Новые возможности в 1С:Документооборот 3.0

Пирожникова Кристина Посмотреть все статьи >> Менеджер проектов франчайзинговой сети "ИнфоСофт".

19.04.2023

8601

Время прочтения - 10 мин.

Заказать консультацию

В январе 2023 года фирма «1С» опубликовала финальную версию 1С:ДО 3.0.

По информации от разработчиков программа 1С:ДО 3.0 значительно усовершенствована по сравнению с 1С:ДО 2.1. Изменения коснулись практически каждого раздела, каждой функциональности. При разработке были учтены пожелания клиентов и партнеров.

Рассмотрим обзорно часть нового функционала программы и функционала, доработанного из версии 1С:ДО 2.1. С полным списком преимуществ программы 1С:ДО 3.0 можно ознакомиться по ссылке.

ИНТЕРФЕЙС ПРОГРАММЫ

Реестры документов

В версии 1С:Документооборот 3.0 разработали справочник «Реестры» для документов и мероприятий.

При помощи реестра появилась возможность настраивать быстрый доступ к группам видов документов и мероприятий.

Подробнее

Настройку реестра могут осуществить:

- Ответственный за НСИ,

- Администратор.

Настройки в реестре можно установить:

- Для списков документов – в разрезе реестров,

- Для карточек – в разрезе видов документов/мероприятий.

Данные используемые для реестра:

- Документы,

- Мероприятия.

Расположение реестров в системе для пользователя: Начальная страница –> Реестры.

Расположение реестров в системе для настройки: НСИ –> Настройки Реестров.

СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ

Правила коммуникаций

Правила коммуникаций – опция, которая позволяет ограничить выбор адресатов документа и исполнителей действий. Например, чтобы сотрудники не могли выбрать для маршрута высшее руководство по ошибке.

Подробнее

Настройку реестра могут осуществить:

- Ответственный за НСИ,

- Администратор.

Настройки в реестре можно установить:

- Для списков документов – в разрезе реестров,

- Для карточек – в разрезе видов документов/мероприятий.

Данные используемые для реестра:

- Документы,

- Мероприятия.

Расположение реестров в системе для пользователя: Начальная страница –> Реестры.

Расположение реестров в системе для настройки: НСИ –> Настройки Реестров.

СТРУКТУРА ПРЕДПРИЯТИЯ

Критерий ограничений: ранг и подчиненность инициатора коммуникации и исполнителя.

Настройка Правил коммуникации в системе производится:

1. Администратором,

2. Ответственным за НСИ.

Правила распространяются на:

1. Документы, задачи,

2. Вид документа, задачи или тематику документа,

3. Участников.

Одно правило может содержать сразу несколько настроек для разных групп сотрудников: это могут быть инициаторы коммуникации или сотрудники, доступные для коммуникации.

Отработка настроенного правила коммуникации производится при выборе пользователя из формы списка. Если пользователя недоступен к выбору – отображается серым цветом. При попытке выбора отобразится сообщение.

Совместители

Разработан функционал внутреннего совместительства должностей.

Если сотрудник работает одновременно в разных подразделениях, то один пользователь назначается к разным «Сотрудникам» с разными должностями.

Такой пользователь может быть участником совершенно разных процессов и задач, соответствующих определенной должности.

Во всех объектах системы будет отображаться именно должность из маршрута документа.

В связи с разработкой Совместительства:

- права теперь назначаются не на Пользователей, а на Сотрудников,

- задачи направляются Сотрудникам.

Подробнее

Рассмотрим пример использования Совместителей в системе:

1. Открываем справочник Пользователи.

2. На форме списка доступен просмотр должностей пользователя.

3. Открываем карточку пользователя и переходим по гиперссылке Сотрудники, чтобы просмотреть совмещаемые должности пользователя.

4. Открываем справочник Сотрудники и подразделения, где сотрудники распределяются по подразделениям.

