Ордерная схема документооборота на складе с хранением остатков номенклатуры в ячейках в 1С:ERP

В статье пойдет речь об ордерной схеме документооборота, его настройке и использовании в конфигурации «1С:ERP Управление предприятием 2».

Тема может быть актуальна для разработчиков, консультантов и пользователей 1С, которые знакомятся с подсистемой «Склад и доставка» и хотели бы более подробно узнать о ней.

В статье рассмотрим:

1. Отличия ордерной схемы документооборота от безордерной. Применимость ордерной схемы;

2. Настройку ордерной схемы документооборота на складе;

3. Приемку товара на склад при ордерной схеме документооборота. Рабочее место складского работника «Приемка»;

4. Отгрузку товаров с ордерного склада. Рабочее место складского работника «Отгрузка»;

5. Перемещение товаров на ордерном складе.

 

Отличия ордерной схемы документооборота от безордерной

Ордерная схема документооборота позволяет разделить во времени процесс оформления накладных, регистрирующих финансовые операции (приобретение товаров и услуг, реализация товаров и услуг), и выполнение операций движений товаров на складах (приходная / расходная накладные). Мы добавляем звено в схеме документооборота, а именно документы «Расходный / приходный ордер», для конкретизации состояния и местоположения товара в определенный момент времени.

При безордерной схеме документооборота документы Приобретения и Реализации делают движения как по регистрам финансового учета, так и по складским.

При ордерной схеме документооборота финансовые документы (Приобретение и реализация товаров и услуг) движутся по регистрам финансового учета (бухгалтерский учет, взаиморасчеты, выручка и т.д.). Но движение по складам не происходит при проведении финансовых документов. Отражение движений по складским регистрам осуществляется складскими ордерами.

 

Рассмотрим отличия безордерной и ордерной схемы, а также их применимость в ведении документооборота.

Говорить о плюсах и минусах той или иной схемы документооборота будет неправильным, т.к. для одной компании ордерная схема будет нести одни плюсы, но для другой может нести лишние и ненужные траты и увеличение документооборота. 

Рассмотрим на примерах применимость ордерной схемы документооборота:

Первая компания – ООО «Мебель».

Данная компания имеет небольшой торговый павильон, где выставлена мебель, а также склад, который является небольшим цехом по сборке мебели из готовых комплектующих. 

Перейдем к актуальности применения ордерной схемы документооборота на данном предприятии:

1. В пересчете крупного товара нет особой необходимости. Плюсом ко всему, в магазине работает один продавец;

2. В сборочном цехе (складе) для внедрения ордерной схемы придется оборудовать отдельное рабочее место по приемке и отгрузке товара, т.е. лишняя работа и затраты. Создание приходных/расходных ордеров, скорее всего, поручат менеджеру, который находится в этом же здании. Если возникнут расхождения, то их проще уладить сразу же с этим менеджером.

Значительных плюсов от ордерной схемы документооборота компания не получит, а вот лишние затраты и увеличение ненужного документооборота – да.

Вторая компания – ООО Стройматериалы.

Данная компания имеет офис, торговый зал и несколько отдельно расположенных складов на территории с возможностью подъезжать к каждому складу на автомобиле. Товар выписывается оптовым клиентам в офисе, а розничным – в торговом зале. Товар забирается покупателем только со складов.

Насколько актуальным будет внедрение ордерной схемы документооборота? Давайте разбираться:

1. Время выписки реализации и время отгрузки товара со склада отличаются: документ реализации оформляется в офисе или в торговом зале. Однако фактически товары со склада еще не были отгружены. Ордерная схема поможет отслеживать фактические остатки на складах;

2. За сохранность товара отвечают кладовщики (материально-ответственные сотрудники). Поэтому именно они должны списывать товар со склада, а не менеджер, который за товар не отвечает.

3. По одной реализации клиент может получать товар на нескольких складах. Это будет требовать выписки нескольких ордеров.

4. При поступлении товара из-за большого объема в ордерах удобно учитывать полученное количество и сразу отражать расхождения. А если товар еще и имеет штрихкоды, так процесс можно ещё глубже автоматизировать с использованием сканеров штрих-кода.

