Эффективное управление финансовыми потоками

Рациональное управление финансами - ключевая управленческая функция для организаций любого масштаба, особенно в условиях волатильной макросреды и интенсификации конкурентного давления. Динамика рынка определяется факторами глобализации, цифровой трансформации и стремительным изменением потребительских предпочтений. Это предъявляет повышенные требования к скорости реакции и качеству управленческих решений.

Финансовая дирекция сталкивается с необходимостью непрерывного мониторинга разнородных потоков доходов, расходов и инвестиционной деятельности. Практика показывает: до 60% компаний ежегодно теряют не менее 5% прибыли вследствие неэффективности бюджетного цикла - из-за задержек в обработке данных, погрешностей планирования и проблем интеграции источников. Преодолеть данные ограничения позволяет формализованный бюджетный процесс на платформе 1С с высокой степенью автоматизации.

Для стабильного управления денежными средствами, снижения рисков и поддержки устойчивого роста необходима сквозная бюджетная модель. Инструменты конфигурации 1С:ERP. Управление холдингом (далее 1С:ERP.УХ) обеспечивают методически выверенный и технологически поддержанный контур планирования, консолидации и контроля исполнения бюджетов, а также принятия управленческих решений на основе актуальных данных.

Ключевые преимущества автоматизации бюджетирования в 1С:ERP.УХ:

• Сокращение трудоёмкости. Автоматизация процедур сбора исходных данных и формирования бюджетов снижает временные издержки ориентировочно на 30–50%, высвобождая ресурсы от рутинных операций.
• Снижение ошибок. Встроенные валидации и регламент ввода данных уменьшают риск некорректных значений, типичных для ручной обработки.
• Оперативная корректировка. Мгновенное внесение изменений в бюджетные версии и сценарии позволяет реагировать на изменения внешней и внутренней среды.
• Повышение точности прогнозов. Использование исторических данных, сценариев и алгоритмов расчёта повышает качество средне- и долгосрочного планирования.
• Сквозная консолидация. Централизованный сбор и объединение показателей из ЦФО и юридических лиц формируют целостную аналитическую картину.
• Онлайн-мониторинг. Дашборды и отчётные формы предоставляют актуальную план-фактную информацию для своевременных управленческих действий.
• Гибкая настройка. Механизмы описания статей бюджетов, аналитик и форматов отчётности адаптируются под отраслевую специфику и структуру холдинга.
• Межфункциональная координация. Регламенты и маршруты согласования повышают согласованность действий участников процесса.
• Оптимизация ресурсов. Перераспределение средств на наиболее результативные направления повышает рентабельность и снижает неэффективные затраты.
• Контроль и прозрачность. Контроль лимитов, аудит операций и трассировка изменений обеспечивают управляемость финансовых решений.

Далее представлены функциональные возможности 1С:ERP.УХ, применяемые при построении и сопровождении бюджетного процесса.

Многоуровневая структура центров финансовой ответственности (ЦФО)

Подсистема поддерживает иерархическое описание ЦФО с разграничением полномочий на ввод, согласование и анализ. Каждое ответственное подразделение формирует планы доходов и расходов, согласует их по установленным регламентам и обеспечивает контролируемое исполнение бюджетных метрик. Это повышает прозрачность распределения затрат и управляемость KPI.

Рисунок 1. Пример структуры ЦФО - справочник «Организации, тип ЦФО»

Сценарное бюджетирование

Использование «Сценариев бюджетирования» позволяет моделировать альтернативные траектории развития - при изменении цен, объёмов реализации, курсов и иных факторов. Сценарии связываются с бюджетными версиями и периодами, что обеспечивает корректное формирование целевых показателей, сопоставимость с фактом и подготовку решений в условиях неопределённости.

Рисунок 2. Справочник «Сценарии бюджетирования»

Автоматизация процесса планирования бюджета

Функциональность «Экземпляр отчёта» обеспечивает ввод и расчёт бюджетов на требуемом уровне детализации - от стратегического контура холдинга до оперативных бюджетов ЦФО. Применение типовых шаблонов и алгоритмов расчёта повышает точность и сокращает сроки подготовки плановой отчётности.

