Обзор возможностей «Аренда и управление недвижимостью» для 1С:БГУ

В данной статье будет рассмотрен основной функционал программного продукта «Аренда и управление недвижимостью» для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения. Данная конфигурация разработана на основе типовой конфигурации «Бухгалтерия государственного учреждения». Этот продукт является специализированным решением для автоматизации процессов учета и управления объектами недвижимости.

На начальной странице конфигурации для быстрого доступа расположены списки договоров аренды и документов начислений и оплаты, а также список основных отчетов по недвижимости.

Рисунок 1

Основной функционал программы по аренде недвижимости сосредоточен в разделе «Недвижимость». Этот раздел включает в себя несколько основных блоков:

Рисунок 2

Рассмотрим подробнее каждый из этих блоков.

Управление объектами

Основным элементом функционального блока Управление объектами является справочник «Объекты недвижимости». В этом справочнике хранится информация о всех объектах недвижимости, предназначенных для сдачи в аренду. Справочник является иерархическим, что позволяет при внесении данных по объектам сохранить их реальную структуру вложенности (например, отразить структуру связей «корпус» - «помещение»).

Рисунок 3

В каждом объекте можно заполнить информацию о наименовании, типе объекта недвижимости, фактическом адресе, площади. На закладке «Аренда» указывается признак сдачи объекта в аренду, категория цен аренды, признаки контроля занятости и площади объекта аренды. Здесь же можно записать сведения о документе, подтверждающем согласие собственника на то, что организация может заключать договоры по данному объекту.

Рисунок 4

На закладке «Характеристики» можно заполнить назначение объекта, этаж и стоимостные характеристики объекта.

Рисунок 5

Закладка «Учет и права» предназначена для указания учетных данных по объекту недвижимости и данных, определяющих права организации на этот объект.

Рисунок 6

На закладке «Эксплуатация» указываются конструктивные элементы и инженерные системы объекта, а также дата ввода объекта в эксплуатацию.

Рисунок 7

В рамках этой конфигурации реализована функция привязки планировок к объектам недвижимости с отображением их расположения на плане. Для хранения информации о файлах планировок предназначен справочник «Файлы планировок помещений и площадей».

Рисунок 8

В справочнике «Планировки помещений и площадей» хранятся объекты планировок с привязкой к файлу планировки и графическому объекту.

Рисунок 9

Справочник «Счетчики» содержит перечень счетчиков, используемых для измерения показаний тарифицируемых услуг. 

Рисунок 10

Документ «Установка цен на аренду» позволяет фиксировать изменение ставок на услуги, связанные с арендой. Далее это информация используется для заполнения ставок в договорах аренды.

Рисунок 11

Управление договорами

В данном блоке находятся все документы по договорам аренды. Документом «Заключение договора аренды» фиксируются передаваемые в аренду объекты недвижимости, оказываемые услуги, а также ставки на услуги, депозиты, штрафные санкции за просрочку оплаты. На основании этого документа можно создать документы «Акт приема-передачи помещения в аренду», «Акт снятия показаний счетчика», «Дополнительное соглашение», «Начисление доходов будущих периодов», «Корректировка доходов будущих периодов», «Расторжение договора аренды» и «Счет на оплату».

Рисунок 12

Документ «Дополнительное соглашение» дает возможность регистрировать информацию об изменении сроков, ставок и прочих условий договора аренды. По своей структуре он полностью идентичен документу «Заключение договора аренды». Данный документ можно заполнить на основании заключения договора аренды и затем изменить какие-то условия договора.

Рисунок 13

Документ «Расторжение договора аренды» предназначен для регистрации информации о досрочном расторжении договора аренды. Он также заполняется на основании заключения договора аренды.

Рисунок 14

Для отражения в учете факта передачи в аренду и возврата арендуемого помещения используются документы «Акт приема-передачи помещения в аренду» и «Акт приема-возврата арендуемого помещения».

Рисунок 15

Управление взаиморасчетами

Данный блок содержит в себе документы начисления и оплаты по договорам аренды. Отражение в учете начислений по арендной плате за определенный период регистрируется документом «Акт об оказании услуг» с установленным флагом «Аренда» и видом операции «Услуги аренды».

Рисунок 16

Также начисления арендной платы можно делать документами начисления и списания доходов будущих периодов.

Рисунок 17

Документом «Акт снятия показаний счетчика» вносятся показания счетчика для тарификации предоставляемых услуг, относящихся к переменной части арендной платы. Есть два способа заполнить этот документ: заполнить все услуги по выбранному договору или заполнить всех арендаторов по выбранной услуге.

Рисунок 18

Для выставления счетов на оплату услуг по аренде недвижимости предназначен документ «Счет на оплату», в форме которого необходимо установить флаг «Аренда».

Рисунок 19

Для планирования поступлений денежных средств от арендаторов в конфигурации есть документ «Планируемые поступления денежных средств». Документ может заполнятся тремя способами: вручную, по данным прошлых периодов и по действующим договорам аренды.

