Автоматизация деятельности ООО «Новосибирский гастроцентр» на базе ПП «1С:Медицина.Поликлиника»
ООО «Новосибирский гастроцентр»
Отрасль:Медицина
ООО «Новосибирский гастроцентр» оказывает услуги организациям и населению по проведению различных видов исследований.
В результате проекта:
- Произведено обследование, которое дало клиенту более четкое понимание внутренних бизнес-процессов компании, помогло составить дальнейший план автоматизации.
По результатам встречи и предварительной беседы со специалистами компании «Новосибирский гастроцентр» были выявлены следующие проблемы в существующей системе учета:
- Ведение учёта в устаревшей программе Медиалог имеет ряд недостатков: негибкая архитектура платформы, отсутствие актуальной поддержки и обновлений. Клиент периодически сталкивался с проблемой нехватки специалистов по программе Медиалог.
- Не автоматизирован процесс записи на прием через сайт клиники и процесс оповещения пациентов. Сейчас сотруднику регистратуры необходимо вручную обрабатывать обращения пациентов, поступающие через различные каналы связи (телефон, мессенджеры, электронная почта, личные обращения), созваниваться с пациентами для согласования приема, либо пиcать sms на телефон/WhatsApp. Это отнимает у сотрудника регистратуры очень много времени, что снижает лояльность пациентов из-за ожидания ответа оператора. Потенциально снижается спрос на услуги клиники.
- У регистратора нет возможности быстрого просмотра всех рекомендуемых врачом исследований, назначенных пациенту. Ему необходимо сначала найти протокол приема и уже в нем посмотреть рекомендации врача, т.к. отдельного списка всех назначений пациента в программе Медиалог не предусмотрено. Что также очень трудозатратно и не позволяет быстро направить пациента к нужному специалисту.
- Нет возможности формирования справок для получения налогового вычета из программы Медиалог. Сейчас при обращении пациента сотрудник регистратуры вынужден вручную искать сумму оказанных услуг и формировать справки при помощи шаблона в Word, что увеличивает время ожидания.
- Нет функционала сохранения протокола приема в электронном формате для отправки пациентам и возможности электронного оформления рецептов. А также, формирования и отправки ЛН в ФСС непосредственно из программы Медиалог. Поэтому при необходимости дублирования протокола приема пациенту в электронном виде, сотруднику регистратуры нужно распечатывать, проставлять печать и подпись, сканировать и только потом отправлять документ пациенту. Все рецепты, выдаваемые пациентам, имеют только бумажный вид и никак не фиксируются в программе Медиалог, что увеличивает время приема каждого пациента. И потенциально сокращает количесто приёмов в день в клинике.
- Оформлением ЛН занимается медсестра, которая получает всю информацию о пациенте по телефону. Исходя из этого происходят потери рабочего времени на общение сотрудников по телефону. Само оформление ЛН происходит на сайте ФСС, куда данные вносятся медсестрой вручную. В силу этого возможны ошибки, при вводе данных в ЛК ФСС.
- В существующей системе учета нет интеграции с лабораториями KDL и Инвитро для автоматической загрузки исследований. Сотрудник лаборатории не может самостоятельно вводить результат исследований, и эта задача перенаправляется к сотруднику регистратуры. В итоге все результаты исследований, полученные сотрудником регистратуры в бумажном виде, сканируются и прикрепляются в ЭМК. Результаты поступают как из 2 сторонних лабораторий, так и из собственной, это достаточно большой объем работы, на который уходит значительное количество времени. Поимо прикрепления результатов исследований в ЭМК, сотрудник регистратуры также рассылает их каждому пациенту на электронную почту или WhatsApp. Вся работа производится вручную, поэтому в результате вполне допустимы ошибки и отправка результата не тому пациенту.
- Процесс приема платежей затруднен: обмена между «1С:Бухгалтерия 8» и текущей программой не настроено, поэтому сотруднику регистратуры необходимо тратить время на формирование и печать отчета «Отчет ККМ». У него нет возможности самостоятельного выставления счета на оплату, в результате тратится время на общение с бухгалтером по телефону и на контроль поступления оплаты.
- Расчет заработной платы сейчас тоже требует автоматизации. Несмотря на наличие программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8» , расчет заработной платы происходит вручную, так как в программе не настроены необходимые начисления. На ручной расчет у бухгалтера уходит, в среднем, 3 дня, что достаточно много для текущего числа сотрудников. Так как интеграция между «1С:Зарпалата и управление персоналом 8» и программой Медиалог отсутствует, все данные о количестве оказанных услуг, количестве отработанного времени, сменных заданиях и принесенной выручке вносятся бухгалтером в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 вручную». В данном случае, мы имеем потери времени не только в результате ручного ввода данных об отработанном времени, но и в процессе сбора необходимых данных, как от сотрудников подразделений, так и в результате самостоятельного анализа отчетов в программе Медиалог.
