Права доступа в программе 1С: Документооборот 3.0

Настройка прав доступа в 1С:Документоборот 3.0 — важный этап обеспечения информационной безопасности организации. Правильная настройка позволяет ограничить доступ к конфиденциальным данным, обеспечить выполнение бизнес-процессов только авторизованными пользователями, предотвратить несанкционированные изменения и облегчить работу пользователей.

В данной статье рассмотрим настройки ограничения прав доступа в 1С:Документоборот 3.0.

Настройка ограничения прав доступа начинается с установки флага Ограничивать права доступа в настройках программы. В результате включения настройки появится возможность ограничивать доступ пользователей к различным объектам программы. Например, пользователи будут видеть только документы, которые они создали, и документы, в обработке которых они принимают участие (согласовывают, подписывают, исполняют и т.д.).

Рис.1 – форма настройки прав доступа.

Полномочия – базовый набор ролей, определяющий, какие типы данных и действия будут доступны пользователям. Полномочия задают общий уровень доступа и назначаются при создании пользователя.

Рис.2 – форма настройки полномочий.

Для всех пользователей по умолчанию устанавливается полномочие «Пользователи», которое дает права на запуск клиентских приложений, работу с файлами, документами, задачами, процессами и ведение учета времени.

Для групповой настройки прав сотрудников можно объединять в рабочие группы, где выдаются полномочия сразу на всех участников группы.

Рис.3 – форма настройки рабочей группы сотрудников.

По умолчанию в программе любой пользователь может создавать документы любого вида и тематики. Если необходимо ограничить разрешение на создание определенного вида документа или его тематики, то в карточке вида документа на закладке Создание документов нужно указать конкретных сотрудников, подразделение, роль или рабочую группу сотрудников, кому будет разрешено создание документа данного вида.

Рис.4 – настройка разрешения на создание вида документа.

Как описывалось выше, после включения настройки по ограничению прав пользователи видят только те документы, которые создают или принимают участие в их обработке. Если пользователь не относится к вышеперечисленным пользователям, но должен видеть все документы данного вида, то такого пользователя назначают локальным администратором. Для этого необходимо в настройках прав доступа установить флаг Локальные администраторы и в каких разрезах доступа будет происходить настройка.

Рис.5 – форма настройки прав доступа.

На следующем этапе настройки необходимо открыть форму настройки локальных администраторов из раздела настройка.

Рис.6 – настройка локальных администраторов.

В открывшейся форме необходимо указать, для какого предмета доступа выполняется настройка: документ, мероприятие или проект. Далее необходимо выбрать, кому выдается разрешение и назначаемый уровень доступа: чтение или редактирование. Затем галочками необходимо отметить, по каким разрезам назначается доступ.

Рис.7 – настройка локальных администраторов.

Локальным администратором можно назначить сотрудника, роль, рабочую группу сотрудников или подразделение сотрудников.

Еще один способ выдать доступ на просмотр или редактирование документа сотруднику, не находящемуся в рабочей группе документа (не путать с рабочей группой сотрудников) – назначить сотрудников в шаблоне вида документа. Для этого в карточке вида документа, на вкладке Создание документов, необходимо заполнить данные на вкладке Доступ к документу.

Рис.8 – настройка доступа в шаблоне вида документа.

Если в поле Изменение установлен флаг, то для данного участника будет доступно редактирование документа, если же флаг не установлен, то будет выдан доступ только на чтение. Как и для локальных администраторов, данную настройку можно выполнить для сотрудника, роли, рабочей группы сотрудников или подразделения сотрудников.

Важно! При такой настройке доступа новые участники не будут иметь доступа к тем документам, которые были созданы до настройки.

После регистрации документа или запуска обработки поля карточки документа становятся недоступны для редактирования. Для возможности заполнения полей на определенном этапе обработки используется Настройка доступности по состоянию полей.

Для включения возможности такого ограничения, необходимо в настройках программы поставить флаг Ограничивать доступность полей по состоянию.

Рис.9 – настройки доступности по состоянию.

Доступность полей можно настроить для каждого вида документа и каждого действия (согласования, исполнения и т.д.). Для каждого реквизита можно установить одно из трех значений:

• изменение разрешено;

• изменение запрещено;

• изменение не разрешено и не запрещено, в случае такого значение доступ определяется другими настройками доступа.

Рис.10 – форма настройки доступности по состоянию.

Нужное значение для реквизита устанавливается двойным кликом правой кнопки мыши в поле этапа действия, для которого назначаем доступ.

Рис.11 – настройка доступности по состоянию.

Если по какой-то причине для объектов необходимо изменить права доступа, например, в шаблоне вида документа на вкладке Доступ к документу добавился новый участник и необходимо, чтобы этот участник получил доступ к уже созданным документам, в рабочей группе которых он не присутствует, то можно воспользоваться обработкой Изменение списка доступов объекта, которая находится в разделе Настройка.

Рис.12 – изменение доступа к объекту.

В открывшейся форме необходимо указать, для какого типа объекта необходимо изменить доступ, выбрав один из трех вариантов: документы, мероприятия, проекты.

Рис.13 – изменение доступа к объекту.

Затем установить отбор по объектам, для которых необходимо внести изменения. С помощью кнопки Добавить новый элемент в поле отбора установить Объект, далее выбрать вид сравнения: Равно если необходимо изменить доступ для одного документа или В списке если необходимо изменить доступ сразу в нескольких документах. В поле Значение указываются документы для изменения.

Рис.14 – изменение доступа к объекту.

На следующем этапе заполняется изменение списков доступа. В поле Что сделать необходимо выбрать один из двух вариантов: добавить доступ или удалить доступ. В поле Участник указать сотрудника, роль, рабочую группу сотрудников или подразделение сотрудников. В поле Изменение установить флаг, если данный участник должен иметь доступ на редактирование объекта. После заполнения формы нажать на кнопку Выполнить изменения.

Рис.15 – изменение доступа к объекту.

Правильная настройка прав доступа в 1С:Документооборот 3.0 позволяет обеспечить эффективное управление информацией, повысить производительность работы и обеспечить соблюдение внутренних стандартов компании. Внимательное планирование и грамотное распределение прав доступа помогают создать удобную и прозрачную систему работы с документами. Если у вас возникнут сложности или потребуется более детальная настройка, то вы всегда можете обратиться за помощью к нашим специалистам.