Эффективная аналитика. Как настроить в 1С ERP «идеальный» отчет под вашу задачу

В статье будут рассмотрены следующие вопросы:

Роль отчетности в принятии управленческих решений;

Отчеты в «1С: ERP»: классификация, виды и назначение;

Как выбрать подходящий отчет в «1С ERP»? Сравнение и практические рекомендации;

Настройка Встроенных (типовых) отчетов, пошаговое руководство;

Настройка Универсальных отчетов, пошаговое руководство;

Выводы.

Роль отчетности в принятии управленческих решений

Для принятия стратегических решений требуются систематизированная информация и точные данные. Фундаментом для таких решений служит управленческая отчетность.

Единое информационное пространство «1С: ERP» охватывает все ключевые бизнес-процессы: финансы (БУ и МСФО), управление продажами и закупками, производство (MRP II), логистику, управление ремонтами, отношения с клиентами (CRM) и персоналом (HR). Все операции отражаются в системе в реальном времени. Именно поэтому «1С: ERP» - это идеальная основа для управленческих отчетов.

Правильно настроенная в «1С: ERP» система отчетов освещает "слепые зоны" управления, позволяет оценивать эффективность бизнес-процессов, измерять достижение стратегических и операционных целей, а также моделировать последствия принимаемых решений.

В рамках данной статьи будут разобраны основные инструменты для построения встроенных (типовых) и пользовательских (универсальных) отчетов в «1С: ERP». Рассмотрены возможности разных типов отчетов и получены практические ориентиры по их настройке. Цель - дать четкое понимание, когда использовать готовые отчеты, а когда создавать или дорабатывать универсальные, чтобы эффективно закрывать потребности бизнеса.

Отчеты в «1С: ERP»: классификация, виды и назначение

В «1С: ERP» реализован комплексный инструментарий для анализа данных, представленный широким спектром отчетов. Все отчеты условно можно разделить на три ключевые группы, в зависимости от способа их создания:

1. Встроенные (типовые) отчеты. Это готовые, разработанные в конфигурации отчеты, которые покрывают ключевые бизнес-процессы. Они жестко привязаны к логике программы и данным;

2. Пользовательские отчеты (универсальный отчет). Этот инструмент предназначен для самостоятельного создания и настройки отчетов пользователями (аналитиками, ключевыми специалистами) без помощи программиста;

3. Специализированные отчеты. Это конструкторские отчеты, созданные разработчиками и интеграторами для решения уникальных задач компании, когда типовых возможностей уже недостаточно.

Встроенные (типовые) отчеты в свою очередь можно так же разделить на три типа, в зависимости от целей:

• оперативные (управленческие) отчеты. Их главная цель — обеспечить актуальный мониторинг текущей деятельности. Они формируются в реальном времени на основе оперативных данных и служат для быстрого принятия решений. Типичные примеры – это отчеты по разделам, таким как «Продажи», «Склад и доставка», «Закупки», «Производство» и другие (рис.1);

^{Рис. 1. «Оперативные отчеты»}

• регламентированные отчеты. Формируются после завершения отчетного периода и выполнения необходимых регламентных операций (рис.2). Эти отчеты предназначены для предоставления информации контролирующим органам и включают:

- бухгалтерские отчеты;

- налоговые отчеты;

- отчеты для органов статистики;

- отчеты для фондов.

^{Рис. 2. «Регламентированные отчеты»}

• бюджетные отчеты. Создаются в разделе «Бюджетирование и планирование» (рис.3). Эти настраиваемые формы можно использовать для ввода плановых данных и отображения фактических данных за любой период, а также для проведения план-фактного анализа.

^{Рис. 3. «Бюджетные отчеты»}

Как выбрать подходящий отчет в «1С ERP»? Сравнение и практические рекомендации

При таком многообразии возможных вариантов встает вопрос, как выбрать нужный отчет?

Всегда начинаем с самого простого и быстрого варианта, который закрывает потребность, и переходим к более сложным только при наличии веских причин.