- Не автоматизирован процесс записи на прием через сайт клиники и процесс оповещения пациентов. Сейчас сотруднику регистратуры необходимо вручную обрабатывать обращения пациентов, поступающие через различные каналы связи (телефон, мессенджеры, электронная почта, личные обращения), созваниваться с пациентами для согласования приема, либо пиcать sms на телефон/WhatsApp. Это отнимает у сотрудника регистратуры очень много времени, что снижает лояльность пациентов из-за ожидания ответа оператора. Потенциально снижается спрос на услуги клиники.
- У регистратора нет возможности быстрого просмотра всех рекомендуемых врачом исследований, назначенных пациенту. Ему необходимо сначала найти протокол приема и уже в нем посмотреть рекомендации врача, т.к. отдельного списка всех назначений пациента в программе Медиалог не предусмотрено. Что также очень трудозатратно и не позволяет быстро направить пациента к нужному специалисту.
- Нет возможности формирования справок для получения налогового вычета из программы Медиалог. Сейчас при обращении пациента сотрудник регистратуры вынужден вручную искать сумму оказанных услуг и формировать справки при помощи шаблона в Word, что увеличивает время ожидания.
- Нет функционала сохранения протокола приема в электронном формате для отправки пациентам и возможности электронного оформления рецептов. А также, формирования и отправки ЛН в ФСС непосредственно из программы Медиалог. Поэтому при необходимости дублирования протокола приема пациенту в электронном виде, сотруднику регистратуры нужно распечатывать, проставлять печать и подпись, сканировать и только потом отправлять документ пациенту. Все рецепты, выдаваемые пациентам, имеют только бумажный вид и никак не фиксируются в программе Медиалог, что увеличивает время приема каждого пациента. И потенциально сокращает количесто приёмов в день в клинике.
- Оформлением ЛН занимается медсестра, которая получает всю информацию о пациенте по телефону. Исходя из этого происходят потери рабочего времени на общение сотрудников по телефону. Само оформление ЛН происходит на сайте ФСС, куда данные вносятся медсестрой вручную. В силу этого возможны ошибки, при вводе данных в ЛК ФСС.
- В существующей системе учета нет интеграции с лабораториями KDL и Инвитро для автоматической загрузки исследований. Сотрудник лаборатории не может самостоятельно вводить результат исследований, и эта задача перенаправляется к сотруднику регистратуры. В итоге все результаты исследований, полученные сотрудником регистратуры в бумажном виде, сканируются и прикрепляются в ЭМК. Результаты поступают как из 2 сторонних лабораторий, так и из собственной, это достаточно большой объем работы, на который уходит значительное количество времени. Поимо прикрепления результатов исследований в ЭМК, сотрудник регистратуры также рассылает их каждому пациенту на электронную почту или WhatsApp. Вся работа производится вручную, поэтому в результате вполне допустимы ошибки и отправка результата не тому пациенту.
- Процесс приема платежей затруднен: обмена между «1С:Бухгалтерия 8» и текущей программой не настроено, поэтому сотруднику регистратуры необходимо тратить время на формирование и печать отчета «Отчет ККМ». У него нет возможности самостоятельного выставления счета на оплату, в результате тратится время на общение с бухгалтером по телефону и на контроль поступления оплаты.
- Расчет заработной платы сейчас тоже требует автоматизации. Несмотря на наличие программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8» , расчет заработной платы происходит вручную, так как в программе не настроены необходимые начисления. На ручной расчет у бухгалтера уходит, в среднем, 3 дня, что достаточно много для текущего числа сотрудников. Так как интеграция между «1С:Зарпалата и управление персоналом 8» и программой Медиалог отсутствует, все данные о количестве оказанных услуг, количестве отработанного времени, сменных заданиях и принесенной выручке вносятся бухгалтером в «1С:Зарплата и управление персоналом 8 вручную». В данном случае, мы имеем потери времени не только в результате ручного ввода данных об отработанном времени, но и в процессе сбора необходимых данных, как от сотрудников подразделений, так и в результате самостоятельного анализа отчетов в программе Медиалог.
По итогу аудита учетной системы клиента, специалистами «ИнфоСофт» были предложены следующие решения:
- заменить систему Медиалог на «1С:Медицина.Поликлиника»
- внедрить стандартный блок CRM на базе «1С:Медицина.Поликлиника» для автоматизации вышеперечисленных задач работы сотрудников регистратуры
- дать права сотрудникам регистратуры на формирование в новой учетной системе нужных печатных документов
- внедрить автоматизированный обмен с лабораторными системами (в рамках типового функционала выбранного ПП)
- настроить интеграцию учетной системы с сайтом клиники, мессенджерами, телефонией и другими каналами связи для автоматизации процесса записи на приём
- настроить обмен новой учетной системы с «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и управление персоналом» для сокращения ручного труда и повышения прозрачности учёта.
Выполненное обследование дало клиенту более четкое понимание внутренних бизнес-процессов компании, помогло составить дальнейший план автоматизации.
Получите консультацию эксперта
Оставьте заявку и наши эксперты проконсультируют вас по данному проекту.