5. В карточке сотрудника теперь отображается Должность, также добавлен признак Основной сотрудник. Если признак активирован, то у сотрудника, совмещающего несколько должностей, данная является основной.

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

Документы

В версии 1С:Документооборот 3.0 справочник «Документы» объединяет в себе входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Для определения, к какому из документопотоков относится документ, реализованы фильтры.

Также в рабочем месте Документы версии 1С:Документооборот 3.0 реализован предпросмотр Описания задачи и Задач в работе по документу.

Классическое разделение на документопотоки осталось настройкой при Виде документа. Доступны варианты «Является входящей корреспонденцией», «Является исходящей корреспонденцией», «Является обращением от граждан».

Документы, которые сотрудник еще не просмотрел, выделяются в списке жирным шрифтом – новая функция «Признак прочтенности документов».

В списке документов есть обор по признаку Прочтенные/Непрочтенные.

В контекстном меню списка присутствует команда «Пометить как прочтенные/непрочтенные».

Дополнительно в список документов можно вывести колонку с иконкой Прочтенности (по умолчанию скрыта).

Документы считаются просмотренными:

- при открытии их карточки,

- при открытии файлов из области предпросмотра в списке документов.

Если в дальнейшем кто-то внесет изменения в карточку документа или его файл, то для текущего пользователя он снова станет непрочтенным.

Важность документов

В разделе «Работа с документами» появилась возможность присвоить документам «Важность» (приоритет). Это позволит обозначить для пользователей приоритет обработки документов.

То есть сначала в работу определяются документы с высокой важностью, далее - с нормальной и в последнюю - очередь с низкой.

Подробнее

Активация функционала в системе: Вид документа –> Галка «Использовать важность».

Установка важности в документе: открываем/создаем документ –> кликаем по значку Важности и выбираем значение –> записываем документ.

Пример отображения важности на форме списка документов.

Временные номера документов

Реализованы временные номера документов. Временные номера не отменяют регистрационные номера документов.

После получения регистрационного номера – временный номер может быть оставлен или удален.

Таблица 1 - сравнение параметров временного и регистрационного номеров

	Регистрационный номер	Временный номер
Заполнение	Заполняется после регистрации документа	Заполняется сразу при создании документа
Преимущества	–	Облегчает поиск. Документ можно искать без использования регистрационного номера
Активация	По умолчанию	В виде документа

Подробнее

Активация функционала временного номера: Вид документа –> Галка «Использовать временные номера».

Временные номера обладают всем инструментарием нумераторов, так как формируются с их помощью.

Пример отображения временного нумератора в форме списка документов.

Для использования временного номера необходимо:

1. Активировать использование временного номера,

2. Задать нумератор для временного номера с назначением «Для временных номеров».

Повторное использование регистрационных номеров

Теперь программа разрешает повторно использовать регистрационные номера, которые освободились при редактировании регистрационного номера вручную. Например, задание своего рег. номера либо очищение.

Данную настройку можно применить только для регистрационных номеров, на временные номера настройка не распространяется.

Система автоматически предлагает выбрать номер (при регистрации/перерегистрации), который не используется в следующем зарегистрированном документе с учетом настроек нумератора.

Подробнее

Активация функционала: НСИ –> Вид документа –> Нумератор –> Галка «Использовать пропущенные номера».

Пропущенные номера нумератора отображаются в Регистре сведений «Пропуски Регистрационных Номеров» и в нумераторе: НСИ –> Вид документа –> Нумератор –> гиперссылка Пропущенные номера.

Связи документов

Дополнен типовой механизм Связи документов. При помощи типового механизма Связей можно не только увидеть сведения о том, как документы связаны друг с другом, но и управлять ими.

Внесенные изменения:

- Интерфейс:

теперь получить данные о связях можно в один клик в новом окне Связи,
доступно построение отчета о структуре связей,
доступно добавление и удаление связей.

- Появилась возможность помечать связи как Важные (т.е. связи необходимые для уточнения смысла документа).

- Количество отображаемых связей можно изменить. По умолчанию просматриваются 3 уровня связей.

