Начисление ретро-бонусов клиентов

В предыдущей статье мы подробно рассмотрели теоретические основы работы с ретро-бонусами в 1С: их назначение, разновидности, способы расчёта и ключевые особенности настройки в системе. Напомним, что Ретро-бонусы — это форма поощрения, которую поставщики или производители предоставляют покупателям на определённых условиях. Эти выплаты направлены на стимулирование покупательской активности, при этом они не влияют на стоимость уже поставленных товаров. Для полноценного использования возможностей этой функции важно не только знать общие принципы, но и разбираться в практических аспектах оформления — ведь большая часть работы с бонусами происходит с помощью специальных документов.

В этой статье мы перейдем к практической части и подробно разберём, как осуществляется начисление ретро-бонусов в программе, какие документы задействованы, в какой последовательности выполняются операции и на что обратить внимание при работе с конкретными полями. Приведём простые пошаговые инструкции, которые помогут освоить процесс на практике и избежать типичных ошибок при внедрении и ведении ретро-бонусных программ.

Документ «Начисление ретро-бонусов клиентов»

В системе управления клиентскими поощрениями ключевую роль играет документ «Начисление ретро-бонусов клиентов». Именно он фиксирует все расчёты и начисления, произведённые согласно условиям, подробно изложенным в документе Условия ретро-бонусов клиентов. Данный документ доступен в разделе CRM и маркетинг → Ретро-бонусы клиентов. При этом, пользователю предоставляется свобода выбора — документ можно создать как вручную, так и при помощи удобного рабочего места Групповое начисление ретро-бонусов.

Документ фиксирует в себе бонусы, начисленные по одному конкретному условию, организации, получателю и валюте за выбранный период. Кто именно является получателем бонуса, определяется в настройках расчёта документа условий:

Чтобы начисления прошли корректно, как контрагент, так и клиент должны быть включены в список участников бонусной программы либо не входить в исключения. Если по текущему условию имеется документ корректировки в статусе «На согласовании», провести начисление невозможно.

Для условий, где выбрана настройка «Начислить сразу» (то есть бонусы не рассчитываются системой автоматически), начисление выполняется мгновенно на дату документа в выбранной валюте. Если бонусы рассчитываются по выручке в разных валютах взаиморасчётов, система создаёт отдельные начисления для каждой валюты, не упуская ни малейшей детали.

Начисления могут быть как однократными, так и многократными — всё зависит от параметра «Периодичность начислений». При многократном начислении указывается период, который:

• соответствует периодичности в документе условий;
• пересекается с периодом действия условий;
• не пересекается с другими начислениями по тому же условию, участнику и валюте.

В зависимости от выбранного способа расчёта (по контрагенту, клиенту или их сочетанию), соответствующие реквизиты указываются либо в шапке, либо в табличной части документа. Последнюю можно заполнить двумя способами:

• воспользоваться функцией «Заполнить по условиям», чтобы автоматически объединить данные продаж с условиями бонуса;
• внести необходимые суммы бонуса вручную, не полагаясь на расчётную механику системы.

При заполнении по условиям система тщательно рассчитывает суммы бонусов, анализируя документы отгрузки: реализации, корректировки, акты и возвраты. В табличную часть выводятся следующие ключевые показатели:

• Выручка — сумма всех продаж по акционным позициям;
• Расчётная база — именно с этой суммы высчитывается бонус;
• Сумма бонуса, которая делится на:

  o    Расчётную — определённую по условиям и отгрузкам;

  o    К начислению — сумму, которую можно скорректировать вручную при необходимости.

Описание логики расчёта ретро-бонусов

Общие правила расчёта

Вся процедура расчёта ретро-бонуса выстроена вокруг чётких правил, обеспечивающих автоматизацию, прозрачность и гибкость бизнес-процессов. Процесс работает так:

• Система учитывает условия, зафиксированные в документе Условия ретро-бонусов клиентов.
• Параллельно анализируются данные продаж.

Расчёт ретро-бонуса происходит в несколько этапов:

1. Определяются исходные данные, на которых будет основан весь расчёт.
2. Проверяется, выполнены ли все коммерческие и организационные условия, чтобы бонус действительно мог быть начислен.
3. Формируется расчётная база и рассчитывается сам ретро-бонус.

Определение исходных данных для расчёта ретро-бонусов

В качестве отправной точки используется выручка, соответствующая условиям, заданным для конкретного вида ретро-бонуса. Тип выручки настраивается в параметре бонуса «База расчёта» — доступны варианты с учётом и без учёта НДС, а также в разных валютах: управленческого учёта (УУ), регламентированного учёта (РУ), взаиморасчётов или по базовым ценам.

Как определяется выручка?