Когда использовать встроенные (типовые) отчеты:

• Для оперативного контроля: остатки, обороты, долги;

• Для стандартных аналитических задач: сверки, продажи за период;

• Для скорости: отчеты уже оптимизированы;

• Для надежности: поддерживаются при обновлении.

Таким образом, встроенные (типовые) отчеты используются по максимуму для всех рутинных и типовых ежедневных задач. Это основа.

Когда использовать Универсальные отчеты:

• Нет готового отчета, но данные в системе есть;

• Задача нестандартна, но логика проста;

• Нужен разовый отчет или его структура часто меняется;

• Пользователь может собрать отчет самостоятельно.

Таким образом, Универсальные отчеты используются как «промежуточное звено» между стандартными отчетами и программируемыми. Это инструмент для закрытия уникальных, но структурно простых аналитических потребностей и для быстрого прототипирования.

Когда создавать или серьезно дорабатывать отчеты:

• Требуется сложная, уникальная бизнес-логика;

• Критична производительность на больших данных;

• Отчет — часть регламентированной процедуры (например, отчетность в ФНС);

• Нужен особый интерфейс или интерактивность;

• Данные требуют сложной обработки;

• Необходимо жестко зафиксировать алгоритм для всех пользователей;

• Отчет будет использоваться массово и постоянно.

Таким образом, этот инструмент для стратегических, регулярных, сложных и критически важных для бизнеса задач, где универсальные средства не справляются. Это инвестиция.

Для удобства сравнения основные характеристики отчетов представлены в таблице:

Настройка Встроенных (типовых) отчетов, пошаговое руководство

Ранее мы уже определили местонахождение встроенных (типовых) отчетов в интерфейсе программы (рис.1). Следует отметить, что, помимо уже описанных методов поиска, доступ к оперативным отчетам также организован через раздел «Главное» (Рис.4).

^{Рис. 4. «Все отчеты»}

При формировании отчета в «1С: ERP» пользователь сразу видит два ключевых элемента: шапку с основными параметрами и табличную часть с данными (рис.5). Наиболее часто используемые настройки разработчики «1С» вынесли в шапку отчета.

По команде со значком отбора («воронка»), можно управлять составом быстрых настроек в шапке: добавить необходимый реквизит или скрыть неиспользуемый, что позволяет адаптировать интерфейс под конкретные задачи пользователя.

^{Рис. 5. «Использование быстрых настроек- добавление в шапку поля «Номенклатура»»}

Все параметры отчета настраиваются в соответствующей форме, которая открывается по команде Настройки (рис.6). Интерфейс формы включает переключатель, позволяющий работать в одном из двух режимов: простой или расширенный.

Простой режим предназначен для быстрой настройки ключевых условий отбора. Все заданные параметры автоматически сохраняются для текущего отчета и будут восстановлены при следующем его открытии.

Расширенный режим предоставляет полный доступ к инструментам конфигурации. В этом режиме можно значительно изменить структуру и содержание отчета: добавлять новые поля, группы, таблицы, диаграммы и условия отбора. Изменения в расширенном режиме требуют обязательного сохранения в виде отдельного варианта отчета, и только после этого они будут применены при последующих запусках.

^{Рис. 6. «Выбор режима настройки отчета»}

В расширенном режиме доступны четыре группы настроек отчета: «Фильтры», «Поля и сортировки», «Оформление» и «Структура».

На вкладке «Фильтры» производится настройка параметров отчета и задаются значения для отборов данных (рис.7).

Чтобы активировать конкретный отбор, достаточно установить соответствующую галочку. В колонке «Условие» определяется правило фильтрации для выбранного поля: например, «равно», «не равно», «в списке» или «в группе». Колонка «Значение» позволяет выбрать подходящие значения из существующих в информационной базе данных. С помощью колонки «Звездочка» для каждого параметра или поля можно указать место его отображения в готовом отчете – например, в шапке или только в виде флажка. При необходимости заголовок отбора можно переопределить вручную в колонке «Заголовок».