Из минусов стоит только отметить, что увеличится документооборот и потребуется оборудовать рабочие места на складах (иногда это большая проблема), но для данной компании это позволит минимизировать проблемы с учетом товаров на складах.

По сравнению вышеуказанных компаний при внедрении ордерной схемы документооборота нужно учитывать особенности организации и процесса ее товародвижения.

 

Настройка ордерной схемы документооборота на складе 

Перейдем к настройке ордерной схемы документооборота на складе: 

1. Для начала необходимо включить функциональную опцию «Ордерные склады», которая находится в подсистеме «НСИ и Администрирование» - блок «Настройка НСИ и разделов» - «Склад и доставка».

На вкладке «Склад» увидим эту функциональную опцию, а также некоторые настройки, которые помогут установить порядок оформления документов и режим формирования расходных ордеров. Немного об этих настройках:

• Несколько складов – данная функциональная опция включает возможность работы с несколькими складами, которая позволяет вести учет по нескольким складам разных организаций в одной информационной системе. Помимо этого, можно организовать учет на одном складе товаров, которые принадлежат разным организациям;

• Ордерные склады – данная функциональная опция включает возможность применения ордерной схемы документооборота на складах. После включения этой опции становятся доступны настройки порядка оформления накладных и расходных ордеров, а также настройка лица, формирующего эти расходные ордера;

• Порядок оформления накладных и расходных ордеров – данная опция определяет, в каком порядке оформляются накладные и расходные ордера. Существуют 2 варианта: сначала заказы, затем ордера и накладные и сначала заказы и накладные, затем ордера.

Вариант 1: Сначала заказы, затем ордера и накладные. Отбор товаров на ордерном складе производится до оформления финансовых документов. Расходные ордера на товары оформляются по заказам. В расходные ордера попадают все те товары, которые указаны в заказах, но еще не отгружены со склада. Накладная оформляется на основании документов Расходный ордер на товары в статусе «К отгрузке». При передаче товаров получателю Расходный ордер на товары проводится в статусе «Отгружен».

Вариант 2. Сначала заказы и накладные, затем ордера. Сборка и отгрузка товаров на ордерном складе производятся после оформления финансовых документов. Список товаров в расходном ордере заполняется теми товарами, по которым оформлены финансовые документы (накладные), но которые еще не отгружены со склада. Состав выполненных отгрузок определяется документами Расходный ордер на товары в статусе «Отгружен». Документ Расходный ордер на товары может быть оформлен по нескольким финансовым документам в рамках одного заказа.

*Для определения нужного порядка оформления нужно ответить на вопрос: «Знаете ли вы точное количество товара, требуемое к отгрузке?» Если известно, то подойдет З-Н-О, в обратном случае подойдет З-О-Н.

• Оформление поступления доступно – опция, которая позволяет настроить то, каким документом можно дать распоряжение на приемку товара на ордерном складе (после оформления заказа / накладной). 

Вторым этапом является настройка ордерной схемы и структуры непосредственно в карточке склада:

Создаем/переходим в карточку склада. Сделать это можно, перейдя в подсистему «НСИ и Администрирование» и разделе «НСИ» перейти в «Склады и магазины» и в самой карточке перейти на вкладку «Ордерная схема и структура».

На данной вкладке обязательно нужно включить функциональные опции «при поступлении» и «при отгрузке». В полях ввода можем указать дату, с которой планируется использовать ордерную схему документооборота. В случае незаполненной даты переход на ордерный документооборот произойдет после записи карточки склада.

После данных действий склад перешел на ордерную схему документооборота и процесс оформления финансовых документов (накладных) и складских документов (ордеров) разделился. Можем приступить к оформлению первых поступлений, реализаций и перемещений с использование ордерной схемы документооборота.

 

Приемка товара на склад при ордерной схеме документооборота. Рабочее место складского работника «Приемка»

Будем создавать документ приобретения на основании заказа поставщику. Документ приобретения можем создавать и без заказа поставщику, но мы пойдем по длинной структуре подчиненности:

1. Создаем заказ поставщику;

2. Выбираем ордерный склад;

3. Заполняем табличную часть «Товары»;

4. Проводим в статусе «Подтвержден». Этот статус позволит создать документ приобретения на основании данного заказа с заполненной табличной частью;

5. Создаем на основании данного заказа документ «Приобретение товаров и услуг» и проводим его.