Выручка может определяться при помощи следующих правил:

1. По документам и операциям

В расчёт выручки для начисления ретро-бонусов включаются суммы, отражённые в таких документах, как:

1. Реализация товаров и услуг
2. Корректировка реализации,
3. Возврат товаров
4. Акт выполненных работ.

При этом, если право собственности на товары переходит в более поздний срок, фиксация выручки производится по дате перехода права, а для корректировок используется дата соответствующего корректирующего документа. Следует отметить, что в расчёт не попадают продажи, учтённые по разделу Товары, переданные на комиссию, так как эти операции исключаются из обработки. Аналогичная логика применяется для операций по реализации через комиссионера и по отчётам комиссионеров, которые также исключаются из расчёта ретро-бонусов.

2. По участникам бонуса. Продажи фильтруются согласно способу указания участников в условиях:

• По контрагентам или клиентам: в учёт идут только те сделки, которые относятся к указанным в документе лицам или не попадают в список исключённых. Детализация возможна до каждого клиента или контрагента. Например, для Контрагент1 устанавливается бонус с 01.01.2024 по 01.02.2024, а для Контрагент1-Клиент1 — с 15.01.2024 по 31.03.2024; данные по Контрагент1-Клиент1 попадут в более поздний и узкий временной интервал.
• По ИНН: участвуют только те контрагенты, у которых заполнен ИНН. Если поле пусто и в условиях установлен режим «Выбранные» или «Кроме выбранных» — бонус не начисляется.
• По сегментам партнёров: учитываются клиенты, отнесённые к выбранным сегментам, либо не входящие в исключения.
• По договорам: фильтрация охватывает только сделки по выбранным договорам.
• По соглашениям: в расчёт участвуют сделки по перечисленным соглашениям (индивидуальным, типовым или производным индивидуальным, если опция «Включая индивидуальные» — активна).

  3. По товарам акционного перечня:

• В расчётную базу попадают только продажи тех товаров, которые указаны в условиях или не входят в исключения.
• Если в условиях применяются сегменты номенклатуры, система автоматически берёт в расчёт все продажи по товарам из соответствующих сегментов.

Проверка выполнения условий продаж

Настоящий этап контролирует достижение всех необходимых условий, предъявляемых к объёму продаж и их параметрам. Проверка идёт в нескольких срезах:

• по выбранному разрезу расчёта: контрагент, клиент или их сочетание.
• по валюте операции: каждое начисление по своей валюте.
• по периоду: системы сверяют фактический период с настроенным значением периодичности в документах.
• по номенклатуре и её характеристикам.

Для разных типов целевых показателей (план, сумма, количество и т.д.) применяется собственная, уникальная логика расчёта.

Расчёт базы и бонуса

Когда пул выручки подобран, система формирует расчётную базу — фундамент для начисления бонуса. В основу расчётов ложится та же логика разрезов, что и при проверке условий:

• по контрагенту, клиенту или их комбинации;
• по каждой валюте, если бонусы зависят от валюты взаиморасчётов;
• по периоду, заданному в условиях бонуса;
• по номенклатуре и характеристикам товаров.

Важно! «Если целевой показатель так и не был достигнут, ни расчётная база, ни бонусы начисляться не будут. Если же условия выполнены, всё рассчитывается в точном соответствии с выбранными правилами.»

Особенности расчёта по целевым показателям:

Для демонстрации целевых показателей было введено 3 продажи:

В видах ретро-бонуса клиента можно выбрать следующие показатели:

1. Не используется

• Условия не проверяются: бонус начисляется на всю выручку по товарам и участникам из условий.
• База расчета: Выручка.
• Формула: Бонус = Выручка × % бонуса (по каждой строке).
• Настройки «Не начислять сверх плана» и «Распределять по документам» здесь неприменимы.

Начисление бонусов:

2. Количество

Проверка условий осуществляется по каждой позиции и зависит от настройки шкалы:

1. Прогрессивная шкала:

• Условие выполнено, если продано ≥ одного из заданных планов.
• Бонус = Выручка * % бонуса по достигнутому плану
• Если включён флаг «Не начислять сверх плана»:

o    Расчёт базы производится по FIFO или пропорционально выручке.

o    Корректировка погрешностей в расчётах выполняется на последней строке зачёта.

• Продажи распределяются по диапазонам последовательно, начиная с первого; бонус рассчитывается по каждому диапазону отдельно.
• Используются два способа распределения: строго FIFO либо пропорционально выручке.

При настройке выбранных товаров появляется колонка «Кол-во, план»:

При формировании начисления бонусов по VIP-пакету не начисляется, так как план не был выполнен:

3. Количество (совокупно)

Условие выполнения: достигнуты все плановые количества по каждой позиции одновременно.

• База расчета: Выручка.
• Формула: Бонус = Выручка * % бонуса.
• Флаги распределения и ограничения сверх плана не применяются.

