Автоматизация закупочного процесса

Проведение закупок является важной составляющей деятельности учреждения. Закупочная деятельность — процесс, целью которого является получение товаров, работ, услуг определенного качества в необходимом количестве в требуемое время и по минимальной цене.

Организация закупочной деятельности предполагает осуществление комплекса мероприятий, направленных на планирование закупочной деятельности и документирование потребностей в товарах, материалах, оборудовании или услугах, приобретение которых необходимо для функционирования учреждения, а также выдачу разрешений на проведение закупок, организацию поиска, выбора поставщиков и принятия решений о заключении с ними договоров.

Проблемы, с которыми сталкивается большинство учреждений при проведении закупок:

1. Длительный срок проведения закупки – происходит по причине многократной передачи документов от одного сотрудника к другому и длительного согласования.

2. Избыточное количество документов, требующих подписания в рамках бизнес-процесса.

3. Трудности в отслеживании текущего этапа бизнес-процесса.

Программа 1С:Документооборот государственного учреждения (далее – 1С:ДГУ) поможет решить проблемы и упростит процесс закупочного документооборота, а именно:

1. Сократит сроки проведения закупок;

2. Обеспечит достоверность и прозрачность процесса согласования;

3. Сократит бумажный документооборот;

4. Сократит трудозатраты на обработку документов;

5. Обеспечит единую среду для хранения и работы с документами;

6. Обеспечит контроль всех этапов исполнения;

7. Обеспечит фиксацию истории действий и многое другое.

Процесс внедрения в структуру учреждения некой системы, упрощающей ведение всех бизнес-процессов, называется автоматизацией документооборота. Время на работу с документами и их обработку сокращается, число сотрудников, необходимых для их обработки, уменьшается. Автоматизация документооборота предполагает внедрение и переход на электронный документооборот, а также упрощение всех этапов делопроизводства.

В данной статье рассмотрим, как в 1С:ДГУ с помощью типового и нетипового внедрения автоматизировать процесс закупок.

Описание бизнес-процесса.

Рассмотрим следующий бизнес-процесс:

Рис. 1 – схема рассматриваемого бизнес-процесса.

На первом этапе сотрудник, являющийся инициатором закупки, создает документ «Служебная записка на закупку», где указывает основную информацию о товарах, материалах, оборудовании или услугах, которые необходимо приобрести, указывает их плановую стоимость и прикрепляет сопроводительную документацию, если она есть. После заполнения необходимой информации документ отправляется в обработку. Обработка состоит из следующих этапов:

Рис. 2 – схема обработки служебной записки.

В рассматриваемом примере предполагается, что инициатор закупки при создании служебной записки знает плановую стоимость товаров, исходя из данных предыдущих закупок этого же товара, или у него уже есть коммерческое предложение от поставщика с указанием цен, которое он прикрепит к документу. Так как инициатор указывает стоимость товаров, для контроля оставшихся лимитов в обработку документа добавлены этапы согласования начальником ПЭО и главным бухгалтером, которые уже на начальном этапе либо пропускают служебную записку, либо возвращают инициатору для уменьшения количества и стоимости товара.

Когда обработка служебной записки доходит до этапа исполнения ответственным за закупку, тогда начинается второй этап бизнес-процесса. Ответственный за закупку проводит мониторинг цен и уточняет возможное количество товара для закупки, после чего создает документ «Заявка на закупку», где фиксирует цены и количество товара после мониторинга, а  если необходимый товар не найден, указывает аналог, на который можно заменить товар. В зависимости от способа закупки и группы товаров ответственный за закупку определяет, как будет осуществляться закупка: по прямому договору или через торговую площадку. Обработка документа будет зависеть от суммы после мониторинга, возможности закупить по каким-то или всем товарам только аналог, способа закупки и будет выглядеть следующим образом:

Рис. 3 – схема обработки заявки на закупку.