^{Рис. 7. «Настройка параметров и установка отборов»}

Если существующих отборов недостаточно, по команде Добавить фильтр отобразятся все возможные к установке отборы. Фильтры поддерживают группировку с использованием логических операторов: «И», «ИЛИ», «НЕ». Если отборы явно необъединены в группу, к ним по умолчанию применяется условие «И» (рис.8).

^{Рис. 8. «Добавление и группировка отборов»}

Вкладка «Поля и группировки» предназначена для управления видимостью и расположением полей отчета (раздел «Поля»), а также сортировкой данных (раздел «Сортировки») (рис.9).

^{Рис. 9. «Настройка вкладки Поля и сортировки»}

В левом окне в разделе «Поля» предусмотрена возможность добавлять/удалять поля. При выборе команды Добавить открывается список доступных полей, которые можно вывести в отчет, а также составить формулы из полей-операторов. Поля можно объединять под общим заголовком и менять их положение в отчете.

Сортировка данных настраивается в правом окне, в соответствующем разделе. Здесь для каждого поля можно задать направление упорядочивания: «по возрастанию» или «по убыванию». Добавить поле в список сортировки можно с помощью команды Добавить или путем его переноса из списка полей левого окна. Чем выше сортировка в списке, тем выше ее приоритет, т.е. сортировка по полю, указанному вверху, применяется в первую очередь.

Визуальная настройка отчета выполняется на вкладке «Оформление», где определяются цвета фона и текста, шрифты и форматы данных, формирующие итоговый вид документа. Например, чтобы выделить красным цветом всю номенклатуру, находящуюся на складе «Склад материалов», пользователю необходимо выполнить несколько действий. Сначала следует воспользоваться командой Добавить → Используется для → Поля и выбрать параметр «Номенклатура». Затем нужно установить для цвета текста значение «Особый текст» и в нижней табличной части «Условие» задать условие: «Склад» - «Равно» - «Склад материалов» (рис.10). Результат применения данных настроек представлен на рисунке 11.

^{Рис. 10. «Настройка вкладки Оформление»}

^{Рис. 11. «Результат настройки оформления»}

Вкладка «Структура» - это набор инструментов для проектирования макета итогового отчета. Здесь определяется логика, состав и визуальная иерархия всех элементов: от простых группировок полей до сложных диаграмм и таблиц. По сути, это конструктор, где пользователь собирает отчет «сверху вниз», задавая порядок и подчиненность данных. Ключевые функции управления структурой включают формирование иерархии данных:

• Добавление группировок, включение необходимых полей в структуру отчета, определение их заголовков для ясности (рис.12);

^{Рис. 12. «Добавление группировок и полей»}

• Управление порядком, т.е. возможность менять последовательность полей внутри групп и менять порядок самих группировок;
• Создание сложной структуры, т.е. формирование многоуровневых отчетов, добавляя вложенные (детализирующие) или вышестоящие (обобщающие) группировки. Так же можно настраивать сами группировки (менять состав, устанавливать фильтры, управлять отображением полей и сортировкой, добавлять оформление) (рис.13);

^{Рис. 13. «Настройка группировок отчета»}

Кроме того, на вкладке доступно добавление и настройка визуальных элементов (рис.14). Для визуализации данных предлагаются различные типы диаграмм: столбчатые, круговые, линейные и поддерживается добавление табличного представления с гибкой конфигурацией строк и колонок.

^{Рис. 14. «Добавление Таблиц и Диаграмм»}

Настройка колонок отчета так же доступна непосредственно из самого отчета. Дважды кликнув по заголовку открывается инструмент для настройки выбранного поля (рис.15). Можно поменять сортировку, установить фильтры, в том числе с условием.

^{Рис. 15. «Настройка колонок непосредственно из отчета»}

Через команду Еще, расположенную в нижней части формы, доступны функции группировки данных по выбранному полю, а также добавление новой группировки. Дополнительно предоставляется возможность добавить или скрыть поле, изменить его название, настроить ширину колонки и визуальное оформление.