Рисунок 20

Управление эксплуатацией

В этом блоке собраны документы, позволяющие вести учет эксплуатации объектов недвижимости. Документ «Заявка на обслуживание» предназначен для регистрации в программе заявок на техническое обслуживание объектов недвижимости. К таким работам относятся плановый, капитальный или текущий ремонт, регламентные мероприятия по поддержанию исправного состояния объектов недвижимости и т.п. В шапке документа необходимо заполнить объект недвижимости и его конструктивный элемент, в отношении которого будут выполняться работы. Реквизит «Дата работ» – это планируемая дата выполнения работ по этой заявке. Также в шапке документа указывается статус заявки из предложенных вариантов («На рассмотрении», «Утверждена», «Отклонена», «Выполняется», «Выполнена»).

Рисунок 21

При выборе объекта недвижимости и его элемента можно автоматически заполнить табличную часть «Работы», в этом случае в таблицу попадут все комплексы работ, связанные с данным конструктивным элементом. Таблица «Материалы» заполняется после заполнения таблицы «Работы», в неё попадут материалы согласно комплексу и спецификации работ.

Рисунок 22

На закладке «Дополнительно» можно указать арендатора и договор аренды, если заявка поступила от арендатора.

Рисунок 23

На основании заявки можно сформировать документы «Выполнение работ по обслуживанию» и «Закрытие заявки на обслуживание».

Рисунок 24

Связь конструктивного элемента и комплекса работ устанавливается в документе «Ввод параметров эксплуатации объектов». Для объекта недвижимости и его элемента указывается комплекс работ по обслуживанию, спецификация, технологическая карта и график обслуживания.

Рисунок 25

Для формирования планов по затратам на обслуживание объектов недвижимости в программе есть документ «Планирование затрат на эксплуатацию». При нажатии кнопки «Заполнить» таблица «Работы» будет заполнена всем комплексами работ и работами, которые необходимо выполнить в заданном периоде согласно графикам обслуживания объектов недвижимости.

Рисунок 26

Отчеты по недвижимости

Далее рассмотрим отчеты раздела «Недвижимость». Они также разделены по блокам.

Рисунок 27

В блоке «Использование объектов недвижимости» содержатся отчеты, которые наглядно демонстрируют занятость объектов аренды, эффективность использования площадей и т.д. Например, в отчете «История объектов недвижимости» можно увидеть историю использования объекта недвижимости с отбором по периоду, арендатору, объекту и услуге аренды.

Рисунок 28

К блоку «Контроль взаиморасчетов» относятся все отчеты по взаиморасчетам с арендаторами. Отчет «Взаиморасчеты по услугам аренды» показывает начисления и оплату от арендаторов за определенный период.

Рисунок 29

Отчеты блока «Продажи услуг» дают возможность получить данные по объему продаж услуг, связанных с арендой недвижимости. Например, отчет «Расходы на оплату коммунальных услуг» дает сведения об объемах начисления тарифицируемых услуг. Исходным документом для этого отчета является документ «Акт снятия показаний счетчика».

Рисунок 30

Отчеты по плановым и фактическим поступлениям денежных средств находятся в блоке «Планирование поступлений». Для анализа исполнения планов по поступлению денежных средств от арендаторов за выбранный период предназначен отчет «План-фактный анализ поступления денежных средств».

Рисунок 31

Также в программе есть блок отчетов по эксплуатации объектов недвижимости. Отчет «Сведения о расходах на эксплуатацию объектов недвижимости» показывает информацию о фактических затратах на выполнение работ по обслуживанию объектов недвижимости.

Рисунок 32

Для наглядного представления основных показателей учета объектов недвижимости в программе есть функция «Монитор показателей по недвижимости». Здесь собраны диаграммы, отображающие основные показатели по использованию объектов недвижимости.

Рисунок 33

Еще в конфигурации есть блок «Сервис», в котором есть групповые обработки для пакетного создания документов или ввода однотипных объектов недвижимости. Обработки позволяют сократить время на создание похожих документов и повышают удобство работы с программой. Например, рассмотрим обработку «Групповая пролонгация договоров».

Здесь можно выбрать вид операции из предложенных вариантов («Пролонгация», «Изменение ставок», «Пролонгация и изменение ставок»). Также можно выбрать, документы какого вида будут создаваться при формировании документов. В табличной части «Отбор данных» можно установить отбор по организации, контрагенту, договору или дате окончания аренды.

Рисунок 34

В таблице «Ставки на услуги» можно внести данные об изменении ставки, вариант изменения ставки выбирается из значений «Установить значение» или «Изменить на процент». При изменении ставки на процент появляется возможность выбрать режим округления (не округлять, до единиц, до десятых, до сотых, до тысячных).

Рисунок 35

При нажатии на кнопку «Сформировать документы» программа создаст документы заданного вида с измененными сроками действия договора и измененной ставкой на указанные услуги.

Рисунок 36

Таким образом, конфигурация «Аренда и управление недвижимостью» для БГУ – это инструмент, позволяющий оптимизировать работу с арендными отношениями. Система значительно упрощает процессы учета, контроля и управления, что особенно важно для государственных учреждений с большим объемом имущественных активов. Внедрение данного решения позволяет повысить эффективность работы, сократить временные затраты на рутинные операции и обеспечить надежный контроль над всеми аспектами управления недвижимостью.