Определение методики формирования затрат и расчета себестоимости в 1С.ERP

При переходе на 1С:ERP с таких систем, как 1С:Бухгалтерия предприятия (1С:БП), 1С:Управление производственным предприятием (1С:УПП) и других систем с иной архитектурой формирования себестоимости и управления затратами, могут возникать сложности с адаптацией новых возможностей учета затрат и заполнением справочника «Статьи расходов». Широкий спектр настроек для целей оперативного и регламентированного учетов требует взвешенного выбора, поскольку каждое решение должно приниматься с ясным пониманием различий между методами учета.

Система 1С:ERP обладает высокой степенью гибкости в части формирования затрат, что делает её эффективным инструментом для автоматизации учета и управления затратами на предприятиях различного масштаба и отраслевой специфики. В системе 1С:ERP реализована многоуровневая модель учета затрат, позволяющая учитывать различные виды затрат (прямые, косвенные, переменные, постоянные) на разных уровнях производства. Система предоставляет широкие возможности для настройки структуры статей затрат в соответствии с потребностями конкретного предприятия и позволяет настраивать сложные алгоритмы распределения затрат между различными объектами учета.

Широкие возможности сопряжены с определенными сложностями:

1. Разнообразие типов затрат: для каждого типа затрат требуется создать отдельную статью расходов.

2. Группировка и классификация: Статьи расходов должны быть правильно сгруппированы и классифицированы для удобства работы и анализа отчетности.

3. Правила распределения затрат: Необходимо настроить правила распределения затрат между различными объектами учета (подразделениями, проектами, видами продукции и т.д.). Эти правила могут быть достаточно сложными и требовать тщательной проработки.

4. Адаптация под особенности предприятия: Каждая компания имеет свои уникальные особенности ведения бизнеса, которые необходимо учесть при настройке статей расходов.

В данной статье рассмотрим инструменты, которые помогут выявить отличия между несколькими допустимыми способами учета затрат и расчета себестоимости при, казалось бы, одинаковых результатах.

К выбору методики формирования затрат предприятия стоит привлекать межфункциональную команду: специалистов в области учёта и контроля затрат, финансового управления и бухгалтерского учёта, специалистов по производству. Это могут быть экономисты, финансовые аналитики, аудиторы и бухгалтеры с опытом работы в соответствующих областях, руководители производственных подразделений.

Подходы к наполнению информации для анализа

Общий подход

Построение модели затрат необходимо для принятия обоснованных решений. Модель позволяет анализировать затраты и контролировать их структуру. Визуализация данных может помочь сделать процесс принятия решений более наглядным и понятным, особенно если речь идёт о сложных структурах затрат.

Сбор и анализ исходных данных

Для построения модели затрат необходимо собрать все доступные данные о текущих затратах предприятия. Это включает:

1. Прямые затраты (сырье, материалы, зарплата основного персонала);

2. Косвенные затраты (аренда помещений, коммунальные услуги, административные расходы);

3. Переменные и постоянные затраты;

4. Амортизационные отчисления.

Выборка данных

Для работ по определению методики настройки затрат в 1С:ERP нет необходимости включать все данные в модель. Оптимальным будет выбор объектов (подразделений, типов затрат), максимально отличающихся между собой местами возникновения затрат, способами закрытия и распределения. После определения методики в реальной работе подобные объекты будут создаваться по аналогии. Ориентировочный список наиболее важных объектов сбора затрат:

1. Подразделения основного производства: оказывают прямое влияние на производство продукции или оказание услуг.

2. Вспомогательные производства: предоставляют услуги или выполняют работы, необходимые для функционирования основного производства и других подразделений.

3. Функциональные подразделения: обеспечивают общие административные функции и управление предприятием.

Далее в статье рассмотрим простейший пример.

Возьмем в расчет следующий порядок закрытия затрат по подразделениям:

1. Подразделения основного производства: затраты собираются на счёт 20 «Основное производство», закрываются на счёт 43 в себестоимость готовой продукции.

