Корректировки реализаций и приобретений до ввода остатков

Корректировки приобретений и реализаций очень важный инструмент в ведении учета. Они помогают привести учетные данные в соответствие с фактическими и обеспечивают точное отражение хозяйственных операций в информационной системе предприятия.

В программах 1С:УТ, КА, ERP реализован функционал корректировок реализаций и приобретений до ввода остатков. 

В статье разберемся в нюансах процесса, чем такая корректировка отличается от обычной и какие ошибки могут возникнуть в процессе.

Функционал реализован для следующих операций:

• приобретений у поставщика товаров, услуг и прочих активов, услуг переработчика

• реализаций товаров, услуг и прочих активов, услуг переработчика

Виды корректировок предусмотрены такие же, как и для обычной корректировки:

Исправление ошибок – используется, если корректировка данных происходит из-за ошибок в количестве или цене. В этом случае регистрируется исправительный счет-фактура.

Корректировка по согласованию сторон – используется в случаях, когда корректировки вводятся по согласованию сторон.  Регистрируется корректировочный счет-фактура.

Обычную корректировку можно ввести на основании документа Приобретение товаров и услуг или Реализация товаров и услуг. Но когда нужно откорректировать документы до даты ввода остатков, таких документов в системе не существует. Для этого предназначен специальный первичный документ, который не создает проводок и записей в регистр, а используется только как «заглушка» для оформления корректировок и как партия товаров в документах ввода начальных остатков.

Чтобы иметь возможность вводить корректировки приобретений и реализаций, необходимо включить соответствующую функциональную опцию – для закупок в НСИ и администрирование – Закупки и для продаж в НСИ и администрирование – Продажи установить флаги.

Корректировки приобретений

Рассмотрим алгоритм создания корректировок приобретений. Для этого нужно открыть раздел Закупки – Документы закупки (все) и создать документ Корректировка до ввода остатков.

Выбираем тип корректировки – по товарам и услугам или по услугам и прочим активам.

В качестве основания выбираем первичный документ с видом Приобретение у поставщика. Если такого документа в системе еще нет, то его необходимо создать. На этом этапе важно проверить наличие нужного документа в журнале первичных документов через Функции технического специалиста или из документа ввода начальных остатков. Так как документ в системе может существовать непроведенный. Но в списке при создании корректировки его нет, потому что там отражаются только проведенные документы.

Особенно важно это отследить, если в организации применяется метод оценки запасов по ФИФО. Первичный документ используется в документах ввода начальных остатков в качестве партии товаров и начальная себестоимость товара будет отражена в системе по той партии, которая указана в документе. Если в такой ситуации создать аналогичный первичный документ и использовать его в документе корректировки, то при расчете себестоимости возникнут минусовые остатки по партиям и ошибки в закрытии месяца.

Еще один важный момент. Если при расчетах с поставщиком используются соглашения или договоры, и в документе корректировки они указаны, то у первичного документа порядок расчетов должен быть такой же, как и детализация у выбранного договора или соглашения с поставщиком. Иначе в списке его также не будет.

В первичном документе нужно указать тип Приобретение у поставщика, указать иную первичную информацию из документа поставщика, номер, дату, суммы документа, подразделение и направление деятельности.

После создания первичного документа нужно зарегистрировать счет-фактуру по гиперссылке Зарегистрировать счет-фактуру. На этом этапе, если корректировка к корректировочному счету-фактуру, то нужно указать, что счет-фактура корректировочный.

После того как выбран первичный документ и все необходимые поля на вкладке Основное заполнены, нужно перейти на вкладку Данные корректировки и заполнить данные о корректируемых строках вручную – указать количество и суммы до и после корректировки. Документ корректировки не заполняется данными из первичного документа, как при обычной корректировке, так как в первичном документе не содержится информации о товарах.

После заполнения данных о сумме, в зависимости от того, увеличение либо уменьшение итоговой суммы происходит, программа проанализирует и предложит выбрать вариант отражения - увеличить/уменьшить стоимость товара или отразить на расходах/доходах.

После проведения документа корректировки необходимо зарегистрировать счет-фактуру по гиперссылке Зарегистрировать счет-фактуру.

Рассмотрим на примере, как формируются проводки при различных ситуациях. Если выбран вариант отражения Увеличить закупку, учесть при инвентаризации, то проводки сформируются следующим образом:

Проводка по принятию НДС к вычету сформируется в счете-фактуре:

Если выбран вариант отражения Уменьшить закупку, учесть при инвентаризации, то проводки сформируются следующим образом:

Проводка по восстановлению НДС формируется в счете-фактуре:

Если выбран вариант отражения Отразить на доходах/Списать на расходы, то необходимо указать статью доходов/расходов:

Исправление ошибок

Рассмотрим ситуацию, когда совершили ошибку и по документу поставщика в прошлом периоде приняли к вычету больше НДС, чем указано в документе. Нужно выбрать вид корректировки Исправление ошибок. Все остальные шаги по заполнению вкладки Основное и Данные корректировки заполняем, как описано выше.