Рисунок 3. Пример ввода заявки в бюджет - документ «Экземпляр отчета»

Согласование бюджетов

Механизм «Маршрутов согласования» обеспечивает типовую и настраиваемую маршрутизацию: последовательности согласующих лиц, условия переходов, уведомления и регламент сроков. Исключаются задержки, дублирование операций и несанкционированные корректировки, а журнал согласований обеспечивает прозрачный аудит.

Рисунок 4. Согласование заявки в бюджет

Рисунок 5. Маршрут согласования заявки в бюджет

Интеграция с системой оперативного учета и бухгалтерского учета

Стандартные механизмы обмена данными позволяют автоматически формировать фактические показатели исполнения, сопоставлять их с планом и своевременно выявлять отклонения. Источники данных настраиваются централизованно с привязкой к видам аналитик, статьям БДР/БДДС и регистрам учёта.

Рисунок 6. Способы получения оперативных данных - справочник «Источники данных»

Контроль лимитов финансирования

Подсистема «Управление планами и лимитами» обеспечивает установку лимитов по статьям БДДС/БДР и аналитикам, включая блокировку превышений, сценарные пороги и исключения. Это предотвращает перерасход и повышает дисциплину исполнения бюджетных обязательств.

Рисунок 7. Настройки контроля лимита БДДС/БДР - АРМ «Управление планами и лимитами»

Рисунок 8. Настройка контроля лимитов статей БДДС/БДР и аналитик - АРМ «Управление планами и лимитами»

Инструмент консолидации бюджетов предприятий группы компаний

Для холдинговых структур реализованы механизмы сводного бюджетирования по юридическим лицам и ЦФО. Поддерживается унификация форматов, трансляция статей и межхозяйственная элиминация, что ускоряет формирование консолидированных отчётов и повышает качество аналитики для органов управления.

Рисунок 9. Пример порядка формирования бюджетов - АРМ «Управление процессом подготовки отчетности»

Контроль отклонений от бюджета

Система автоматически сравнивает плановые и фактические показатели в разрезе ЦФО, мест возникновения затрат, статей бюджета, сценариев и других критериев. Для детального анализа предусмотрена функциональность сводных таблиц, позволяющая проводить глубокий анализ данных за период времени в разрезе различных сценариев и выбранных аналитик. Это дает возможность своевременно выявлять расхождения между запланированными показателями и фактическим исполнением, обеспечивая эффективный финансовый контроль.

Рисунок 10. План-факт БДДС - обработка «Сводная таблица»

Анализ причин отклонений

Инструменты аналитики позволяют детально оценить источники финансовых отклонений — например, снижение выручки, рост себестоимости или увеличение непроизводственных расходов. Система предусматривает 6 уровней детализации («аналитики») для каждой статьи бюджета, куда можно выбирать значения из стандартных справочников системы либо создавать собственные справочники с произвольными значениями. Это существенно упрощает выявление проблемных зон и принятие эффективных управленческих решений.

Рисунок 11. Виды аналитик в статье ДДС

Таким образом, 1С:ERP.УХ предоставляет инструменты, которые позволяют не только отслеживать текущее финансовое состояние, но и заранее выявлять потенциальные риски, а также находить точки роста.

Помимо базовой функциональности, 1С:ERP.УХ предоставляет ряд сервисов, повышающих производительность:

• Конструктор форматов бюджетов и гибкая настройка полей ввода;
• Шаблоны типовых статей движения денежных средств и доходов/расходов;
• Импорт/экспорт данных между контурами учёта;
• Коллективная работа с документами и многостадийное согласование;
• Аналитические отчёты и дашборды для контроля динамики исполнения.

Ниже приводится пример, демонстрирующий эффект от автоматизации бюджетного процесса средствами функционального блока Бюджетирование в 1С:ERP.УХ.