 

При безордерной схеме документооборота после оформления документа «Приобретение товаров и услуг» номенклатура, указанная в табличной части ПТиУ, оказывалась на складе. Но если откроем и сформируем отчет «Остатки и доступность товаров», то увидим, что данные товары «числятся» на складе, но в статусе «Ожидается»:

 

Чтобы оформить поступление товаров необходимо создать приходный ордер. Для этого понадобится рабочее место «Приемка» - подсистема «Склад и доставка» - раздел «Ордерный склад» - «Приемка».

 

В рабочем месте:

1. Выбираем склад и ячейку приемки товара;

2. Выбираем распоряжение на приемку;

3. Нажимаем кнопку «Создать ордер».

 

Создается документ «Приходный ордер на товары». На вкладке «Основное» указываем зону приемку, если таковых несколько. Затем переходим на вкладку «Товары», где можем сверить прибывшую номенклатуру и ее количество, после чего проводим документ.

 

Итак, мы создали приходный ордер на товары, который оприходовал прибывшую номенклатуру на склад. Убедимся в этом, повторно сформировав отчет «Остатки и доступность товаров»:

 

Теперь товары числятся на складе в статусе «В наличии», но это еще не все.

Сформируем еще один отчет «Движения товаров на адресных складах» - подсистема «Склад и доставка» - Отчеты по складу, указав в параметрах интересующий склад:

 

Товар находится в ячейке «П1» с типом «Приемка», которая является местом временного хранения номенклатуры до ее распределения по ячейкам с типом «Хранение». Перейдем к размещению товаров по ячейкам:

1. На основании приходного ордера создадим документ «Отбор (размещение) товаров»

 

2.  *При создании документа размещения может появиться предупреждение. Оно связано с тем, что у номенклатуры не настроены складские группы номенклатуры и упаковок, а также весо-размерные характеристики, которые указываются в карточке номенклатуры. Эти данные нужны для автоматического размещения товаров. В таком случае нужно указать ячейку для размещения вручную.

 

3. После заполнения ТЧ «Товары» проводим документ в одном из статусов: «Подготовлено»/«В работе»

*Для удобства существует печатная форма «Задание складскому работнику», в котором указывается информация по размещению товаров в ячейки. Это упростит процесс в случае, когда нужно разместить множество товаров по разным ячейкам.

 

4. У документа размещения товаров существует 4 статуса:

• Статус «Подготовлено» присваивается документу при создании;

• Статус «В работе» используется в момент размещения товаров по ячейкам складским работником;

• Статус «Выполнено без ошибок» является финальным и ставится, если размещение номенклатуры по ячейкам выполнено корректно и все товары успешно размещены по выделенным ячейкам;

• Если некоторые товары не «поместились» в выделенные ячейки, документу следует присвоить статус «Выполнено с ошибками» и указать в табличной части, какой именно товар не был размещен в присвоенной ячейке.

5. Когда товар не удалось разместить в выбранные ячейки, складской работник выбирает статус «Выполнено с ошибками». При выборе данного статуса появляется доп. колонка «Размещено», в которой нужно указать, сколько товара получилось разместить в ячейки.

Как быть, если такая ситуация произошла?

 

5.1. Для блокировки «проблемной» ячейки можем воспользоваться документом «Установка блокировок ячеек»:

 

 

5.2. Для размещения оставшихся товаров вернемся в рабочее место «Приемка» и перейдем на вкладку «Размещение в ячейки»:

 

5.3. Создадим задание на размещение, указав нужные настройки:

Если не указаны правила размещения и(или) весо-размерные характеристики, перейдем в документ размещения и вручную добавим строку в табличную часть «Товары», указав другую ячейку:

 

5.4. После размещения сформируем отчет «Движения товаров на адресных складах»:

Конечный остаток в ячейке приемки «П1» равен нулю, а товар был распределен по 2 ячейкам с типом «Хранение».

Мы успешно совершили приемку товара на склад с ордерной схемой документооборота и хранением остатков номенклатуры в ячейках.

