Комплексная автоматизация управленческого и регламентированного учета на базе «1С:ERP Управление предприятием 2»

1. Общая информация о проекте

Характеристики проекта:

Заказчик	ООО «Лифт-Комплекс ДС» (бренд «LKDS»).
Отрасль	Приборостроение (производство).
Характер производства	Позаказное, многопередельное. Номенклатура выпускаемой продукции имеет вариативность по характеристикам (варианты исполнения). Средний цикл производства изделий – 1-2 месяца. Среднее количество детале-сборочных единиц в составе изделий – 150-200.
Исторические информационные системы	На момент начала проекта использовался программный продукт «1С:Управление производственным предприятием» (далее – «1С:УПП»). Эксплуатируется с 2008 года и имеет доработки.
Количество сотрудников в организации	80.
Внедренное типовое решение	«1С:ERP Управление предприятием 2», ред. 2.5.9 (далее – «1С:ERP»).
Версия «1С:Предприятия»	8.3.
Вариант работы	Клиент-серверный (сервер баз данных: PostgreSQL).
Автоматизированных рабочих мест	50.
Количество одновременно работающих клиентов	30.

Краткое описание проекта

В организации ООО «Лифт-Комплекс ДС» внедрена информационная система на базе программного продукта «1С:ERP» взамен системы на базе программного продукта «1С:УПП», функциональное развитие которого прекращено.

Приоритеты проекта

Приоритет	Реализация
Минимизация доработок внедряемого программного продукта.	Возможности «1С:ERP» существенно шире имевшихся в «1С:УПП», поэтому значительная часть доработанного функционала старой системы уже имела реализацию в типовой конфигурации «1С:ERP». Также следует отметить готовность Заказчика анализировать и при необходимости корректировать существующие бизнес-процессы предприятия, с целью их приведения к логике работы программного продукта. Это позволило свести к минимуму потребность в модификации типового программного продукта.
Оптимизация бюджета проекта.	Учитывая высокий уровень вовлеченности ключевых сотрудников предприятия Заказчика в проект по автоматизации и их готовность к коммуникации, было принято решение об использовании проектной технологии, не предусматривающей детального (и длительного) обследования процессов. Проект был разбит на этапы, соответствующие отдельным контурам учёта. Каждый из этапов включал мини-обследование в формате предпроектного интервью, а также сбор информации для моделирования соответствующего контура учёта в информационной системе. За счёт этого подхода были существенно сокращены расходы Заказчика, оптимизирована работа специалистов Исполнителя, сокращены сроки проекта.
Вовлечение пользователей в процесс внедрения и их «раннее» знакомство с системой.	С целью более быстрой адаптации рядовых пользователей к новой информационной системе, было принято решение о проведении тестовой эксплуатации на условно-реальных данных по каждому отдельному контуру учёта сразу после выполнения моделирования каждого контура. Такой подход позволил сэкономить время и средства на обучение пользователей, уменьшить количество последующих обращений в период опытной эксплуатации.

2. Предпосылки к автоматизации

Ввиду недостатка функциональных возможностей программного продукта «1С:УПП» и анонсированного «Фирмой «1С» прекращения его поддержки, Заказчик заблаговременно принял решение о внедрении новой информационной системы на базе программного продукта «1С:ERP».

Выбор программного продукта и целевая архитектура информационной системы

В качестве программного продукта для автоматизации предприятия, Заказчик выбрал «1С:ERP Управление предприятием 2», по следующим причинам:

• Высокая степень унификации с используемым программным продуктом «1С:УПП». Использование платформы «1С:Предприятие 8» позволяет существенно упростить перенос данных между программными продуктами, сократить затраты на администрирование и обслуживание.
• Низкая стоимость, по сравнению аналогами.
• Наличие большого количества специалистов, обладающих компетенциями в области сопровождения, обслуживания, ведению учета в программном продукте «1С:ERP».
• Преемственность, схожесть интерфейсов и методологии ведения учета в программных продуктах «1С:Предприятие 8» позволяет снизить затраты на обучение пользователей, сократить время адаптации к новой информационной системе.

Цели проекта

Внедрение новой информационной системы должно обеспечить возможность получения оперативных и достоверных данных, необходимых для эффективного управления предприятием, планирования деятельности и принятия управленческих решений.

Задачи проекта

В рамках проекта были сформулированы задачи:

• Улучшить качество обработки заказов клиентов.
• Сократить количество двойного ввода и ручных операций, за счет изменения бизнес-процессов и их автоматизации.
• Сократить количество документов, оформляемых в бумажном варианте.
• Приступить к опытной эксплуатации с начала 2023 года, выполнив адаптацию (доработку) типового программного продукта по требованиям, сформированным в ходе моделирования, обучить пользователей работе в информационной системе.

Архитектура

Помимо «1С:ERP Управление предприятием 2», принято решение использовать программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (далее – «1С:ЗУП») для ведения кадрового учета и расчета зарплаты. Расчет зарплаты будет производиться на основании документа «Выработка сотрудников», оформляемого в «1С:ERP».
Для отражения в финансовом учете данных по расходам на оплату труда, в «1С:ERP» будет формироваться документ «Отражение зарплаты в финансовом учете» на основании документа «Отражение зарплаты в бухучете», созданного расчетчиком в «1С:ЗУП».