Практический кейс внедрения

На крупном предприятии химической отрасли, где проект выполняла команда специалистов «ИнфоСофт», до автоматизации бюджетного процесса на базе 1С:ERP.УХ,  БДР и БДДС формировались в MS Excel на основании документа «Заявка на включение в бюджет» от подразделений. Сбор, консолидация и подготовка отчётности требовали значительных ресурсов ПЭО, что приводило к задержкам и ошибкам, а руководству - к дефициту актуальной информации.

Реализация решения:

• Внедрены плановые документы «Заявка на включение в бюджет»;
• Автоматизировано формирование плановых и фактических БДР/БДДС;
• Настроены шаблоны расчёта и регламенты отчётности;
• Обеспечена интеграция с оперативным и бухгалтерским учетом.

Достигнутые результаты:

• Плановый БДР: сокращение подготовки с 2 недель до 25 минут;
• Фактический БДР: сбор факта с 3 рабочих дней до 25 минут;
• Плановый БДДС: уменьшение сроков с 1 недели до 5 минут;
• Фактический БДДС: сокращение с 2 рабочих дней до 5 минут;
• Снижение трудозатрат: формирование мастер-бюджетов уменьшено почти на 99%, издержки процесса - на 10-15%;
• Повышение управляемости: у руководства появился доступ к актуальной финансовой аналитике для быстрых решений.

Чтобы внедрение системы бюджетирования действительно привело к устойчивым результатам, важна не только техническая реализация, но и тщательная предварительная подготовка с обеих сторон - как со стороны заказчика, так и интегратора.

Что должен подготовить заказчик до начала внедрения:

Нормативно-справочная информация (НСИ)

Перед запуском проекта необходимо привести в порядок и актуализировать НСИ, включая:

• структуру ЦФО;
• классификаторы доходов, расходов, источников финансирования;
• регламентированные статьи БДР и БДДС;
• справочники контрагентов, договоров и подразделений;

Подготовленная и согласованная НСИ — основа стабильной и точной системы

Методологические документы

Желательно заранее определить и зафиксировать в регламенте правила формирования бюджетов, полномочия участников, процедуры согласования и формат итоговой отчетности.

Задачи интегратора:

1. Проектирование интеграций с другими системами

Если используются внешние учетные системы, важно заранее определить, какие данные и каким образом будут передаваться. Чёткая настройка обмена обеспечивает целостность информации и снижает ручной труд.

2. Мэппинг статей БДР и БДДС

Настройка связи между учетными данными и статьями бюджетов — ключевой этап. Интегратор должен проработать соответствие между счетами бухгалтерского учёта, статьями бюджетов и т.д., чтобы обеспечить корректное формирование фактических показателей и минимизировать необходимость ручной корректировки.

Дополнительно: что важно учесть обеим сторонам:

Пилотный запуск на ограниченном контуре

Рекомендуется провести пилот на одном или нескольких ЦФО. Это позволяет выявить методологические ошибки и технические сбои до запуска системы в промышленную эксплуатацию.

Совместная разработка шаблонов и форматов

Типовые формы, маршруты согласования и правила контроля отклонений целесообразно разрабатывать совместно — с участием заказчика и интегратора.

Настройка прав доступа и ответственности

Важно заранее определить, кто и на каком уровне отвечает за ввод, согласование и анализ данных. Это повысит прозрачность и исключит дублирование функций.

Качественная подготовка к проекту, четкое распределение ролей и совместная проработка методологии позволяют избежать типичных ошибок внедрения и обеспечивают устойчивую работу системы бюджетирования уже с первых месяцев эксплуатации.

Таким образом, внедрение бюджетирования в 1С:ERP.УХ позволяет выстроить прозрачную и управляемую финансовую модель, повысить точность планирования, сократить трудозатраты и минимизировать ошибки. Автоматизация процессов, интеграция с другими системами и возможность гибкой настройки делают решение универсальным для холдингов любой структуры. При правильной методологической и организационной подготовке система становится опорой для принятия обоснованных управленческих решений и устойчивого развития компании в долгосрочной перспективе.