2. Вспомогательные производства: затраты собираются на счёт 23 «Вспомогательные производства», закрываются на счет 20 «Основное производство» и 26 «Общехозяйственные расходы».

3. Функциональные подразделения: затраты закрываются на счёт 26 «Общехозяйственные расходы».

По каждому подразделению три главных статьи затрат:

1. Амортизация

2. Оплата труда

3. Прочие работы

Рекомендуется использовать ограниченное количество данных во избежание сложностей при анализе и интерпретации информации.

Построение моделей затрат в 1С:ERP

Даже наш простейший пример возможно реализовать минимум тремя разными способами:

Вариант 1. Исходя из максимально простых настроек статей расходов, для каждого сочетания «Статья затрат + Счет учета» создается своя статья расходов. Получаем 9 статей плюс статья для закрытия вспомогательных подразделений. Используются настройки – распределяемые затраты на производство.

Вариант 2. С целью оптимизации справочника «Статьи расходов» и более комфортной работы с меньшей вариативностью выбора статей задаются настройки системы, позволяющие отражать одну статью на разных счетах учета затрат, в зависимости от подразделения. Количество будет чуть меньше 7, но не три, т.к. кроме учетных данных статья определяет и правило закрытия, а для 23 и 26 эти правила принципиально отличаются. Используется настройки – прямые затраты на производство.

Вариант 3. Для всех непрямых затрат используется методика отнесения на «Объекты возникновения затрат». Количество статей сокращается до трех, т.к. в этом случае правило закрытия будет устанавливаться для объекта возникновения затрат.

Рекомендации к реализации моделей

1. Модели должны быть реализованы в одной информационной системе, базе.

2. Для каждого варианта реализации создать отдельную организацию с идентичными настройками учетной политики. Это позволит предельно разграничить результаты моделей. При этом независимо друг от друга вносить правки, наполняя информацию и контролируя изменения результатов.

3. Числовые данные и нормативно-справочная информация в части реальных статей затрат, выпускаемой продукции, стоимости материалов по всем вариантам должны быть абсолютно идентичны. Это визуально покажет вариативность работы настроек системы.

Аналитические отчеты для принятия решений

Решения принимаются совместно специалистами финансово-экономических и бухгалтерских служб. Необходимо анализировать и стандартные бухгалтерские отчеты, и отчеты оперативного учёта:

1. Оборотно-сальдовая ведомость общая

2. Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 20, 23, 25, 26, 44

3. Анализ себестоимости

4. Фактическая себестоимость

5. Доходы и расходы организаций

6. Расходы организаций

7. Финансовый результат

Отчеты удобнее рассматривать параллельно по всем моделям одновременно для визуального восприятия, отличия видны сразу.

ОСВ общая

Финансовые результаты по всем примерам могут быть и должны быть идентичны. Обороты по затратным счетам могут отличаться в зависимости от выбранной методики.

Теперь сравните обороты и остатки по соответствующим счетам затрат в ОСВ. Особое внимание обратите на счета, связанные с основными статьями затрат, такими как:

• Основное производство (счёт 20)

• Вспомогательное производство (счёт 23)

• Общепроизводственные расходы (счёт 25), в нашем примере не используется

• Общехозяйственные расходы (счёт 26)

• Материалы (счета 10)

• Готовая продукция (счёт 43)

• Финансовые результаты (счета 90, 99)

Во всех моделях должны быть идентичны:

• Конечное сальдо по всем счетам учета

• Себестоимость выпушенной продукции (счёт 43)

• Сальдо и обороты по всем 90-ым счетам, в том числе 90, 91, 99

Проанализируйте, какие суммы по этим счетам различаются в оборотно-сальдовой ведомости. Различия могут указывать на то, как каждая методика распределяет затраты между продуктами, услугами или центрами затрат.

ОСВ по счетам 20, 23, 25, 26, 44

При выборе разных методик отражения затрат в бухгалтерском учете обороты по затратным счетам могут существенно различаться.

