Формирование электронного Акта сверки расчетов с контрагентом

Рассмотрим ситуацию на примере взаиморасчетов нашей организации ООО Торговый дом «Комплексный» и организации покупателя ООО «Конфетпром».

Чтобы перейти к созданию акта сверки расчетов с контрагентом перейдем в раздел «Продажи» - «Акты сверки расчетов». (Рисунок 1)

Рисунок 1

По кнопке «Создать» создаем новый акт сверки. (Рисунок 2)

Рисунок 2

Заполняем поля «Контрагент» и «Период». При необходимости заполняем поле «Договор». (Рисунок 3)

Рисунок 3

Обратим внимание, что в такой форме есть возможность заполнить табличную часть документа, как по нашей организации и контрагенту, так и только по нашей организации. (Рисунок 4)

Рисунок 4

Далее в шапке документа устанавливаем переключатель «В электронном виде». (Рисунок 5)

Рисунок 5

После установки переключателя пропадает возможность заполнить документ по данным нашей организации и контрагента. По кнопке «Заполнить» заполняем табличную часть. (Рисунок 6)

Рисунок 6

Табличная часть заполняется только по данным нашей организации. (Рисунок 7)

Рисунок 7

На вкладке «По данным контрагента» программа уведомляет о том, что данные контрагента будут заполнены на основании входящего электронного документа. (Рисунок 8)

Рисунок 8

Записываем документ по кнопке «Записать». (Рисунок 9)

Рисунок 9

Чтобы выгрузить документ в XML файл, в правом верхнем углу кликаем по кнопке «Ещё», из списка представленных функций выбираем «ЭДО» и далее «Выгрузить документ в файл». (Рисунок 10)

Рисунок 10

Необходимо выбрать выгрузить «На диск» и нажать кнопку «Выполнить». (Рисунок 11)

Рисунок 11

Далее программа предложит выбрать папку на личном компьютере для выгрузки, после выбора папки кликаем «Сохранить». Документ сохранится в формате ZIP. (Рисунок 12)

Рисунок 12

Чтобы из архивного файла извлечь нужный нам документ в формате XML, достаточно дважды кликнуть по файлу и провалиться внутрь. Из содержимого файла нас интересует папка 1, кликаем по ней. (Рисунок 13)

Рисунок 13

В папке находится интересующий нас файл в нужном формате, он имеет наибольший размер и его наименование идентично наименованию ZIP файла. (Рисунок 14)

Рисунок 14

Извлекаем его, наводим на него курсор и зажимаем левую кнопку мыши, переносим файл, например, на рабочий стол.

Чтобы напрямую из программы отправить контрагенту документ в формате XML по электронной почте, необходимо, чтобы в программе была настроена учетная запись электронной почты организации. На этапе выгрузки документов в файл нужно выбрать «Вложение в эл. письмо», заполнить адрес электронной почты контрагента и выбрать адрес электронной почты организации из списка, по окончании заполнения полей, нажать кнопку «Выполнить». (Рисунок 15)

Рисунок 15

После того, как наш акт сверки отправлен контрагенту, контрагент аналогичным образом составляет акт сверки у себя и отправляет нам свои данные. Для того, чтобы загрузить в базу данные контрагента аналогично выгрузке файла кликаем «Ещё» - «ЭДО» и, затем, «Загрузить документ из файла». (Рисунок 16)

Рисунок 16

После чего откроется проводник, в котором мы сможем выбрать нужную папку на компьютере, где находится файл XML от контрагента, в нашем случае от ООО «Конфетпром». Выбираем файл, нажимаем «Открыть» и данные из файла переносятся в программу. На данном этапе возникает возможность загрузить полученные данные, как новый документ, либо перезаполнить существующий. (Рисунок 17)

Рисунок 17

Если мы хотим данные контрагента загрузить в уже имеющийся акт сверки, выбираем «Перезаполнить существующий», у нас становится активно окно «Акт сверки расчетов с контрагентом», в котором мы выбираем наш Акт сверки расчетов с контрагентом 0000-000001 от 23.07.2025 и нажимаем «Выполнить». (Рисунок 18)

Рисунок 18

Документ заполнен, он автоматически загружается с флажком «Документ подписан», который можно снять при необходимости. Появилась новая вкладка «Сверка». (Рисунок 19)

Рисунок 19

Также вкладка «По данным контрагента» заполнена по данным входящего электронного документа. (Рисунок 20)

Рисунок 20

Если мы хотим создать новый акт сверки, то выбираем «Загрузить новый документ» и кликаем «Выполнить». (Рисунок 21)

Рисунок 21

В таком случае формируется новый Акт сверки расчетов с контрагентом (полученный) 0000-000002 от 23.07.2025. (Рисунок 22)

Рисунок 22

Таким образом, мы рассмотрели формирование электронного Акта сверки расчетов с контрагентом в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, если не подключен сервис 1С-ЭДО.