Повышаем эффективность и прозрачность процессов

В данной статье вы узнаете, как с помощью Битрикс24 можно автоматизировать процесс согласования договоров, создать реестр договоров и оптимизировать существующие бизнес-процессы. Сократите время на согласования, улучшите коммуникацию и повысьте контроль над документами

Битрикс24 – это не только CRM система. В нем есть функционал бизнес-процессов, позволяющий автоматизировать цепочку задач, выполняемых сотрудниками для достижения определённой цели компании, например, приём и увольнение сотрудника, согласование счета на оплату, согласование договора с новым поставщиком, где необходимо согласование юристом, экономистом и руководителем.

В зависимости от сферы деятельности компании добавляются более специфичные процессы, например, заявка на печать изделия на 3d принтере, выполнение заданий производственных лабораторий с фиксацией в журнале лабораторий для последующего анализа, а для сферы услуг частым процессом является последовательная цепочка задач на разные подразделения в зависимости от типа услуги, сегмента клиента.

В данной статье рассмотрим кейс настройки бизнес-процесса для согласования договора с сохранением договоров в специальном реестре, возможностью согласовать и оплатить счёт с прикреплением к карточке договора.

∎ Задачи, которые обозначил Заказчик:

• Автоматизация процесса согласования договора по разным юридическим лицам компании

• Реестр договоров с информацией по статусу договора, центрам финансовой ответственности (ЦФО), согласующим затраты (будущие счета на оплату)

• Разработка схемы цепочки согласования с возможностью возврата на инициатора от любого согласующего в цепочке

• Возможность согласовать дополнительные соглашения с привязкой к договору

• Оптимизация существующего процесса согласования, проверки и оплаты счета от контрагента

∎ Реализация:

Для хранения информации о договорах, согласующих согласно ЦФО были созданы соответствующие смарт-процессы. Смарт-процессы в Битрикс24 позволяют создавать сложные бизнес-процессы с минимальными усилиями, обеспечивая высокую гибкость и масштабируемость. В отдельном рабочем месте собраны все необходимые данные: сам реестр договоров, статьи ДДС (используемые для аналитики), список ЦФО с возможностью корректировки согласующих, а также юридические лица компании с привязкой ответственных за оплату счетов.

Рисунок 1. Реестр договоров

В согласованном договоре отображаются связанные счета на оплату.

Рисунок 2. Карточка договора, список счетов на согласование

Связка есть в компании/контрагенте, по которому формируются договоры и счета.

Рисунок 3. Карточка компании со связями

Для согласования договоров и дополнительных соглашений настроили процесс в окне новостей, который включает следующие возможности:

• Автоматическое заполнение полей: Информация о договоре автоматически заполняется из существующих данных, что ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.

• Цепочка согласования: Схема согласования с возможностью возврата на инициатора, что позволяет быстро исправлять ошибки и ускорять процесс.

• Привязка к договору: Возможность привязать счета и дополнительные соглашения к карточке договора, что обеспечивает полную прозрачность и контроль над всеми документами.

• Единое место для коммуникации: Окно новостей служит единым местом для быстрой коммуникации и обсуждения условий по документу, что улучшает координацию между сотрудниками.

• Единоразовая оплата счета без договора: в процесс согласования счета добавлена привязка к договору, а также возможность единоразового запуска процесса по компании без привязки к конкретному договору.

Рисунок 4. Запуск процесса

Рисунок 5. Запуск процесса из карточки компании

Рисунок 6. Карточка задания для согласующего

При выборе согласующим варианта Возврат инициатору задание вернется на того, кто запустил процесс согласования.

Рисунок 7. Карточка задания на редактирование

При повторном согласовании для следующих исполнителей будут отображаться статусы согласования.

Рисунок 8. История статусов согласования

Более подробно все комментарии можно посмотреть в самом Элементе в Истории процесса.

Рисунок 9. История согласования с комментариями

∎ Результаты

В результате внедрения автоматизированного процесса согласования договоров и счетов, клиент получил:

• Ускорение процесса: Согласование договоров и счетов стало быстрее благодаря автоматизации и оптимизации процессов.

• Фиксация всей истории: Полная история изменений и согласований сохраняется, что обеспечивает прозрачность и контроль.

• Автоматический выбор согласующего: Согласующий выбирается автоматически в зависимости от центра финансового ответственности, что ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.

• Единое место для коммуникации: Окно новостей служит единым местом для быстрой коммуникации и обсуждения условий по документу.

• Реестр договоров: Создан реестр договоров со списком счетов, что позволяет легко отслеживать статус и историю каждого счета, договора, дополнительного соглашения.

Автоматизация бизнес-процессов в Битрикс24 позволяет компаниям значительно повысить эффективность и снизить затраты на управление документами. Внедрение автоматизированного процесса согласования договоров и счетов демонстрирует, как Битрикс24 может помочь компаниям достигать своих целей.