Теперь если хотя бы по одной из позиций не был выполнен план, то бонусы начисляться не будут:

4. Пакетное предложение

Условие выполнения: бонус начисляется за каждый полный проданный пакет. Состав пакета и плановые количества указываются в документе условий. Расчёт производится по каждой позиции и периоду отдельно.

1. По FIFO

• Для каждого товара определяется зачитываемое количество:
  План по товару × Кол-во проданных пакетов.
• Строки выручки сортируются по приоритету, дате, документу, количеству и сумме.
• До достижения зачётного количества строки выручки включаются в расчётную базу.
• § Формула:
  Бонус = Расчётная база * % бонуса.

2. Пропорционально выручке

• Расчёт общей базы:
  План * Кол-во пакетов * Общая выручка / Фактическое количество.
• Для каждой строки:
  Бонус = Расчётная база * % бонуса.
• Погрешность корректируется на последнюю положительную строку.

Документ условий:

В этом случае при выполнении плана по пакету (всей номенклатуре) начисляется бонус, но не более, чем на показатели плана:

5. Сумма

Условие выполнения: в зависимости от типа шкалы бывает:

• одно значение - условие выполнено, если фактическая выручка ≥ плановой суммы;
• прогрессивная шкала - план определяется как максимальная достигнутая нижняя граница среди заданных;
• по диапазонам - бонус рассчитывается по каждому диапазону отдельно, если сумма выручки ≥ 0.

Расчёт и распределение по документам:

1. Без флага "Не начислять сверх плана"

• Расчётная база: вся выручка.
• Формула:
  Бонус = Выручка * % бонуса.

2. С флагом "Не начислять сверх плана"

По FIFO:

• Выручка сортируется по приоритету, дате, документу, номенклатуре, характеристике и т.д.
• Строки суммируются до достижения плановой суммы, остаток выручки берётся частично.
• Корректировка:
  Общий бонус = План * % бонуса, разница корректируется на строке, где достигнут план.

Пропорционально выручке:

• Общая расчётная база = Плановая сумма.
• По строкам:
  База = План * Строка / Общая выручка.
• Погрешность — на последнюю положительную строку.

3. По диапазонам:

По FIFO:

• Строки последовательно распределяются по диапазонам до достижения границ.
• Бонус считается как:
  Расчётная база по диапазону * % бонуса.

Пропорционально выручке:

• До последнего достигнутого диапазона:
• База = Строка * Сумма диапазона / Общая выручка.
• Для последнего диапазона:
• База = остаток строки после вычета предыдущих баз.
• Итог корректируется на последнюю неотрицательную строку.

При плане в 200 000 RUB без начисления сверх плана:

Оформление выдачи и списания начисленных ретро-бонусов

У системы гибко и удобно реализованы способы предоставления клиенту начисленного ретро-бонуса:

• Можно оформить акт финансовой премии, после чего сумма идёт на выплату или зачёт задолженности;
• Либо списать бонусы при предоставлении их в немонетарной форме или при отказе в начислении.

Документ «Акт премии клиенту»

Этот документ — официальный подтверждающий акт, которым фиксируется факт начисления клиенту ретро-бонуса. Его можно создать в разделах: CRM и Маркетинг → Ретро-бонусы клиентов → Акты премий клиентам, либо Продажи → Расчеты с клиентами → Акты премий клиентам, а также на основании документа «Начисление ретро-бонусов клиентов».

Документ «Списание ретро-бонусов клиентов»

Когда нужно выдать бонус клиенту в неденежной форме либо списать его вследствие отказа, используется отдельный документ. Найти его несложно: он находится в разделе CRM и маркетинг, создаётся либо напрямую, либо на основании документа начисления по контрагенту или по клиенту.

Табличная часть позволяет быстро подобрать бонусы по остаткам, однако система не допускает, чтобы остатки были учтены одновременно в разных валютах. Пользователь имеет возможность откорректировать сумму вручную или удалить ненужные строки.

При проведении производится автоматическая проверка остатков по организации, контрагенту, партнёру, документу условий, периоду и валюте, обеспечивая строгий контроль корректности.

Не поддерживаются:

• Учет ретро-скидок, изменяющих цену товара.
• Автоматическое начисление резервов для ретро-бонусов в бухгалтерском и налоговом учете.
• Отражение ретро-бонусов в валовой прибыли.
• Ограничение условий ретро-бонусов по складам, подразделениям, направлениям деятельности.
• Работа с ретро-бонусами при выключенной опции «Независимо вести партнеров и контрагентов».
• Расчет бонусов по выручке от комиссионных продаж или операций выкупа товаров.
• Отражение ретро-бонусов через встречные акты, бесплатные партии товаров, скидки в последующих периодах (для этого используется документ «Списание ретро-бонусов клиентов» с оформлением соответствующих операций).
• Настройка условий ретро-бонусов для номенклатуры типа «Тара» и «Набор».