После заполнения корректных сумм по товарам или услугам нужно зарегистрировать исправительный счет-фактуру по гиперссылке Зарегистрировать счет-фактуру. В счете-фактуре необходимо указать период, в котором следует отразить исправление. По ссылке Изменить суммы документа указать корректные суммы для отражения в книге покупок – сколько было принято к вычету первоначально и верную сумму по документу поставщика.

После этого в дополнительном листе к книге покупок будут отражены корректные суммы

Корректировки реализаций

Рассмотрим алгоритм создания корректировок реализаций. Для этого нужно открыть раздел Закупки – Документы продажи (все) и создать документ Корректировка до ввода остатков.

Вкладка Основное заполняется аналогично корректировкам приобретения. Тип первичного документа должен быть Реализация клиенту

На вкладке Данные корректировки нужно указать количество и суммы до и после корректировки. При выборе варианта отражения Списать на расходы/Отразить в доходах необходимо выбрать статью расходов или доходов соответственно.

При выборе варианта отражения Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации необходимо указать себестоимость:

• вручную;

• равную сумме документа;

• по виду цен, если цены установлены.

Документы корректировки приобретений и реализаций формируют бухгалтерские проводки и движения по регистрам финансового контура, но не производят движение ТМЦ по складу.

Рассмотрим ситуацию на следующем примере. 

В корректировке реализации произошло увеличение количества по номенклатуре Пылесос Мобиль (Автомат) на 5 шт. и уменьшение Вентилятор оконный, модель 900 на 10 шт. 

Вариант отражения выбран Увеличить реализацию, учесть при инвентаризации и Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации соответственно.

В отчете Себестоимость товаров организаций видно изменение количества и себестоимости товара. Аналогично и в оборотно-сальдовой ведомости произошло движение по количеству.

Для движения в складском учете необходимо дополнительно оформить складские ордера по отражению недостач или излишков. В отчете Ведомость по товарам на складах видно, что движение товара – приход и расход – сформирован документами отражение недостач и излишков

Корректировка приобретения и реализации услуг по переработке

В программе 1С:ERP для операций переработки реализована возможность корректировки только услуг по переработке. То есть провести корректировку переданных/полученных ТМЦ или выпуска готовой продукции не получится с помощью документа Корректировка до ввода остатков.

Для оформления операции нужно выбрать договор с переработчиком. Цель договора должна быть Передача в переработку. При выборе типа корректировки - Корректировка услуг по номенклатуре на вкладке Данные корректировки для выбора доступна только номенклатура с типом Услуга.

В остальном корректировка услуг по переработке оформляется как корректировка товаров и услуг по алгоритму, описанному выше.

Аналогичным образом оформляется корректировка реализации услуг по переработке. Цель договора должна быть в этом случае Прием в переработку.

Ошибки, которые могут возникнуть в процессе

Теперь рассмотрим, какие ошибки могут возникнуть после корректировок приобретений и реализаций.

После создания первичного документа до ввода остатков программа потребует провести процедуру закрытия месяца за прошлый период, когда учет в программе еще не вели.

Для устранения данной ошибки в рабочем месте Закрытие месяца по кнопке Еще открыть Задания к расчету и Неоперативная очередь заданий и удалить операции с датой прошлого периода

Ошибка в операции расчета себестоимости

Вероятная причина ошибки - если при методе оценки запасов ФИФО в документах ввода начальных остатков не сформированы записи в регистре Себестоимость товаров Партия и Аналитика учета партий.

Такая ошибка может возникнуть, если дата начала настроек учетной политики организации установлена с той же даты, когда начали вести учет. Рекомендуется устанавливать начало ведения учетной политики хотя бы на месяц раньше начала учета в новой программе. Некорректная дата повлечет некорректный ввод начальных остатков по товарам. А именно, если в учетной политике установлен метод оценки запасов ФИФО, то при вводе начальных остатков по ТМЦ не сформируются записи в регистры по партиям.

Сформировав универсальный отчет по регистру накопления Себестоимость товаров по ошибочной номенклатуре можно увидеть, что сумма корректировки отражена по партии, а начальный остаток «висит» без указании партии. В результате образуются нулевые остатки, что приводит к ошибке в расчете себестоимости.

Тогда нужно проверить дату начала настроек учетной политики – они должны быть раньше начала учета и исправить документы ввода начальных остатков, чтобы сформировались корректные записи в регистр

Мы рассмотрели корректировки закупок и продаж до ввода начальных остатков. Понимание нюансов корректировок и возможных «подводных камней» поможет бухгалтеру избежать некоторых ошибок и минимизировать необходимость ручных исправлений.