Работа со справочником «Планировки помещений и площадей»

В сфере управления недвижимостью эффективная организация учётных процессов – ключевая задача. Для компаний, которые работают с объектами недвижимости, оптимальным выбором становится применение специализированных конфигураций на платформе 1С. Конфигурация «Аренда и управление недвижимостью» для «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» («1С:БГУ») предоставляет комплекс инструментов для полноценного учёта, контроля и анализа арендных операций.

В предыдущих материалах мы рассмотрели общий функционал конфигурации и её ключевые возможности. В этой статье мы детально разберём работу со справочником «Планировки помещений и площадей» – одним из наиболее практичных и востребованных инструментов системы.

Файлы планировок выполняют ряд важных функций:

• Визуализация пространства – дают наглядное представление о конфигурации помещений, расположении перегородок, окон, дверей и инженерных систем;

• Документооборот – выступают в качестве официального приложения к договорам аренды, актам приёма‑передачи и другим юридически значимым документам;

• Аналитика – позволяют формировать детализированные отчёты по использованию площадей, включая распределение по арендаторам, функциональным зонам и степени загруженности;

• Интеграция с бухгалтерским учётом – связывают пространственные данные с финансовыми показателями (арендная плата за кв. м, затраты на содержание и т. д.).

В данной статье описан процесс работы с файлами планировок в конфигурации «Аренда и управление недвижимостью» для «1С:БГУ».

Создание файла планировки

В начале рассмотрим, как создать файл планировки. Для создания нового файла с планировкой размещения объектов нужно скопировать файл Plans.XLS, входящий в комплект поставки продукта. Он расположен в каталоге шаблона конфигурации. Путь к каталогу шаблонов можно узнать из окна запуска «1С:Предприятие», выделив рабочую базу и нажав на кнопку «Настройка».

Рисунок 1, 2

Необходимость копирования файла Plans.XLS объясняется тем, что данный файл содержит макросы, облегчающие работу с планировками. Название файла можно изменять.

Рисунок 3

Разметка файла планировки

Теперь необходимо сделать разметку файла планировки в Microsoft Excel. Листы рабочей книги файла с планировками могут быть переименованы по усмотрению пользователя. Предполагается, что на каждом листе будет размещена планировка определенной территории (зоны, этажа и т.д.).

Для подготовки планов размещения объектов можно использовать отсканированные поэтажные планы, которые подкладываются в файл в качестве фона. Следующим этапом картинку следует разметить – обвести объекты графическими фигурами. Обводить лестницы, коридоры и прочие объекты, не подлежащие учету, не требуется. Для этих целей используются замкнутые полилинии, они находятся в меню Вставка – Иллюстрации – Фигуры – Линии – Полилиния.

Рисунок 4

Далее с помощью этого инструмента необходимо обвести объекты по контуру. В целом, самое главное – просто разместить фигуру в пределах контура помещения. Но если обводить помещения четко по контурам, в дальнейшем отчетность будет более наглядной. По окончании разметки всем созданным фигурам должно быть присвоено имя. Для этого нужно выбрать каждую фигуру и в поле имени (в верхнем левом углу рабочего листа, перед строкой формул) ввести имя объекта.

Рисунок 5

Также для отчетов по площадям на плане можно самостоятельно задать область, в которой будет отображаться текстовая информация по объекту. Для этого внутри контура объекта нужно создать объект типа Надпись. Её также следует поименовать, чтобы к ней можно было обратиться через «1С:Предприятие».

Рисунок 6

Если у объекта на плане небольшие размеры, текстовая информация может не уместиться в границах объекта. В таком случае текст можно вынести за пределы объекта, создав объект типа Выноска. Это инструмент находится на вкладке Вставка – Иллюстрации – Фигуры – Выноски.

Рисунок 7

По завершению прорисовки всех объектов нужно на свободном участке листа с помощью правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и воспользоваться командами, которые позволяют повысить наглядность прорисовки плана.

