Формирование и подписание электронных регистров бухгалтерского учета

С 01.01.2023 внутренний электронный документооборот (ВЭДО) стал обязательным при ведении бюджетного учета. Порядок ведения ВЭДО утвержден Приказами Минфина России № 61Н, 100Н и 103Н. Этими приказами регламентируются не только унифицированные формы электронных первичных учетных документов, но и формы электронных регистров бухгалтерского учета.

Часть из форм электронных регистров формируется в «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» (БГУ), а часть из них – в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗГУ).

В этой статье рассмотрим те, которые формируются в ЗГУ 3.1 (начиная с релиза 3.1.29.78):

• форма 0504094 «Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами» применяется для формирования в электронном виде сведений о командировочных, компенсационных, иных выплатах физическим лицам (за исключением выплат, связанных с оплатой труда, выплат по договорам гражданско-правового характера), доходов, полученных ими в натуральной форме, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами);

• форма 0509095 «Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами» применяется для формирования в электронном виде сведений о выплатах, связанных с оплатой труда, выплат по договорам гражданско-правового характера, о командировочных, компенсационных, иных выплатах физическим лицам (за исключением доходов, полученных ими в натуральной форме, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами).

Ведомости формируются и подписываются помесячно.

Подписание формы 0504094:

В Методических рекомендациях «Приложение № 5 к приказу Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н» (в редакции Приказа Минфина России от 15 июня 2020 г. № 103Н) форма 0504094 подписывается работником бухгалтерского подразделения, ответственным за её составление, простой ЭП (поле «Составил») и работником бухгалтерского подразделения, ответственным за проведение контроля, ЭЦП (поле «Проверил»).

Подписание формы 0509095:

Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний «Приложение N 5 к приказу Минфина России от 15.04.2021 г. № 61н»):

• квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);

• простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.

Поскольку в Методических рекомендациях нет информации о подписывающих лицах формы 0509095, рекомендуется закрепить регламент подписания регистров в учётной политике.

Однако согласно п.5 Методических рекомендаций подписание регистров производится должностным лицом, ответственным за оформление электронного регистра (поле «Составил»), а также главным бухгалтером или иным уполномоченным им лицом (поле «Проверил»).

В ЗГУ есть возможность подписывать файлы, но только квалифицированными электронными подписями, поэтому при подписании регистров 0504094 и 0509095 в регламенте подписания следует указать подписание и составляющим сотрудником, и проверяющим с помощью ЭЦП.

В случае подписания регистров с помощью других программных продуктов следует ориентироваться на возможности этих программных продуктов.

Рассмотрим последовательность действий для настройки ЗГУ, формирования ведомостей, их подписи и хранения.

1.  Добавление подписей

Перед подписанием необходимо добавить электронные подписи в программу. Это можно сделать через меню «Администрирование» - «Общие настройки»:

Необходимо поставить галку «Электронная подпись» в разделе «Электронная подпись и шифрование» (если она еще не стоит) и перейти в «Сертификаты и приложения электронной подписи и шифрования»:

Теперь нужно добавить подписи:

После добавления подписей становится возможным подписание любых вложенных файлов, в том числе и сформированных регистров учета.

2. Формирование регистров

Регистры учета формируются в меню «Зарплата» - «Отчеты по зарплате»

Перед формированием отчета следует указать подписантов:

Сформированный отчет следует сохранить на компьютер, например, в формате pdf:

3. Запись файла в программу и подписание

Записать файл в программу можно через меню «Администрирование» - «Файлы»:

ВАЖНО: у пользователей, которые будут подписывать регистры, должно быть достаточно прав на доступ к меню «Администрирование».

Для удобства поиска и хранения файлов можно создавать папки по кнопке «Создать новую папку».

После добавления файлов их нужно подписать в том порядке, в котором идут подписанты в печатной форме, т.е. сначала составитель, а после него – проверяющий:

Проверить, кто уже подписал и когда, можно, если открыть карточку файла «Еще» - «Открыть карточку» (или горячей клавишей F2):

Информация на закладке «Электронные подписи» будет появляться по мере подписания файла:

Если файл подписан хотя бы одной подписью, то в списке он помечается «штампиком»:

В этой статье мы ознакомились с тем, какие электронные регистры необходимо ежемесячно формировать в ЗГУ и каким образом их можно подписывать, используя программный продукт «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».

Если у вас остались вопросы, то вы всегда можете обратиться за помощью к нашим специалистам.