Как избежать дублирования данных в Битрикс24

Дубликаты контактов, компаний и сделок — частая проблема при работе с CRM-системами. Они не только усложняют работу с данными, но и могут привести к ошибкам в аналитике, снижению лояльности клиентов и эффективности продаж. В этой статье мы расскажем, как избежать дублирования данных в Битрикс24, используя встроенные инструменты и настройки, а также приложения из Маркетплейса.

1. Настройка автоматического поиска дубликатов

Битрикс24 позволяет настроить автоматическое выявление дубликатов при создании новых записей. Перейдите в раздел «Настройки CRM» - «Другое» - «Прочие настройки» и активируйте поиск дубликатов для контактов, компаний и сделок. При попытке указать существующие контактные данные, реквизиты, а также аналогичные названия система отобразить подсказку с существующей карточкой, как на рисунке 1.

Рисунок 1. Создание контакта с существующей в CRM почтой

Также в каждом списке доступна настройка автоматического контроля дубликатов, для этого выберете поля, по которым нужно выполнять проверку совпадения (пункт 1 на рисунке 2), а затем настройте периодичность автоматического контроля (пункт 2 на рисунке 2). В случае полного совпадения полей дубли будут объединены автоматически. В случае расхождения данных у администраторов портала будет появляться всплывающее уведомление, а объединение дубликатов вручную осуществляется в разделе Контроля дубликатов.

Рисунок 2. Контроль дубликатов в Контактах

2. Использование интеграций с внешними системами

Если вы импортируете данные из внешних источников, например, из Excel, Google Sheets или другой CRM, убедитесь, что интеграция настроена корректно. Битрикс24 поддерживает синхронизацию с множеством внешних сервисов, и важно использовать функцию «Объединение дубликатов» при импорте, чтобы избежать создания новых записей вместо обновления существующих.

Примеры технических возможностей:

- При импорте из Excel можно указать, что поле «Email» должно использоваться как ключ для поиска дубликатов.

- В настройках импорта можно выбрать режим «Обновлять существующие записи», чтобы система не создавала дубликаты, а обновляла имеющиеся контакты.

3. Обучение сотрудников работе с CRM

Часто дубликаты возникают из-за человеческого фактора. Сотрудники могут не знать, что контакт существует, и создать новый. Регулярно проводите обучение, объясняйте, как искать существующие записи, и наставляйте на внимательность при вводе данных.

Примеры технических возможностей:

- В Битрикс24 есть автозаполнение полей при вводе контакта — система предлагает варианты существующих записей, как на рисунке 3.

Рисунок 3. Контроль дубликатов в Контактах

- Можно настроить обязательные поля при создании контакта или компании, чтобы сотрудникам приходилось вводить больше информации и снижалась вероятность ошибки.

4. Внедрение стандартов ввода данных

Установите правила форматирования данных: например, требование вводить полное имя клиента, стандартизировать телефонные номера и email-адреса. Это поможет системе точнее находить дубликаты и сократит количество ошибок при ручном вводе.

Примеры технических возможностей:

- Настройте автоматическое приведение к строчному/заглавному регистру для полей, таких как имя и фамилия.

5. Регулярная проверка и очистка базы данных

Даже при соблюдении всех правил со временем в базе могут накапливаться дубликаты. Регулярно используйте встроенный инструмент. «Поиск дубликатов в разделе «CRM» → «Контакты» или «Компании». Вы можете настроить автоматическую очистку или назначить ответственных за проверку и объединение записей.

Технические примеры:

- В разделе «CRM» - «Контакты» - «Поиск дубликатов» можно задать критерии поиска: совпадение по имени, телефону, email и т.д.

- Можно создать автоматический сценарий в разделе «Автоматизация», который будет проверять новые контакты на дубликаты и отправлять уведомление ответственному.

- Используйте приложения из Битрикс24.Маркетплейс или REST API, чтобы настроить автоматическую проверку дубликатов при интеграции с другими системами.

Соблюдение этих рекомендаций поможет вашей команде поддерживать чистоту и актуальность данных в Битрикс24, что повысит эффективность работы с клиентами и точность аналитики.

Если вам нужна помощь с настройкой или интеграцией, мы всегда рады помочь!