Форма создания и настройки связей соответствует версии 1С:Документооборот 2.1.

- Настройки связи дополнились функционалом:

Важность – отображается на форме списка связей и выступает как фильтр в списке связей по документу.
Синхронизация доступа со связанным документом:

Копировать – при копировании список сотрудников полностью переносится в связанный документ, чтобы у пользователя, который получает доступ к этому документу был доступ еще и к связанному документу.

Расширить – при расширении сотрудники из списка Доступ в документе (Ссылка из) добавляются в связанный документ (Ссылка на) к сотрудникам, которые уже есть в связанном документе.

Управление размещением дополнительных реквизитов

Появилась возможность размещать дополнительные реквизиты в любом месте карточки документа.

Размещение дополнительных реквизитов документа в системе:

1. Выбираем группу элементов в карточке дополнительного реквизита (поле Расположение).

2. Группу можно заполнить через копирование имени из конфигуратора.

3. Для объектов с несколькими формами указываем размещение для каждой или для определенной формы.

4. Дополнительный реквизит выводится на стандартной закладке Свойства, если расположение на заполнено или новая группа переименована/удалена.

ПРОЦЕССЫ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

Согласование в режиме замечаний

В версии 1С:Документооборот 3.0 обновлена возможность нескольким пользователям совместно работать над документами офисных форматов.

При согласовании в режиме замечаний:

- Пользователи работают в режиме замечаний одновременно (в версии 2.1 работа с документом по очереди),

- Замечания автоматически переносятся в виде комментариев в Word,

- Все замечания сохраняются в системе в привязке к пользователю,

- Замечания можно сохранить и занести их в лист согласования,

- Замечания можно принимать или отклонять.

Подробнее

Активация «Согласование в режиме замечаний» в системе производится в Правилах обработки документа в действии «Согласование».

Также для использования Согласования в режиме замечаний должно быть запущено задание на одном из клиентов «Выполнение заданий(клиент)» (Подсистема Настройка). Это позволит файлы, которые мы будем согласовывать в режиме замечаний, разбирать и преобразовывать на отдельные файлы html формата, чтобы текст отображался в 1С:ДО 3.0.

Вытеснение участников согласования

В версии 1С:Документооборот 3.0 в разделе Обработка документа появилась функция вытеснения участников согласования. Теперь программа может вытеснять участников согласования участниками подписания и утверждения.

Например, когда один сотрудник получает одинаковые задачи по одному и тому же документу. Такие ситуации возникают по причине сочетания правил обработки (маршрута документа) или интерактивном выборе участников пользователями.

Условия при которых произойдет вытеснение:

1. Участник согласования и участник подписания/утверждения – это одно и то же лицо.

2. Участник согласования и участник подписания/утверждения – это разные сотрудники, принадлежащие одному и тому же физическому лицу.

Важные аспекты:

- При включенных рангах подразделений ранг вытесняющего сотрудника должен быть меньше или равен рангу вытесняемого.

- Вытеснение напрямую зависит от разыменования в настройке действия. Если разыменование происходит не при заполнении действия, то участники, которые будут вытеснены, будут также помечены соответствующим образом в обработке документа.

- Действия, которые в результате вытеснения оказались без участников, будут пропущены обработкой по общим правилам.

- Участники, которые уже выполнили свои задачи или уже получили их, не вытесняются.

Подробнее

Активация функционала: Настройка –> Процессы и задачи –> Галка «Использовать вытеснение участников».

Рассмотрим пример вытеснения. В правилах обработки вида документа на этапах Согласование и Подписание дважды участвует одно и то же лицо – Федоров Олег Петрович.

Переходим на вкладку Обработка документа, проверяем актуальный маршрут, по которому документ будет запущен.

Вывод: Федоров Олег Петрович был исключен из этапа Согласования, но по-прежнему участвует в этапе Подписания. Данные изменения произошли так как в системе активирован функционал вытеснения.

