроме указанного.

• В списке — отчет включает только те записи, которые соответствуют значениям из заданного списка.

• Не в списке — в отчете отображаются все записи, за исключением значений из указанного списка.

• В группе — отчет строится по всем элементам, входящим в выбранную группу.

• Не в группе — в отчете отображаются все элементы, кроме тех, что входят в выбранную группу.

• В группе из списка — отчет формируется по значениям из нескольких выбранных групп.

• Не в группе из списка — в отчете исключаются все значения, входящие в указанные группы.

Например, если мы хотим видеть только документы вида «Дополнительное соглашение», задаём условие «равно» и выбираем соответствующее значение.

После обновления отчета мы увидим, что отображаются только документы с выбранным видом.

Чтобы не менять условие отбора каждый раз вручную в расширенных настройках, можно добавить этот отбор в быстрый доступ. Для этого нажмите на нужное условие правой кнопкой мыши и в появившемся меню выберите «Свойства элемента пользовательских настроек».

В открывшемся окне установите галочку напротив опции «Включать в пользовательские настройки», чтобы отбор отображался прямо в шапке отчета.

Завершив редактирование, вы увидите, что ваш отбор стал доступен для быстрого изменения прямо в основном окне отчета.

Чтобы не настраивать поля отчета заново каждый раз, можно сохранить внесённые изменения как новый вариант отчета. Для этого нажмите кнопку «Еще» и в появившемся меню выберите пункт «Сохранить вариант…».

Откроется окно, в котором нужно указать название варианта и выбрать, кому он будет доступен. Если выбрать доступность «Только автору», вариант отчета увидите только вы. При выборе «Всем сотрудникам» — данный вариант станет доступен и вашим коллегам.

Присвоим нашему варианту отчета название, например, добавив к первоначальному имени приписку «по виду документа». Оставим доступность «Только автору» и сохраним изменения.

После этого в заголовке отчета появится новое название варианта.

Чтобы выбрать сохранённый вариант отчета, нажмите кнопку «Выбрать вариант», выберите нужный вариант из списка и подтвердите, нажав на кнопку «Выбрать». Теперь настроенный отчет всегда будет под рукой и доступен для повторного использования.

В данной статье были рассмотрены некоторые возможности расширенной настройки отчетов в 1С: настройка полей и отбор данных. Освоив эти возможности, вы сможете значительно повысить эффективность своей работы, улучшить качество аналитики и принимать более обоснованные и взвешенные управленческие решения.