Отдельно стоит отметить функционал для числовых полей: система позволяет автоматически выделять отрицательные значения красным цветом для большей наглядности (рис.16).

^{Рис. 16. «Настройка числовых колонок непосредственно из отчета»}

После завершения настроек нажать кнопку Завершить и сформировать.

Сохранение отчета. Чтобы сохранить заданные в расширенном режиме настройки, их необходимо сохранить как новый вариант отчета, выбрав команду Сохранить как.

После этого откроется окно (рис.17), где требуется указать название создаваемого отчета, а также настроить его видимость - определить, на каких устройствах и для каких пользователей он будет доступен. Далее нужно нажать кнопку Далее. В следующем окне следует выбрать разделы системы, в которых данный вариант отчета должен отображаться. Завершив все настройки, нажмите кнопку Сохранить. После этого новый отчет станет доступен для выбора по команде Выбрать другой вариант отчета, а также появится в общей панели отчетов (рис.18).

^{Рис. 17. «Два этапа сохранения пользовательских настроек»}

^{Рис. 18. «Отображение в панели отчетов»}

На форме каждого отчета расположена удобная панель инструментов для работы с данными.

Ее основные функции включают:

(1) – поиск, 2 – повтор поиска, 3 – управление уровнем детализации, 4 – предварительный просмотр и печать отчета, 5 – сохранение отчет в файл и отправка отчета, 6 – отмена примененных настроек, 7 – Вычисление различных показателей (сумма, количество, мин/макс и пр.), по умолчанию применяется функция суммирования. При активации опции «Все показатели» полный набор расчетов отображается отдельной строкой под таблицей. 8 – строка поиска значения в отчете.

Отчет можно добавить в избранное, нажав на звездочку – (9).

Подводя итог, можно сделать вывод что стандартные отчеты «1С: ERP» при правильной настройке способны закрыть большинство потребностей в данных. Это позволяет оперативно решать бизнес-задачи без привлечения программистов и разработки новых форм отчетности, экономя время и ресурсы.

Настройка Универсальных отчетов, пошаговое руководство

Для анализа данных, выходящих за рамки типовых отчетов, но не требующих объединения информации из разных источников системы, идеально подходят Универсальные отчеты. Это быстрый способ получить нужную выборку без сложных настроек.

Работать с Универсальным отчетом могут пользователи с Полными правами (Администратор), либо с правом Использование Универсального отчета.

Отчет в «1С: ERP» находится в разделе: НСИ и администрирование – Печатные формы отчеты и обработки (рис.19).

^{Рис. 19. «Расположение Универсального отчета»}

Интерфейс универсального отчета (набор полей в шапке) зависит от «Типа объекта». Тип объекта – это источник данных для отчета. Типы объекта предопределены разработчиками и выбираются из выпадающего списка. Удаление и добавление к этому списку новых источников не предусмотрено.

Система анализирует тип и предоставляет пользователю только тот набор параметров, который соответствует выбранному «Типу объекта». Например, для таких объектов, как справочники, планы видов расчета и регистры сведений без хранения истории, параметр «Период» в шапке отчета не отображается. При этом «Тип объекта» и «Имя объекта» являются обязательными элементами и присутствуют в шапке любого Универсального отчета. Если в качестве источника данных выбраны сложные объекты, такие как Документы или различные регистры (накопления, бухгалтерии, расчета), в отчете дополнительно активируется поле «Имя таблицы». Оно позволяет пользователю точно указать, из какой части объекта (например, из основной таблицы документа или одной из его табличных частей) будут браться данные для формирования итогового отчета (рис.20).

^{Рис. 20. «Формы Универсального отчета»}

После выбора объекта, его имени и настройки дополнительных параметров источника данных, следует сформировать отчет для предварительной оценки. На этом этапе проверяется релевантность и полнота полученных данных. Если информация не соответствует ожиданиям, необходимо скорректировать источники данных. Убедившись, что таблица содержит все необходимое, можно переходить к детальной настройке визуализации и формата отчета.

