Функционал бронирования помещений в 1С:Документооборот 3.0

В организациях с большим количеством сотрудников для ведения расписания занятости помещений: актовых залов, переговорок, рабочих мест и иных, используются бумажные журналы или табличные файлы и другие инструменты. Вместе с тем в организациях, где уже есть программа 1С:Документооборот, функционал бронирования помещений остается недооцененным и используется в дополнение к другим блокам, хотя он может работать автономно и сам по себе эффективен в части резервирования мест общего пользования.

Тема бронирования представляет интерес для тех, кто уже работает с программой, и будет полезна для секретарей, администраторов, зачастую ответственных за распределение мест в организациях, а также сотрудникам, пользующимся общими офисными территориями.

Типовая программа 1С:Документооборот 3.0 позволяет гибко управлять процессом резервирования мест в организации. 

Автоматизация процесса бронирования включает в себя следующие этапы:

1. Создание и настройка объектов бронирования.

2. Настройка окна «Бронирование помещений».

3. Создание брони и настройка повторения.

Рассмотрим этот процесс подробнее.

1. Создание и настройка объектов бронирования

Настроить функционал бронирования не сложно, с этим справится любой пользователь. Но важно, чтобы у него были полные права или роль «Добавление и изменение НСИ».

Сначала нужно создать и настроить объекты бронирования в специальном справочнике. Это могут быть офисы, рабочие места, комнаты для переговоров или шкафы с ячейками внутри офисов. Из объектов можно создавать иерархическую структуру. Пример такой иерархии представлен на рисунке 1.

Рисунок 1

В карточку вышестоящего объекта можно добавить схему или фотографию, чтобы пользователям было понятно, какие есть объекты внутри и где они расположены. Рисунок 2.

Рисунок 2

В нижестоящие объекты можно добавлять схему для удобства навигации пользователей по входящим в них объектам. Пример добавления схемы ячеек в шкафу в офисе представлен ниже на рисунке 3.

Рисунок 3

Таким образом можно создавать любую структуру объектов бронирования и определять их расположение относительно друг друга.

Еще можно объединять несколько мест в один объект и для него устанавливать общие настройки бронирования, например, если рабочие места распределяются между группами сотрудников по секторам. Рисунок 4.

Рисунок 4

Кроме схемы, в карточке можно гибко настраивать условия для каждого объекта бронирования. На рисунке 5 приведен пример заполнения условий.

Рисунок 5

Представленные на рисунке выше поля позволяют настраивать следующие условия:

• Можно бронировать – этот признак устанавливается для объектов, доступных для резервирования. Если в данный момент объект не подлежит бронированию, признак заполнять не нужно.

• Описание – не обязательно к заполнению. Можно указать, чем оснащено помещение или рабочее место, а также указать другую важную информацию об объекте.

• Вместимость – указывается число, по которому система будет проверять количество человек в брони. Используется для настройки сектора, состоящего из нескольких рабочих мест. Если контроль заполнения не нужен, поле не заполняется.

• Ответственный – должен быть обязательно заполнен, если устанавливается признак «Брони вводит только ответственный». В остальных случаях указывать пользователя не обязательно.

• Брони вводит только ответственный – с помощью этого признака можно закреплять право бронирования объекта за конкретным пользователем. Если признак не заполнен, любой пользователь может создать бронь. Если отмечен – только пользователь, указанный в поле «Ответственный».

• Ответственный за хозяйственное обеспечение – указывается пользователь. Нужно указывать сотрудника, если планируется уведомлять этого пользователя при создании брони.

• Ответственный за техническое обеспечение – указывается пользователь. Нужно указывать сотрудника, если планируется уведомлять этого пользователя при создании брони.

Не обязательно создавать и настраивать все помещения и места сразу, можно создавать карточки только для бронируемых объектов. Далее по мере необходимости добавлять и настраивать новые объекты.

2. Настройка окна «Бронирование помещений»

В системе 1С:Документооборот 3.0 резервирование мест осуществляется путем создания документа «Бронь».

Для удобства пользователей в раздел «Совместная работа» добавлен инструмент «Бронирование помещений». С его помощью можно быстро находить свободные помещения и создавать брони. Каждый пользователь может настроить его индивидуально по своему усмотрению.

«Бронирование помещений» представляет собой планировщик, где слева расположены отборы для удобства поиска по заданным параметрам, а справа расписание по территориям. При первом открытии бронирования, когда нет текущих отборов, поле справа пустое. Далее система запоминает последний отбор и показывает его при следующем открытии планировщика.

С помощью календаря в отборе «Дата и время» можно легко установить нужный день для просмотра броней. Рисунок 6. Быстро перемещаться по датам можно с помощью навигационных стрелок над отбором.

Рисунок 6

Очень помогает при бронировании фильтр «Время с: по:». Система отбирает и показывает только те помещения, у которых в указанную дату и время отсутствуют брони. Пример отбора представлен на рисунке 7.

