Автоматизация договорного процесса в 1С: Документооборот 3.0

Эффективное управление договорной деятельностью — важнейшая задача любой организации, которая стремится снизить риски потери или неправильного исполнения обязательств, ускорить процессы заключения сделок и обеспечить прозрачность документооборота. Ключевыми проблемами традиционного документооборота являются: медленное согласование и подписание, высокая вероятность ошибок, трудности с контролем сроков и доступом к документам, а также сложности в обеспечении их сохранности и соответствия нормативным требованиям.

Договоры являются основным инструментом установления правовых обязательств. Они позволяют сторонам четко определить условия сотрудничества, сроки, объемы работ или поставок, цены и другие важные параметры. Правильно составленный договор помогает снизить риски возникновения конфликтных ситуаций и обеспечивает механизм их разрешения.

Кроме того, договорная деятельность способствует развитию деловых связей, укреплению доверия между партнерами и созданию условий для долгосрочного сотрудничества.

Договорная деятельность — это совокупность процессов по подготовке, согласованию, подписанию и исполнению договоров, регулирующих отношения между сторонами и обеспечивающих выполнение обязательств по сделкам. Договорная деятельность обычно состоит из следующих этапов:

1. подготовка проекта договора — включает сбор информации о сторонах, определение ключевых условий соглашения;

2. переговоры — обсуждение условий договора с целью достижения взаимного согласия;

3. юридическая экспертиза — проверка проекта договора на соответствие законодательству и интересам сторон;

4. заключение договора — подписание документа обеими сторонами;

5. исполнение договора — выполнение обязательств по соглашению;

6. контроль за исполнением — мониторинг соблюдения условий договора и разрешение возникающих вопросов.

Построение внутренних процессов оформления договоренностей с контрагентами, способы регламентации договорной работы каждая организация определяет самостоятельно.

Автоматизация договорной деятельности с помощью системы 1С:Документооборот 3.0 включает в себя автоматизацию всех этапов договорного процесса, что способствует повышению эффективности работы с договорными документами. Перед автоматизацией важно четко определить последовательность действий и регламентировать каждый этап.

В данной статье рассмотрим, преимущества 1С:Документооборот 3.0 и как в программе с помощью типовых настроек автоматизировать договорной процесс.

Преимущества автоматизации договорной работы в 1С:Документооборот

Автоматизация договорной работы с помощью системы 1С:Документооборот предоставляет множество преимуществ, которые помогают оптимизировать бизнес-процессы и повысить их эффективность. Рассмотрим основные из них:

• Централизованное хранение документов. Все договоры и связанные с ними документы хранятся в единой системе, что облегчает их поиск и контроль.

Рис.1 – реестр документов.

С помощью гибких настроек списка, можно настроить отображение реестра документов индивидуально для каждого пользователя.

• Автоматизация полного жизненного цикла договоров. Маршруты обработки документов позволяют ускорить процесс их согласования и утверждения.

Рис.2 – обработка документа.

• Контроль сроков и напоминания. Система отслеживает важные даты (сроки действия договора, сроки исполнения) и автоматически оповещает ответственных лиц о приближении контрольного срока.

Рис.3 – уведомления пользователя.

• Электронная подпись. Возможность использования электронной подписи обеспечивает юридическую силу документов без необходимости печати и сканирования.

Рис.4 – документ, подписанный ЭЦП.

• Интеграция с другими системами. 1С:Документооборот легко интегрируется с бухгалтерией, ERP-системами и другими решениями 1С. Бесшовная интеграция позволяет выполнять задачи и создавать документы в интерфейсе интегрированного прикладного решения.

Рис.5 – окно «задачи мне» в интерфейсе интегрированного прикладного решения.

• Учет версий и история изменений. Все изменения документов и файлов фиксируются, что повышает прозрачность и контроль над документами.

Рис.6 – история изменения документа и файла.

• Ограничение прав доступа. Сотрудники имеют доступ только к тем документам с которыми они работают: создают, согласовывают, подписывают, исполняют и т.д.
• Отчеты для контроля договорной деятельности. В программе имеется большое количество отчета для мониторинга и контроля договорной деятельности.

Настройки для автоматизации договорной работы в 1С:Документооборот

Для эффективной работы системы необходимо выполнить ряд настроек с учетом особенностей организации. Если в организации заключаются разные договоры, в зависимости от их разновидности или содержания, то в программе они могут создаваться как отдельные виды документов или как тематики в рамках одного вида документа.

Для создания вида документа, необходимо перейти в раздел НСИ – Виды документов – Создать. В открывшейся форме, на вкладке Основное указать название вида документа. Если в организации, для нумерации документов используются индексы, то указать индекс документа. Далее необходимо установить флаг Является договором, после чего программа заблокирует часть флагов, причем некоторые из них будут установлены автоматически, так как являются обязательными для документов данного вида. Данный флаг определяет состав реквизитов в карточке документов. Если стандартных реквизитов программы не хватает, например, в карточке документа необходимо указывать финансирование, то собственные реквизиты можно добавить с помощью функционала Дополнительных реквизитов.

Рис.7 – настройки вида документа на вкладке Основное.

На вкладке Нумерация указываются нумераторы, используемые для данного вида документа. Нумераторы можно настроить для регистрационных и временных номеров. Временные номера присваиваются документу при его создании и используются для поиска документа до присвоения регистрационного номера.

Рис.8 – настройки нумерации для вида документа.

На вкладке Создание документов настраивается шаблон документа и доступ к нему.

Рис.9 – настройки вкладки Создание документов.

На вкладке Реквизиты документа настраивается автоматическое заполнение реквизитов карточки документа.

Рис.10 – настройки автоматического заполнения реквизитов карточки документа.

На вкладке Файлы настраивается шаблон файла документа и его автоматическое заполнение реквизитами карточки документа.

Рис.11 – настройки автоматического заполнения файла.

Рис.12 – файл, заполненный автоматически.

Использование шаблонов договоров с автоматически заполненными полями, сокращает время подготовки новых документов и обеспечивает их единообразие.

На вкладке Настройки обработки указывается обработка документа. Для каждого действия обработки можно добавить проверку его выполнения – условие, которое должно выполнятся в результате выполнения действия. В правилах обработки необходимо назначить сотрудников для выполнения действий. Правила обработки можно настраивать в разрезах тематик, организаций, подразделений, грифов доступа и форм документа.

Рис.13 – настройки обработки.

Автоматизация договорной работы в 1С:Документооборот — это современное решение для повышения эффективности бизнес-процессов, снижения рисков ошибок и ускорения документооборота внутри организации. Правильная настройка системы играет ключевую роль в достижении максимальной эффективности: она позволяет учесть особенности вашей организации, обеспечить удобство использования и повысить уровень контроля за выполнением обязательств.

Если вы заинтересованы в автоматизации договорной работы или хотите узнать больше о возможностях настройки 1С:Документооборот — обращайтесь к нашим специалистам.