Настройка универсального отчета доступна по соответствующей кнопке Настройка. Аналогично встроенным отчетам, здесь предусмотрено два основных режима: простой и расширенный. При этом расширенный режим функционирует по тем же принципам, что и в типовых отчетах системы. Ключевым отличием и преимуществом универсального отчета является специальный режим для технических специалистов, предоставляющий расширенные возможности конфигурации. Именно о них пойдет речь далее.

Включить режим технического специалиста можно по кнопке Еще (верхнее, либо в подвале формы) в меню Настройки (рис.21).

^{Рис. 21. «Подключение настроек технического специалиста»}

Отчет без настроек выводит неструктурированный массив данных, который сложно анализировать. (Отчет в примере содержит 39 столбцов, (рис.22)).

^{Рис. 22. «Универсальный отчет до настроек»}

Поэтому в первую очередь мы настраиваем «Структуру» отчета в верхнем окне (рис.23). Убираем группировку «детальные записи» и по кнопке Добавить строим новую структуру. Аналогично типовым отчетам для создания доступны различные уровни группировки, таблиц и/или диаграмм.

^{Рис. 23. «Настройки технического специалиста, Структура»}

Следующим шагом убираем из отчета ненужные поля. Для этого на вкладке «Поля» снимаем флаг с полей, которые не должны попасть в отчет (рис.24). На вкладке «Поля» представлены значения таблицы, откуда выбираются данные. Значения ресурсов (зеленый значок) будет выводится в отдельной колонке.

^{Рис. 24. «Настройки технического специалиста, Поля»}

Вкладка «Параметры» содержит ключевые настройки, заданные в шапке отчета. Здесь, в частности, можно управлять отображением служебной информации. Например, если в отчете присутствует, но не требуется выводить поле «Количество подчиненных записей» (отражающее детализацию по группировкам), для соответствующего параметра следует установить значение «Нет» (рис.25).

^{Рис. 25. «Настройки технического специалиста, Параметры»}

В результате выполненных настроек отчет приобретает следующий вид (рис.26).

^{Рис. 26. «Промежуточный вариант Универсального отчета»}

Порядок вывода информации в отчете задается на вкладке «Сортировка» (рис.27). Для настройки необходимо добавить поле, выбрав его в списке и нажав кнопку Выбрать, либо воспользовавшись командой Добавить новый элемент или Добавить новый авто элемент порядка. После - задать направление сортировки (по возрастанию или убыванию) для каждого выбранного поля.

.

^{Рис. 27. «Настройки технического специалиста, Сортировка»}

Вкладка «Фильтр» позволяет ограничить данные, попадающие в отчет, по определенным критериям. Это уменьшает объем обрабатываемой информации и помогает сфокусироваться на нужных данных. Добавить условие можно двумя способами: быстро перенести нужное поле из списка или создать элемент вручную (рис.28). Для сложных сценариев доступна группировка нескольких условий с гибкой настройкой логики.

^{Рис. 28. «Настройки технического специалиста, Фильтр»}

Одна из ключевых возможностей универсального отчета — создание собственных полей для углубленного анализа. Это делается на специальной вкладке «Пользовательские поля» через команду Добавить. Доступно два типа полей: «Поле выбора» – условие задаётся в пользовательском режиме и «Поле выражение» – используется встроенный язык запросов.

Добавим показатель «Категория товара», который будет классифицировать товары как «популярный» (при итоговой сумме свыше 50 000 руб.) и «не популярный» (если сумма меньше). Для этого выбираем тип «Новое поле выбор» и задаем условие в визуальном конструкторе (рис.29).

^{Рис. 29. «Настройки технического специалиста, Пользовательские поля»}

После создания поле необходимо перенести из списка доступных в область «Поля» (на вкладке «Поля»), чтобы оно отобразилось в отчете. Результат применения такого пользовательского поля показан на рисунке 30.