Рисунок 7

Отбор «Территории» нужен, чтобы отмечать только интересующие объекты. Для удобства пользователей в фильтре все территории отображены с учетом иерархии. Жирным шрифтом выделены доступные для бронирования помещения, а синим значком отмечены те, у которых можно посмотреть приложенную схему и настройки. Рисунок 8.

Рисунок 8

Фильтр «Вместимость» позволяет быстро найти свободные помещения с заданным количеством мест. Объекты с незаполненной вместимостью в отборе не участвуют. На рисунке 9 пример отбора по заданным параметрам.

Рисунок 9

Помимо настроек в отборах, можно индивидуально устанавливать настройки просмотра броней в расписании. Рисунок 10.

Рисунок 10

3. Создание брони и настройка повторения

Бронировать объекты можно разными способами. Самый удобный – в окне «Бронирование помещений», где можно быстро создать бронь, кликнув курсором в нужное время в колонке нужного помещения. Система создаст документ, в котором уже будут заполнена часть полей: «Сотрудник», «Помещение», «Когда».

Преимущество функционала бронирования в том, что система автоматически контролирует пересечения при создании брони и выводит сообщение при возникновении такой ситуации. Рисунок 11.

Рисунок 11

Программа предложит другое свободное время по этому объекту или другое помещение. Рисунок 12.

Рисунок 12

А при попытке забронировать объект, в настройках которого установлено, что брони вводит только ответственный, другому пользователю система не позволит создать бронь. В этой ситуации появится информационное сообщение, как на рисунке 13.

Рисунок 13

Помимо вышеперечисленных проверок, система осуществляет контроль по количеству человек при создании брони для объектов, в настройках которых указана вместимость. Если указать количество человек, превышающее вместимость помещения, система выведет сообщение об этом, как на рисунке 14.

Рисунок 14

Таким образом, система регулирует действия всех пользователей в разделе бронирования в соответствии с настройками объектов.

Еще одно удобство функционала бронирования – настройка повторения. Она значительно экономит время на создание броней и позволяет гибко регулировать частоту и сроки повторения. Механизм простой и интуитивно понятный. Рассмотрим несколько примеров создания броней и настроек повторения для них.

Пример 1: Начальник отдела маркетинга каждую среду проводит встречи с клиентами с 10 до 16 часов.

Для данного примера можно создать бронь, как на рисунке 15.

Рисунок 15

А потом настроить повторение, как на рисунке 16.

Рисунок 16

Здесь видим, что «Частота повторения» имеет несколько значений, у каждого из которых есть дополнительные настройки, например, «По дням недели» в данном случае.

«Завершение» повторения можно настраивать по дате, по количеству повторений или не завершать.

А «Интервал повторения» можно указывать разный. В данном случае указать не каждую неделю, а через каждые 2 или 3  недели.

Пример 2: Маркетолог для своих личных вещей занимает полку в шкафу до конца года.

Здесь можно указать дату начала текущую, а дату окончания – конец текущего года. Рисунок 17. Повторение не настраивать. Важно учитывать, что при бронировании периода настроить повторение можно только на первый день периода, а на остальные дни нет.

Рисунок 17

Пример 3: Раз в месяц проходит собрание отдела продаж. Предварительно нужно проверить проектор и поставить 2 дополнительных стула.

Для этого примера бронь на комнату для собраний можно создать, как на рисунке 18.

Рисунок 18

В настройке повторения в разделе «По дням месяца» установить «В день недели», чтобы собрание назначалось только в рабочий день.

Функционал бронирования позволяет создать из брони разного вида задачи сотрудникам и даже комплексные процессы, если это необходимо.

В данном примере, техническому специалисту можно отправить поручение о проверке проектора, где в приложениях будет указана бронь и данные о ней. Рисунок 19.

Рисунок 19

Статус выполнения созданных задач удобно отслеживать в брони по ссылке.

Если в настройках для помещения указаны ответственные за хозяйственное обеспечение и за техническое обеспечение, то этим пользователям система автоматически сформирует уведомления с описанием комментария из брони.

Для организации, использующей функционал мероприятий, существует свой способ бронирования. Создается мероприятие, в котором указывается место его проведения. Таким образом, автоматически создается бронь на это помещение на указанные время и дату.

Итак, мы рассмотрели программные возможности конфигурации 1С:Документооборот 3.0 в части бронирования помещений, а также примеры ситуаций с разными особенностями бронирования. На основании этого можно сделать следующие выводы. В качестве объекта бронирования могут выступать разные помещения, отдельные рабочие места, полки и ячейки. Графики бронирования могут настраиваться с разной частотой и продолжительностью. Система исключает пересечения при резервировании мест. А функционал бронирования может использоваться отдельным блоком, а не только в дополнение к автоматизации мероприятий.

Можно верить, что при более широком использовании функционала бронирования помещений в организациях, этот раздел в программе 1С:Документооборот 3.0 будет в дальнейшем развиваться и расширяться.

С помощью существующих типовых возможностей конфигурации 1С:Документооборот 3.0 можно организовать эффективное использование ресурсов организации от больших помещений до посадочных мест в текущей работе и под конкретные мероприятия.