Особенности расчета и проверки НДФЛ по видам налоговой базы

С 2025 года в соответствии с Налоговым кодексом РФ ставка НДФЛ определяется общим размером дохода по виду налоговой базы:

В этой статье мы рассмотрим настройку отчета НДФЛ для целей контроля правильности расчета НДФЛ и практические примеры, где такая проверка может потребоваться:

• применение стандартных вычетов на детей;

• расчет НДФЛ при наличии превышения дохода относительно шкалы ставок.

1. Настройка отчета по НДФЛ по видам налоговой базы

В конфигурациях «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3.1» отчеты по НДФЛ находятся в меню Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам. Для целей проверки НДФЛ по категориям дохода удобно использовать отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику»:

Стандартный вариант отчета формируется в разрезе Месяца налогового периода и Регистратора/Ставки/Вида налоговой базы с возможностью сделать отбор по Сотруднику. Поле период в шапке отчета – это Период получения дохода (Месяц налогового периода):

Отчет может быть также сформирован с отбором по Периоду взаиморасчетов (соответствует месяцу начисления), который можно задать по кнопке «Настройки…»:

Для отслеживания доходов и НДФЛ по Видам налоговой базы необходимо изменить настройки отчета «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику». Для этого:

1) Нажать кнопку «Настройки…» в шапке отчета.

2) Перейти на закладку «Структура», нажать правой кнопкой мыши по полю «ИФНС», выбрать Добавить:

3) Встать на «Вид налоговой базы», нажать Выбрать:

Должен получиться такой вид настройки:

4) Нажать Закрыть и сформировать:

Должен получиться такой вид отчета:

5) Сохранить созданный вариант отчета через кнопку «Еще» шапки отчета: выбрать Варианты отчета – Сохранить как…:

Задать имя варианта отчета и нажать «Сохранить»:

Имя варианта отчета будет отражаться в заголовке формы отчета:

Далее рассмотрим ситуации, где может потребоваться данный отчет.

Применение стандартных вычетов на детей при расчете НДФЛ

В соответствии с пп.4 п.1 статьи 218 Налогового кодекса РФ:

«налоговый вычет за каждый месяц налогового периода распространяется на родителя, супруга (супругу) родителя, усыновителя, на обеспечении которых находится ребенок…»

«Налоговый вычет действует до месяца, в котором доход налогоплательщика (за исключением доходов от долевого участия в деятельности организаций, полученных в виде дивидендов физическими лицами, являющимися налоговыми резидентами Российской Федерации), исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (в отношении которого предусмотрена налоговая ставка, установленная п.1 статьи 224 настоящего Кодекса) налоговым агентом, предоставляющим данный стандартный налоговый вычет, превысил 450 000 рублей.»

П.1 статьи 224 устанавливает пятиступенчатую шкалу НДФЛ, которая в соответствии с Налоговым кодексом РФ применяется к Основной налоговой базе. Таким образом ограничение на применение вычетов на детей определяется размером Основной налоговой базы, а не общим облагаемым НДФЛ доходом сотрудника, в который также могут входить суммы Районных и северных надбавок.

При этом в отношении доходов «Районные, северные надбавки» действует п.6.2 статьи 210 Налогового кодекса РФ:

«Предусмотренная настоящим пунктом налоговая база определяется как денежное выражение доходов, подлежащих налогообложению и учитываемых при определении указанной налоговой базы, уменьшенных на сумму налоговых вычетов, предусмотренных статьями 218-220 настоящего Кодекса, с учетом особенностей, установленных настоящей главой, если такие вычеты не были применены при исчислении иных налоговых баз в соответствии с настоящей главой.»

Таким образом вычет на детей к доходам в виде Районных, северных надбавок применяться может.

Пример 1

Сотруднику Копейцева Серафима Игнатьевна предоставлен вычет «129/117 На ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы родителю, супруге (супругу) родителя, усыновителю, на обеспечении которых находится ребенок» с января 2025 года. Зарплата в организации рассчитана по август 2025 года.

Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (по Виду налоговой базы)» за Период взаиморасчетов с 01.01.2025 по 31.08.2025 для сотрудника будет иметь вид (для наглядности группировка по Виду налоговой базы «Районные, северные надбавки» свернута):

Как видно из отчета: общий облагаемый доход сотрудника – 501 903,50 руб. При этом вычет продолжает применяться, т.к. размер Основной налоговой базы не превысил 450 000 руб. и составляет 270 491 руб. При этом также обращаю внимание на то, что в данном случае вычет 129/117 применялся и к доходу в виде Районных, северных надбавок:

Пример 2

Сотруднику Куприянова Валентина Евгеньевна предоставлены вычеты «126/114 На первого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителю, супруге (супругу) родителя, усыновителю, на обеспечении которых находится ребенок» и «127/115 На второго ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителю, супруге (супругу) родителя, усыновителю, на обеспечении которых находится ребенок» с января 2025 года. Зарплата в организации рассчитана по октябрь 2025 года.

Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (по Виду налоговой базы)» за Период взаиморасчетов с 01.01.2025 по 31.10.2025 для сотрудника будет иметь вид (для наглядности группировка по Виду налоговой базы «Районные, северные надбавки» свернута):

Как видно из этого отчета: общий облагаемый доход сотрудника – 940 500,00 руб., из которых на Основную налоговую базу приходится – 495 000,00 руб., т.е. произошло превышение предельной базы для применения вычетов:

При этом за октябрь 2025 вычет изначально применился в документе Начисление зарплаты и взносов 0000-000009 от 04.10.2025 за сентябрь с датой выплаты в октябре, т.к. на момент расчета этого документа размер Основной налоговой базы составлял:

445 500 руб. = 495 000,00 – 23 833,34 (Начисление за первую половину месяца 0000-000010 от 20.10.2025) – 25 666,66 (Начисление зарплаты и взносов 0000-000010 от 05.11.2025) 

При расчете Начисления за первую половину месяца 0000-000010 от 20.10.2025 за ноябрь произошло превышение предельной базы для вычета и ранее предоставленный вычет был сторнирован:

Расчет НДФЛ при наличии превышения дохода относительно шкалы ставок

Настроенный в данной статье отчет также удобно применять для проверки рассчитанного НДФЛ у сотрудников с превышениями доходов относительно шкалы ставок, т.к. необходимо учитывать разные шкалы ставок для Основной налоговой базы и доходов в виде Районных, северных надбавок.

Пример 3

Сотруднику Погодина Тамара Анатольевна предоставлен вычет «134/118 В двойном размере на первого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет единственному родителю, усыновителю» с января 2025 года. Зарплата в организации рассчитана по октябрь 2025 года.

Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (по Виду налоговой базы)» за Период взаиморасчетов с 01.01.2025 по 31.10.2025 для сотрудника будет иметь вид (для наглядности группировки по Виду налоговой базы свернуты, поставлен крыж «Суммы до/с превышения»):

Для проверки корректности расчета НДФЛ у сотрудника с превышением необходимо отдельно рассчитать НДФЛ с Основной налоговой базы и РК в соответствии со шкалами ставок:

Мы рассмотрели особенности расчета НДФЛ в зависимости от Вида налоговой базы и варианты проверки данного расчета с помощью отчетов по НДФЛ. Знание этих особенностей поможет избежать ошибок при расчете НДФЛ и облегчит составление отчетности.