Зеленым выделены прямые производственные затраты, синим – распределяемые производственные затраты, которые создают дополнительные обороты по счетам. При этом себестоимость основного производства во всех случаях идентична, что говорит о корректном построении модели в целом.

На счете учета вспомогательного производства, так же синим цветом выделены дополнительные обороты, возникающие при распределении затрат.

Отчеты оперативного учета лучше настроить для параллельного анализа одновременно по всем организациям, как представлено на примере ниже.

Анализ себестоимости

Фактическая себестоимость

По примеру: из первой группы отчетов по производственной себестоимости видно, что себестоимость работ вспомогательного подразделения отражается только по 1 и 2 варианту, значит в случае использования третьего варианты необходимо анализировать себестоимость работ вспомогательных подразделений иными отчетам. Например, «Расходы организации».

Затраты административно хозяйственного отдела во всех случаях не будут отражены в производственных отчетах и отражаются в отчетах «Доходы и расходы организаций», «Расходы организаций», «Финансовые результаты» (с НДС).

Доходы и расходы организаций

Финансовые результаты

В реальной работе именно эти отчеты будут основой анализа структуры затрат, их динамики и влияния на финансовые результаты. Поэтому важно на этапе внедрения определить полноту данных и достаточность информации, что в дальнейшем позволит выявить проблемные зоны и разработать стратегии для оптимизации затрат и улучшения финансовых показателей.

Критерии достаточности информации

1. Полнота данных: Отчет должен содержать все необходимые данные о затратах, нет ли пропусков или неполных сведений для каждого из вариантов.

2. Детализация: Информация должна быть достаточно детализированной, чтобы можно было проанализировать структуру затрат по различным категориям. Нужны ли дополнительные разбивки или анализы?

3. Прозрачность: Все данные и расчеты должны быть прозрачными и понятными для пользователей отчета.

Итоги оценки по критериям можно свести в таблицу в разрезе отчетов и вариантов реализации модели затрат.

Например:

Сравнительный анализ

Помимо достаточности информации по результатам использования различных настроек системы, стоит сравнить объем использованной нормативно-справочной информации и количество документов по внесению периодических данных. Это позволит оценить объем работы с документами, которые необходимо будет создавать ежемесячно, предполагая дальнейшую нагрузку на ответственных лиц.

Примерные данные для сравнения:

• Итоговое количество использованных статей расходов;

• Перечень и количество созданных документов;

• Особенности ввода;

• Трудоемкость.

В таблице ниже представлены данные по вышеприведенному примеру:

Результаты работ

В целом гибкость системы 1С:ERP в части формирования затрат делает её универсальным решением для предприятий разного профиля, позволяя эффективно управлять затратами и повышать прозрачность финансового учета. Определите, какая методика лучше соответствует вашим целям и требованиям с учетом всех плюсов и минусов каждого варианта.

Выработка общего подхода к учету затрат в системе 1С:ERP дает следующие преимущества:

1. Обеспечение единства учета. Единый подход к настройке статей расходов позволяет всем пользователям системы работать в одном ключе, что снижает вероятность ошибок и упрощает взаимодействие между различными отделами и сотрудниками. Это особенно важно для крупных предприятий с множеством подразделений и процессов.

2. Повышение качества управленческой отчетности. Четко структурированные и стандартизованные статьи расходов позволяют получать более точные и надежные отчеты, что помогает руководству принимать обоснованные решения на основе достоверных данных.

3. Оптимизация бизнес-процессов. Стандартизация методов учета затрат способствует автоматизации многих рутинных операций, таких как расчет себестоимости продукции, распределение накладных расходов и т.д. Это сокращает время на обработку данных и уменьшает риск человеческих ошибок.

4. Улучшение контроля за расходами. Общий подход к учету затрат облегчает контроль над расходованием средств и выявлением отклонений от бюджета. Это позволяет своевременно реагировать на изменения и корректировать стратегию управления затратами.

5. Соответствие требованиям законодательства и стандартов. В некоторых случаях учет затрат должен соответствовать определенным законодательным нормам. Общее методологическое решение помогает соблюдать эти требования.