Обработка документа

Появилась вкладка Обработка в карточке документа и виде документа.

Вкладка «Обработка» для пользователя позволяет настроить и посмотреть в один клик манипуляции над документом:

- Посмотреть маршрут документа, посмотреть уже пройденные и будущие этапы,

- Что уже сделано, а что еще предстоит,

- Какие задачи и перед какими сотрудниками стоят по данному документу.

Обработка документа – это гибко настраиваемые в разрезе видов документов Действия, которые осуществляются по Правилам обработки.

Что можно делать с Действиями:

- Создавать,

- Копировать,

- Редактировать.

Настройки могут быть периодичными, то есть можно менять состав действий начиная с некоторой даты – например, со следующего месяца. Периоды не должны пересекаться, то есть настройка должна быть уникальна на текущий момент времени. Недействующие настройки выделены серым цветом.

В Правилах обработки можно задать этапы, исполнителей, сроки и тд. Правила обработки задаются в виде документа на вкладке Настройки обработки.

Правила также могут быть периодичны и меняться с течением времени.

Тематики

В версии 1С:Документооборот 3.0 добавили новый справочник «Тематики документов». Он группирует документы в дополнительных разрезах по дополнительным критериям.

Тематики – это уточнения к видам документов. Настраиваются в карточке Вида документов.

Ценность использования «Тематик» для пользователя:

1. Тематики опциональны – можно использовать/не использовать, на усмотрение пользователей,

2. Они могут быть уникальными для каждого конкретного вида документов – помогают доуточнить вид документа до запроса (Например, тематика для СЗ «Командировка работника»),

3. Помогают при поиске документов, используются в фильтрации.

Подробнее

Активация функционала «Тематики» в системе: НСИ –> Виды документов –> конкретный Вид документа –> галка «Вести учет по тематикам».

РАБОТА С ФАЙЛАМИ

Предпросмотр файлов документов

Доработан раздел Работа с файлами. Одна из добавленных возможностей – предварительный просмотр файлов документа в карточке документа, задаче и списке Задачи мне.

Поддерживаемые типы файлов:

- Doc, docx, odt (формируется на клиенте с помощью COM-вызова MS Word или OpenOffice в тонком клиенте под Windows),

- Pdf (формируется на сервере с помощью программ ImageMagick + GhostScript, если установлена настройка программы),

- txt, html, картинки,

- формализованные файлы ЭДО,

- xls, ods, ppt, odp.

Подробнее

Рассмотрим пример предварительного просмотра в системе:

1. Открываем Начальную страницу системы.

2. Предпросмотр из списка Задачи мне. Встаем на задачу из списка и кликаем на документ, который хотим предварительно просмотреть, не открывая его.

a. В случае, если документ не готов к предварительному просмотру, то вместо содержания на экране отобразится информационное сообщение.

3. Предпросмотр документа из Задачи. Открываем задачу из списка и кликаем на документ, который хотим предварительно просмотреть, не открывая его.

4. Предпросмотр документа из Карточки документа. Открываем документ из списка. Внутри выбираем файл, который хотим предварительно просмотреть.

Контроль версий согласованных файлов

В версии 1С:Документооборот 3.0 реализована новая функция в Обработке документов – Контроль версий согласованных файлов. Если изменился файл после согласования, то программа подскажет об этом.

Подробнее

Активация функции производится при включении 2х настроек:

1. Настройка –> Настройка программы –> Документы: галка «Визы согласования»,

2. НСИ –> Виды документов –> Настройки объектов –> Настройка действия Согласование: галка «Формировать визы согласования».

Контроль версий согласованных файлов позволяет контролировать версии, а именно – запоминает согласованные версии файлов и показывает изменения, внесенные в файл после согласования.

Использование контроля версий согласованных файлов в системе:

Когда формируется печатная форма «Лист согласования» или «Лист согласования с историей», программа сравнивает версии и сообщает об отличиях в поле «Замечание, комментарий».