Следующий этап зависит от способа закупки – если закупка происходит по прямому договору, тогда ответственный за закупку создает документ «Договор». Если закупка осуществляется через торговую площадку, тогда необходимо создать промежуточный документ, где будет находиться документация на торги. Если по результатам торгов заключен договор, то ответственный создает договор по результатам конкурсных процедур, в противном случае закупка отменяется. Обработка для договора следующая:

Рис. 4 – схема обработки договора.

После согласования договора и подписания его всеми сторонами в бухгалтерскую программу вносится информация о договоре и регистрируются бюджетные обязательства. Затем производится оплата поставщику. Когда товар поступает на склад, оформляется требование-накладная, после чего инициатор получает товары.

Пример настройки в 1С:ДГУ для автоматизации процесса закупок.

1C:ДГУ имеет большое количество «инструментов» для организации любого процесса. В первую очередь рассмотрим основные настройки для вида документа «Служебная записка». В программе предусмотрено ведение учета товаров и услуг, поэтому в списке настроек необходимо установить флаг «Вести учет товаров и услуг». При установке данного флага автоматически установится флаг «Учитывать сумму документа». В результате выполнения настройки в карточке документа станет доступна таблица, в которую инициатор внесет необходимые для закупки товары или услуги, а также реквизит для хранения суммы документа.

Рис. 5 – настройка и карточка документа «Служебная записка».

В рамках рассматриваемого примера предполагаем, что закупка всех товаров из одной служебной записки происходит за счет одного источника финансирования. Для указания источника финансирования в документе воспользуемся типовым механизмом «Дополнительные реквизиты». Данный механизм помогает добавлять в карточку документа поля, которые не предусмотрены типовыми настройками программы без ее доработок.

Рис. 6 – добавление дополнительного реквизита и его отображение в карточке документа.

Для любого вида документа можно настроить автоматическое заполнение файла Microsoft Word реквизитами документа. Данная настройка помогает сократить время сотрудника на заполнение утвержденных в организации форм документов.

Рис. 7 – настройка автоматического заполнения файла.

Рис. 8 – автоматическое заполнение файла.

Еще один этап настройки – создание обработки документа. Обработка документа состоит из «Действий», которые выполняются по «Правилам обработки». Действия и правила гибко настраиваются в разрезе видов документов. Обработка может быть настроена не только под последовательное выполнение действий. Для настройки более сложной обработки можно использовать различные условия, от которых будет зависеть её ход. 

Если необходимо настроить параллельное выполнение действий можно изменить «Стандартную» схему, где можно добавить различные условия и разветвления хода обработки. Очень полезный механизм – условия проверки выполнения действий. Он позволяет устанавливать проверку выполнения задач, если в результате их выполнения нужно заполнить реквизит документа, который влияет на обработку, или же результатом выполнения является создание следующего по бизнес-процессу документа.

Рис. 9 – настройка обработки документа.

Аналогичные настройки применяются к остальным документам, которые участвуют в бизнес-процессе.

В 1C:ДГУ имеется функционал, позволяющий обмениваться данными с другими программами 1С. Бесшовная интеграция избавит пользователей от переходов из программы в программу: в интерфейсе интегрированного прикладного решения просто появятся гиперссылки и команды, по которым можно открыть или создать данные 1С:ДГУ: документы, присоединенные файлы, процессы, задачи, историю переписки и т. д.

Бесшовная интеграция позволяет:

1. создавать документы в 1С:ДГУ на основании данных интегрированного прикладного решения;

2. создавать документы и элементы справочников интегрированного прикладного решения на основании данных 1С:ДГУ;

3. устанавливать связи между документами;

4. обновлять реквизиты связанных объектов;

5. запускать бизнес-процессы по документам и справочникам интегрированного прикладного решения;

6. использовать 1С:ДГУ как файловое хранилище;

7. создавать письма по данным интегрированного прикладного решения;

8. вести учет трудозатрат;

9. заполнять таблицы товаров и услуг;

10. обеспечить оперативное появление документов в интегрированном прикладном решении после их регистрации в 1С:ДГУ;

11. получить оперативный доступ к договорам, связанным документам и их файлам при работе в интегрированном прикладном решении.