Рисунок 8

Перенос информации в 1С: Предприятие

В конфигурации «Аренда и управление недвижимостью» для «1С:БГУ» реализована возможность автоматического создания объектов недвижимости на основе размеченного файла с планировками. Сначала необходимо создать объект в справочнике «Файлы планировок помещений и площадей», он находится в разделе «Недвижимость», в подразделе «Управление объектами». При создании нужно заполнить реквизиты Наименование, Вариант хранения файла и Имя файла. В последнем реквизите указывается путь к файлу планировки.

Рисунок 9

Далее необходимо открыть справочник «Планировки помещений и площадей» и нажать кнопку Заполнить с листа MS Excel. В появившемся окне нужно выбрать префикс названий объектов недвижимости, который по умолчанию ставится в наименование элементов справочника. Далее в этом окне нужно указать файл планировки и лист файла с шаблоном.

Рисунок 10

В данном случае флаг Создавать объекты недвижимости не установлен, и обработка создаст только элементы справочника «Планировки помещений и площадей», объекты недвижимости созданы не будут. Если необходимо создать объекты недвижимости, то флаг должен быть установлен. Для создаваемых объектов можно указать значения некоторых реквизитов.

Рисунок 11

Когда все реквизиты заполнены, нужно нажать на кнопку Выполнить. В результате в справочнике «Планировки помещений и площадей» будут созданы элементы, соответствующие размеченным на плане объектам. Если был установлен флаг Создавать объекты недвижимости, то для каждого объекта плана будет создан элемент справочника «Объекты недвижимости», у которого в реквизите Расположение на плане будет подставлена ссылка на соответствующий элемент справочника планировок.

Рисунок 12

Редактирование (добавление) объектов на уже имеющихся планировках

Чтобы внести корректировки в уже имеющийся план размещения объектов, необходимо сделать следующее:

1. Открыть рабочую книгу с планировками и внести изменения, если добавляется новый объект, то обвести его полилинией, заполнить имя, в случае необходимости добавить надпись;

2. В базе 1С открыть справочник «Планировки помещений и площадей», добавить новый элемент справочника;

3. В поле Файл планировки выбрать файл с планировкой;

4. В поле Лист выбрать лист рабочей книги Microsoft Excel;

5. В поле Графический объект выбрать имя нужного объекта из списка графических объектов;

6. В поле Область текста выбрать имя нужной надписи или выноски;

7. Сохранить элемент;

8. Прописать ссылку на элемент справочника «Планировки помещений и площадей» в соответствующем элементе справочника «Объекты недвижимости».

Рисунок 13

Подключение планировки к справочнику объектов недвижимости

У каждого элемента имеется реквизит Расположение на плане, в котором можно указать ссылку на элемент справочника «Планировки помещений и площадей», соответствующий объекту недвижимости.

Рисунок 14

Если это поле заполнено, то появляется возможность вывести на печать планировку помещения в качестве приложения к документам аренды.

Рисунок 15

Также становится возможным формирование графической отчетности о занятости площадей – отчет «Занятость площадей». В настройках отчета указывается дата формирования, есть возможность выбрать варианты отбора информации. Также по кнопке Настройка цветов можно задать цвета для разных статусов объектов. 

Рисунок 16

После установки всех необходимых настроек нужно нажать на кнопку Сформировать. В результате формируется файл Microsoft Excel с графическим отображением занятости объектов недвижимости.

Рисунок 17

Работа с файлами планировок позволяет эффективно структурировать и визуализировать данные об объектах недвижимости. Инструмент упрощает учёт площадей, ускоряет создание карточек объектов и обеспечивает наглядное представление пространственной информации. В итоге работа с планировками способствует оптимизации управления недвижимостью и снижению административных издержек.

Если у вас остались вопросы, оставьте заявку в форме ниже, и специалисты ИнфоСофт вам помогут.