 

Отгрузка товаров с ордерного склада. Рабочее место складского работника «Отгрузка»

Перейдем к оформлению документов при реализации товара на ордерном складе:

1. Создаем заказ клиента;

2. Выбираем ордерный склад, с которого будем отгружать товар;

3. Заполняем табличную часть «Товары» и проводим документ;

4. Создадим на основании данного заказа документ «Реализация товаров и услуг»:

 

Сформируем отчет «Остатки и доступность товаров»:

 

В наличии находится 10 единиц, но теперь видим в колонках «Отгружается» и «Доступно» по 5 единиц. Отгружаемые 5 единиц теперь «зарезервированы».

Для отгрузки товара со склада перейдем в подсистему «Склад и доставка» и в разделе «Ордерный склад» открываем рабочее место складского работника «Отгрузка»:

 

Выбираем склад и создаем ордер на основании распоряжения. В нашем случае им является заказ клиента:

 

Аналогично сверяем и заполняем количество товара, проводим расходный ордер и создаем документ «Отбор (размещение) товаров»:

 

Выбираем нужную ячейку, из которой будем отбирать нужную номенклатуру, и проводим в одном из статусов «Подготовлено» или «В работе». Также можем распечатать задание складскому рабочему и в случае удачного отбора товаров из выбранной ячейки проводим документ в статусе «Выполнено без ошибок»:

 

После проведения документа «Отбор (размещение) товаров» возвращаемся в рабочее место отгрузки товаров и видим, что состояние расходного ордера изменилось на «Готово к проверке (отгрузке)». Сформировав отчет по остаткам и доступности товаров, увидим, что 5 единиц товара находится в колонке «Отгружается»:

 

После этого переходим в расходный ордер, указываем статус «Отгрузить» и проводим документ. Сформируем данный отчет еще раз:

 

Мы успешно отгрузили товар с ордерного склада с хранением остатков номенклатуры в ячейках.

 

Перемещение товаров на ордерном складе

Перемещение товаров – это сочетание выполнения операций отгрузки и приемки товаров.

Для оформления перемещения товаров переходим в подсистему «Склад и доставка» - раздел «Внутреннее товародвижение» - «Заказы на перемещение»:

 

Создаем заказ на перемещение товаров, выбираем склады отправитель и получатель (оба ордерные), в табличной части товары выбираем перемещаемые товары и проводим документ:

 

В рабочем месте «Отгрузка» видим распоряжения на отгрузку:

 

Далее проводим все те же манипуляции, что и при обычной отгрузке товаров при реализации:

1. Создаем ордер:

 

2. Сверяем данные в расходном ордере и проводим его в статусе «К отбору»:

 

3. Создаем на основании РО документ отбора товаров. Проводим документ в статусе «В работе» и приступаем к отбору. Сверяем все данные и в случае корректности проводим документ в статусе «Выполнено без ошибок»:

 

4. Отгрузим товар, проведя РО в статусе отгружен, и сверим отчет:

Остатков номенклатуры на складе-отправителе не осталось – значит 1 этап перемещения товаров пройден:

 

Теперь нужно принять отгруженный товар на склад-получатель. Сформируем отчет и увидим, что на складе есть товары к поступлению:

 

1. Переходим в рабочее место «Приемка», выбираем склад-получатель и видим распоряжение на приемку:

 

2. Формируем приходный ордер, сверяем количество и в случае корректности данных проводим ПО в статусе «Принят»:

 

3. На основании РО создаем документ размещения товаров. 

Указываем ячейки для размещения в случае отсутствия автоматического размещения, проводим документ в статусе «Подготовлено» или «В работе». После размещения выбираем статус «Выполнено без ошибок»/Выполнено с ошибками. В случае выполнения размещения без ошибок проводим документ и проверяем отчет по остаткам товаров:

 

Видим на складе-получателе 5 единиц товара. Соответственно, перемещение товаров прошло успешно. 

Итак, мы разобрали отличия ордерной схемы документооборота от безордерной и определили применимость ордерной схемы. Настроили ордерную схему документооборота на складе. Осуществили приемку и отгрузку товара на складе при ордерной схеме документооборота в рабочих местах складского работника «Приемка» и «Отгрузка», а также совершили перемещение товаров между двумя ордерными складами. 

Заказать консультацию специалиста 1С

Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данной статье.

ФИО*

Номер телефона*

ИНН*

Город*

Отправить заявку

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку своих персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.