Автоматизация согласования табелей в программе 1С:ЗКГУ

Согласование табеля учета рабочего времени – важный, но зачастую трудоемкий процесс, требующий участия нескольких ответственных лиц. Автоматизация этого этапа позволяет значительно сократить временные затраты, минимизировать ошибки и повысить прозрачность контроля. Интеграция 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (1С:ЗКГУ) и 1С:Документооборот государственного учреждения (1С:ДГУ) предоставляет удобный инструмент для настройки автоматического согласования табелей. В данной статье рассмотрим, как можно автоматизировать данный процесс типовыми средствами 1С, а также возможные доработки.

1. Цель автоматизации

• Ускорение и упрощение процесса согласования табелей учета рабочего времени.

• Исключение бумажного документооборота и ручных операций.

• Повышение контроля и прозрачности процесса.

2. Почему электронное согласование лучше бумажного?

Описание бизнес-процесса

Обычно согласование табеля происходит в такой последовательности: ответственный за табель в подразделении - руководитель подразделения - кадровая служба - бухгалтерия

1. Начало процесса

Ответственный за табель:

• Проверяет данные (явки, неявки, больничные, отпуска).

• Автоматически формирует табель в 1С:ЗГУ

• Отправляет на согласование средствами 1С:ДГУ

• Подписывает (ПЭП/ЭЦП)

Все действия происходят на стороне 1С:ЗКГУ. Обычно специалисты по кадрам или расчетная группа создают документ «Табель» в программе по подразделениям и отправляют их на согласование в подразделения. Для этого в документе нужно перейти на вкладку «Документооборот» и нажать «Создать».

Тогда на стороне 1С:ДГУ появится карточка документа табеля, сразу заполненная и подготовленная для согласования.

Во вкладке «Обработка» список согласующих лиц появляется автоматически согласно настройкам, выполненным в 1С:ДГУ.

Список согласующих:

• Табельщик подразделения (тот сотрудник, которого указали ответственным в 1С:ЗКГУ в Табеле).

• Непосредственный руководитель табельщика, он же руководитель подразделения «Отдел образования», по которому сформирован табель.

• Специалист по кадрам (заранее не знаем, кто из сотрудников проверит табель, задача появится у всех, но выполнит кто-то один).

• Бухгалтер

При нажатии «Начать обработку» запустится процесс согласования (подписания) табеля.

Табельщику приходит задача. Он может посмотреть на документ табель в виде *pdf в 1C:ДГУ.

Табельщик может как подписать табель без замечаний, так и не согласовать его и вернуть на доработку сотруднику, который сформировал табель. После нажатия кнопки «Не подписано» задача вернется пользователю, который запускал процесс согласования, и после исправления табеля на стороне 1С:ЗКГУ он может вернуть табель на повторное подписание.

2. Согласование у руководителя подразделения

Проверка:

• Руководитель подразделения подтверждает, что сотрудники его отдела отметили время правильно.

• Сверяет с графиком работы (переработки, прогулы, командировки).

Если всё верно → подписывает (ПЭП/ЭЦП) и передает дальше.

Если есть ошибки → возвращает на доработку ответственному за табель.

3. Проверка кадровой службой

Проверка:

• Соответствие ТК РФ (нормы рабочего времени, сверхурочные, выходные).

• Корректность оформления отпусков, больничных, командировок.

Если нормы соблюдены → визирует и передает в бухгалтерию.

Если нарушения → возвращает ответственному за табель с комментариями.

В 1С:ДГУ можно реализовать настройку, чтобы задача отправлялась нескольким сотрудникам. Как только один из них возьмет задачу в работу, то у других потенциальных исполнителей задача пропадет из списка текущих. Если согласующие уже работают в 1С:ЗКГУ, то чтобы согласовать документы им не нужно заходить в 1С:ДГУ, а можно подписывать их прямо из 1С:ЗКГУ.

4. Согласование бухгалтерией

Проверка:

• Проверяются часы для начисления зарплаты (оклады, премии, ночные смены).

Если расхождений нет → подписывает, табель считается согласованным.

Если ошибки → возвращает ответственному за табель.

Каждый сотрудник видит историю выполнения и комментарии предыдущих коллег.

5. Завершение процесса

• Табель сохраняется в электронном виде в 1С.

• Формируется PDF-версия с визуализацией подписи (синий штамп)

• Данные передаются в 1С:ЗКГУ для расчета зарплаты.

Ключевые точки контроля

• Сроки: На каждом этапе можно настроить дедлайны. Например, 1 рабочий день на согласование.

• Уведомления: Автоматические отправки напоминаний email-оповещений или уведомлений прямо в программе 1С о необходимости согласования.

• Аудит: Программа фиксирует все действия (кто, когда и что правил)

Описанный процесс полностью настроен в типовых базах 1С:ЗКГУ и 1С:ДГУ без привлечения программистов для доработок. Этот же механизм легко адаптируется для автоматизации согласования и других кадровых документов: заявлений на отпуск, графиков отпусков, приказов о приеме, увольнении и многого другого.

Возможные доработки

Для больших организаций с обширной структурой предприятия может быть трудозатратно формировать и отправлять каждый табель вручную. В таком случае возможны следующие доработки для еще большего ускорения процесса:

1. Обработка по автоматическому формированию табелей в 1С:ЗГУ. Можно формировать их по подразделениям, проектам или другим разрезам, принятым в вашей организации.

2. Обработка по отправке всех табелей сразу в 1С:ДГУ. Возможно учесть отправку частями с отбором по периоду, по табельщику, подразделению и т.п.

Мы рассмотрели ключевые этапы и значительные преимущества автоматизации согласования табелей с помощью интеграции 1С:ЗКГУ и 1С:ДГУ. Как вы могли убедиться, этот процесс позволяет выстроить четкий, прозрачный и контролируемый документооборот, минимизируя ручной труд и риски ошибок.

Если после прочтения данной статьи у вас остались вопросы или вам требуется помощь в настройке и внедрении подобного механизма в вашей организации, наши специалисты всегда готовы помочь.

Мы проведем детальный анализ ваших бизнес-процессов, выполним необходимые настройки или доработки и поможем вашей организации начать работать по-новому, эффективно и комфортно.