«Лист согласования» содержит информацию о том, что согласованная версия файла и текущая имеют различия.

«Лист согласования с историей» содержит информацию о замечаниях к документу и о различиях между согласованной версией файла и текущей.

Роли файлов

Изменена логика работы с Ролью файлов в документах.

В версии 2.1 работали с Предметами процесса, настраиваемыми в шаблоне процесса, а в версии 1С:ДО 3.0 данный функционал преобразуется как Роли файлов и настраивается для Вида документа.

1С:ДО 2.1

1С:ДО 3.0

Установить роль документа необходимо на этапе создания шаблона.

Изменить роль можно в еще не зарегистрированных документах, НО до того, как будет запущена обработка.

Настройки, которые можно установить для роли файла:

1. Обязательный файл. Обработка документа сможет начаться только тогда, когда файл с данной ролью будет прикреплен к карточке.

2. Только один файл. Только один файл с этой ролью может быть приложен к документу.

3. Файл электронного документа. Настройка активируется для отправки электронного документа по ЭДО.

Шаблоны имен файлов

В версии 1С:Документооборот 3.0 улучшили работу с файлами. Добавлена новая опция – Шаблоны имен файлов.

Теперь отсканированные или добавленные из шаблона документа файлы будут получать названия, сформированные по шаблону. Шаблон выглядит как «скан01-Имя документа».

Ценность использования Шаблонов имен файлов для пользователя: имя файла сразу содержит имя документа, и работать с такими файлами удобнее как в программе Word, так и в почте или при сохранении на диск.

Имя файла по шаблону сформируется при добавлении:

- Со сканера,

- По шаблону документа.

Шаблоны имен файлов хранятся в справочнике «Шаблоны имен файлов» (поиск через Все функции).

СОВМЕСТНАЯ РАБОТА

Помощники и замещающие

Появился функционал для помощников и замещающих.

Теперь каждому исполнителю можно назначить помощников или замещающих, что сделает работу в команде максимально продуктивной без лишних задержек.

Замещающий – это сотрудник, который при необходимости будет принимать решения (например, по доверенности) и осуществлять действия за другого сотрудника.

Объем полномочий замещающего определяется в настройках замещения.

Помощник – это пользователь, в чьи полномочия входит необходимость отмечать в программе действия, совершенные другим.

Объем задач помощника определяется в настройках замещения.

Подробнее

Замещающие и помощники настраиваются админом или самим сотрудником (если это предусмотрено его полномочиями):

1. Чтобы сотрудник мог назначить для себя замещающих и помощников необходимо добавить роль «Добавление и изменение замещающих и помощников».

2. Чтобы сотрудник мог назначить для любого пользователя замещающих и помощников необходимо добавить роль «Добавление и изменение замещающих и помощников без ограничений».

Человек, который или которому назначены помощник или замещающий, получит уведомление об этом.

Просмотр замещающих и помощников по конкретному пользователю: Настройка – Сотрудники и подразделения – конкретный Сотрудник.

НАСТРОЙКА ПРАВ

Локальные администраторы

В версию 1С:Документооборот 3.0 перенесена из 1С:ДО 2.1 возможность назначения Локальных администраторов.

Назначить локальных администраторов – значит назначить сотрудникам доступ, который не зависит от иных настроенных ограничений доступа к объектам.

Например, начальнику договорного отдела можно назначить неограниченный доступ на чтение всех договоров организации. Начальник получит доступ к договору, даже если не входит в его рабочую группу.

Подробнее

Возможность включается настройкой: Настройка программы –> Права доступа –> Локальные администраторы.

Принципы настройки:

- разрешение назначается для конкретного предмета,

- можно выбрать произвольные комбинации разрезов доступа,

- сотруднику можно выдать несколько разрешений по одному предмету.

Автозаполняемые рабочие группы пользователей

В версии 1С:ДО 3.0 рабочие группы пользователей можно заполнить:

- Вручную,

- Автоматически посредством программы по алгоритму (новое в версии 3.0). Данный вариант более удобен, так как не требует ручной актуализации.