Бесшовная интеграция предусмотрена в конфигурациях «ERP Управление предприятием 2», редакция 2; «Управление торговлей», редакция 11; «Бухгалтерия предприятия», редакция 3.0 КОРП; «Бухгалтерия государственного учреждения», редакция 2.0; «Управление холдингом» (все редакции); «ERP. Управление холдингом», редакция 3; «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.0; «Комплексная автоматизация», редакция 2; «Система проектирования прикладных решений».

Сотрудникам, работающим в 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, нет необходимости заходить в 1С:ДГУ для выполнения своих действий, касающихся закупок.

Рассмотрим возможности ограничения прав доступа к документам. При включенной настройке «Ограничивать права доступа» пользователи будут видеть только документы, которые они создали, и документы, в обработке которых они принимают участие (согласовывают, подписывают, исполняют и т.д.). Однако бывают случаи, когда определенные сотрудники должны иметь доступ ко всем документам, даже если не участвуют в их создании и обработке и при этом не имеют прав администратора. В этом случае есть два варианта настройки: первый – добавить пользователей в список «Локальных администраторов» и выдать разрешение только на чтение или только на редактирование, второй – добавить пользователей в карточке настройки вида документа и так же выдать разрешение.

Рис. 10 – настройка особых прав доступа.

Если закупка происходит на основании одной служебной записки и за счет одного источника финансирования, то есть на основании служебной записки на закупку создается только одна заявка на закупку со всеми позициями из служебной записки. И на основании одной заявки на закупку создается только один договор, то с помощью типовых «инструментов» и настроек программы можно автоматизировать процесс закупок. Но если заявка на закупку может создаваться на основании нескольких служебных записок или же на основании определенных позиций из служебной записки, то необходимо дорабатывать функционал программы.

Примеры доработок в 1С:ДГУ для автоматизации процесса закупок.

Табличная часть «Номенклатура».

В табличной части «Номенклатура» в отличии от типовой табличной части «Товары и услуги» указывается более подробная информация о закупке. В ней можно указать группу товара, финансирование, примечание, способ закупки и другую информацию отдельно для каждой номенклатурной позиции, что в дальнейшем позволяет группировать позиции по определенному признаку и формировать закупку. Табличную часть можно доработать для любого вида документа, а состав колонок дорабатывается отдельно под нужды учреждения.

Рис. 11 – пример табличной части «Номенклатура».

Обработка создания заявки на закупку.

Обработка поможет упростить процесс поиска и объединения позиций, если закупку необходимо сформировать из номенклатурных позиций разных служебных записок. При использовании обработки сотрудник, являющийся ответственным за закупку, видит только свои позиции, то есть те строки номенклатуры, где он указан ответственным.

Рис. 12 – форма обработки.

Обмены.

Если в учреждении имеется складская программа для учета товаров и ее нет в перечне программ, для которых предусмотрена бесшовная интеграция, то можно разработать обмен данными для фиксации в 1С:ДГУ факта поступления товаров от поставщика для каждой закупки и каждой номенклатурной позиции закупки.

Отчеты.

В программе не предусмотрено типовых отчетов, которые могут показать полную картину по закупкам. Для формирования таких отчетов можно разработать дополнительный функционал, например, отчет по всем служебным запискам и их договорам, отчет по суммам закупок, отчет по факту закупок и другие.

Подведем итог: если в учреждении на проведение закупки уходит большое количество времени, нет контроля для каждого этапа бизнес-процесса, то автоматизация закупочного документооборота в 1С:ДГУ поможет ускорить процесс оформления закупки и обеспечит контроль всех этапов исполнения.