^{Рис. 30. «Результат создания пользовательского поля»}

Вкладка «Дополнительные настройки» предоставляет доступ к расширенным параметрам визуализации отчета. Здесь можно детально настроить его оформление: изменить стиль заголовка, тип и размер шрифта, цветовую палитру, а также задать ширину столбцов и строк. Список настраиваемых параметров недоступен для изменения — пользователь может выбрать только стандартные значения параметров. Выбранный параметр помечается флажком и учитывается программой при построении отчета (рис.31).

^{Рис. 31. «Настройки технического специалиста, Дополнительно»}

В результате отчет выглядит следующим образом (рис.32).

^{Рис. 32. «Промежуточный итог Универсального отчета»}

Вкладка «Условное оформление» позволяет визуально выделять данные в отчете на основе заданных условий, что облегчает анализ и интерпретацию информации. Для создания нового правила предназначена команда Добавить. Откроется Конструктор условного форматирования (рис.33), где настройка производится поэтапно на нескольких вкладках.

^{Рис. 33. «Редактирование элемента условного оформления»}

На вкладке «Условное оформление /Оформление» устанавливается оформление для параметров (цвет текста и фона, шрифт и т.п.). Вкладка «Условное оформление /Условие» – здесь определяется логическое правило, при выполнении которого будет применено оформление. Вкладка «Условное оформление /Оформляемые поля» позволяет указать, к каким конкретно колонкам (полям) отчета должно применяться выбранное оформление. Вкладка «Условное оформление /Дополнительно» - уточняет область действия правила, по выбранным уровням группировки данных. По умолчанию настройка действует на всех уровнях отчета.

После закрытия конструктора созданное правило отображается в общем списке настроек, готовое к применению при формировании отчета.

В результате всех установленных настроек отчет принимает вид (рис.34).

^{Рис. 34. «Итоговый вариант Отчета»}

Если созданный универсальный отчет представляет ценность для регулярного использования, его следует сохранить. Алгоритм сохранения аналогичен сохранению варианта стандартного отчета: используйте команду главного меню отчета Сохранить как и укажите имя нового отчета, назначение и раздел.

Таким образом, Универсальный отчет позволяет делать практически любые выгрузки данных без помощи программистов. Но есть ограничение, что источником может быть только один объект. Когда задачи выходят за рамки возможностей Универсального отчета (нужны данные из разных объектов системы, сложные вычисления или максимальная производительность на больших данных) прибегают к конструкторским отчетам.

Выводы

В ходе сравнения отчетных инструментов платформы «1С: ERP» видно, что каждый тип отчетов - встроенные (типовые), пользовательские (универсальные) и конструкторские - занимает свою стратегическую нишу в системе управленческой аналитики.

Типовые отчеты обеспечивают оперативность и надежность для решения рутинных задач, являясь готовым стандартом. Универсальные отчеты предлагают гибкость бизнес-пользователю для ad-hoc-анализа в рамках существующих данных. Конструкторские отчеты открывают возможности для создания сложных, специализированных аналитических панелей с уникальной логикой и дизайном.

Ключ к эффективной отчетности лежит не в выборе одного «лучшего» инструмента, а в их грамотной комбинации и интеграции в бизнес-процессы. Оптимальная стратегия — это построение целостной экосистемы отчетности, где стандартные решения покрывают ежедневные нужды, а сложные аналитические задачи решаются с помощью профессионально разработанных отчетов, не нарушая штатной функциональности и обеспечивая легкую поддержку.

Для создания сложных и нестандартных отчетов целесообразно привлечь сертифицированных интеграторов 1С. Их команды обладают глубокой экспертизой и специализированными компетенциями, что гарантирует оптимальное решение задач бизнес-аналитики.

Сделайте вашу отчетность мощным инструментом управления бизнесом вместе с экспертами «ИнфоСофт».