Особенности автозаполнения:

- Рабочая группа будет заполняться по результату выполнения алгоритма, указанного в поле Алгоритм (см. рисунок).

- Автообновление состава рабочей группы по алгоритму происходит при выполнении Регламентного задания «Обновление автозаполняемых рабочих групп». По умолчанию – 1 раз в день.

- Вручную обновить состав рабочей группы можно по кнопке «Заполнить». При нажатии принудительно перезаполняется состав участников по алгоритму.

Редактировать список участников при активированном автозаполнении нельзя.

Автоматическое назначение прав по документу

Настройка прав доступа упростилась в сравнении с версией 1С:Документооборот 2.1. В версии 3.0 действует принцип назначения прав «по касанию», то есть кого «касается» документ – тот и получает доступ.

Вместо настроек прав папок, общих и специальных разрешений в политиках доступа права теперь автоматически назначаются всем, кто связан с документом.

Пользователи, указанные в маршруте документа (вкладка Обработка) получат доступ к документу для того, чтобы его обработать (согласовать, подписать и т. д.).

Добавление вручную пользователей на вкладку «Доступ» теперь отсутствует. Чтобы предоставить доступ пользователю к документу необходимо либо дополнить состав пользователей в маршруте обработки документа, либо воспользоваться функционалом Локального администратора для предоставления пользователю постоянного доступа к выбранным видам документов.

Состояния документов в разрезе действий

В версии 1С:Документооборот 3.0 пересмотрели и расширили состояния документов и настройки доступности по состоянию.

Теперь состояния стали точнее отражать статус документа, потому что теперь они записываются в разрезе устанавливающих их действий.

Настройки доступности по состоянию стали гибче. Теперь можно точнее настраивать доступ к отдельным полям документа, так как они настраиваются в разрезе видов действий.

Для каждого вида документа можно задать, какие этапы он должен пройти – раздел Настройки обработки.

На каждом из этапов мы можем указать, кто из пользователей имеет права, какие права и на какие реквизиты – это функционал Настройки доступности по состоянию.

Подробнее

Расположение в системе «Настройки доступности по состоянию»: Настройка –> Настройки доступности по состоянию

В версии 1С:ДО 3.0 функционал расширен:

- Появилась группировка состояний по видам действий,

- Настройку доступности можно задать для каждого дополнительного реквизита документа (2.1 – для всех доп. реквизитов).

1С:ДО 2.1

1С:ДО 3.0

НАСТРОЙКА И АДМИНИСТРИРОВАНИЕ

Очередь заданий

Доработан раздел Настройка. Появилась единая очередь заданий, необходимая для выполнения операций в фоновом режиме, которая обрабатывается одним регламентным заданием «Диспетчер обработки очереди заданий».

Через единую очередь заданий выполняются только:

1. Маршрутизации обработки документов и комплексных процессов,

2. Запуск процессов,

3. Выполнение задач.

Очередь не используется в файловой базе, но автоматически включается и используется в клиент-серверной базе.

Использование очереди заданий в системе:

- Диспетчер обработки очереди заданий отвечает за ее обработку. Часть заданий выполняется на сервере, а часть на клиенте.

- Есть функция контроля и оповещения о проблемах.

- Очередь заданий можно настраивать (Например, увеличить количество потоков обработки коротких или длинных заданий.

Очередь заданий в системе: Настройка –> Очередь заданий

Настройки очереди заданий в системе: Настройка –> Настройка программы –> Общие настройки –> Гиперссылка Очередь заданий

Скрипты в пользовательском режиме

В версии 1С: Документооборот 3.0 появилась возможность добавлять и/или изменять автоподстановки для документов и процессов в пользовательском режиме, а не только в конфигураторе.

Теперь пользователи могут сохранить свои алгоритмы, которые будут использоваться в скриптах:

- Автоподстановки,

- Настройки автозаполнения файлов,

- Метриках.