Также в «1С:ERP» будут создаваться заявки на расходование денежных средств на основании ведомостей на выплаты, сформированных в «1С:ЗУП».

Особенности и уникальность проекта

Несмотря на сравнительно небольшое количество персонала и автоматизируемых рабочих мест, в рамках проекта был исследован и автоматизирован широкий спектр бизнес-процессов, характерных для производственных предприятий крупного масштаба.

Автоматизированы процессы сложного ценообразования при реализации продукции дилерам, в соответствии с партнерской программой Заказчика. Партнерская программа предусматривает расчет скидок за объем продаж по группе компаний, по объему денежных средств, поступивших за период, по статусу партнера и др.

Проект был выполнен по технологии, предусматривающей анализ бизнес-процессов предприятия в ходе моделирования по каждому из контуров учёта, что позволило сократить затраты на проведение предпроектного обследования.

С целью обучения пользователей функционалу информационной системы, по каждому контуру учёта была проведена тестовая эксплуатация на условно-реальных данных.

3. Автоматизированы функции

Продажи (сбыт), маркетинг

• Оформление заказов покупателей (в том числе экспорт).
• Рассылка оповещений клиентов о статусе исполнения заказов.
• Ценообразование, прайс-листы.
• Партнерская программа (автоматизирован расчет сложных скидок, в соответствии с условиями партнерской программы).
• Планирование продаж.
• Учет продаж продукции и услуг.
• Формирование графика поступления оплат.
• Взаиморасчеты с покупателями.
• Учет взаиморасчетов в рамках дополнительных соглашений к договорам.
• Оптовая торговля.
• Комиссионная торговля.
• Сегментация клиентской базы.

Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками

• Оформление заказов поставщикам (в том числе импорт).
• Планирование закупок.
• Учет прихода ТМЦ.
• Учет номеров ГТД, оформление таможенных деклараций на импорт.
• Учет неотфактурованных поставок.
• Управление отношениями с поставщиками.
• Формирование графика оплаты поставщикам.
• Взаиморасчеты с поставщиками.

Склад и логистика

• Управление складскими запасами, операции перемещения, поступления, отгрузки и списания ТМЦ.
• Управление ордерным адресным складом.
• Резервирование ТМЦ.
• Учет ТМЦ в цеховых кладовых.
• Передача ТМЦ в эксплуатацию.
• Контроль и учет серийных номеров, сертификатов.
• Инвентаризация ТМЦ.
• Контроль поддержания складских запасов ТМЦ.

Планирование  

• Формирование объемно-календарных планов по продажам, закупкам, производству.

Производство и сервисный ремонт продукции
·    

• Управление данными о структуре изделий, конструкторском и технологическом составе изделий.
• Управление данными о технологии производства (маршрутные карты).
• Учет прямых затрат и распределяемых затрат в производстве.
• Учет незавершенного производства и полуфабрикатов.
• Объемно-календарное планирование производства.
• Планирование потребности в материалах и полуфабрикатах.
• Учет деятельности вспомогательных производств.
• Учет производственных заказов.
• Расчет плановых калькуляций по заказам на производство и заказам на ремонт.
• Учет услуг производственного характера (сервисное и гарантийное обслуживание оборудования).
• Отражение выработки сотрудников.
• Анализ производственных расходов.
• Анализ себестоимости выпускаемой продукции.

Внеоборотные активы

• Учет основных средств (в том числе арендованных).
• Учет нематериальных активов и НИОКР.
• Учет капитальных вложений, формирование стоимости будущих объектов ОС, НМА, НИОКР.
• Расчет амортизации внеоборотных активов.
• Учет малоценного имущества.

Бухгалтерский и налоговый учет, регламентированная отчетность

• Отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
• Учет спецодежды и спецоснастки.
• Учет НДС.
• Подтверждение нулевой ставки НДС при реализации продукции на экспорт.
• Расчет налогов и взносов.
• Формирование отчетности.

Казначейство

• Учет движения наличных денежных средств, ведение кассовых книг (в том числе в валюте).
• Учет движения безналичных денежных средств, загрузка банковских выписок
• Платежный календарь.
• Размещение краткосрочных депозитов.
• Начисление дивидендов.
• Учет расчетов с подотчетными лицами.
• Учет денежных документов.

Учет расходов

• Учет постатейных расходов, расходов будущих периодов.
• Расчет себестоимости выпускаемой продукции.
• План-фактный анализ себестоимости выпускаемой продукции.

4. Выполнены работы

Предпроектные работы:

1.    Консультации по выбору программного обеспечения, вариантам его внедрения и сопровождения.
2.    Консультации относительно системных требований «1С:Предприятие 8» к программно-аппаратному обеспечению.
3.    Продажа выбранных программных продуктов.
4.    Доставка программных продуктов в офис заказчика.
5.    Установка и настройка сервера «1С:Предприятие 8», в соответствии с рекомендациями вендора.
6.    Установка и настройка СУБД PostgreSQL для нужд «1С:Предприятие 8».
7.    Настройка веб-сервера IIS для нужд «1С:Предприятие 8».
8.    Установка лицензионного программного продукта «1С:ERP. Управление предприятием 2» на сервер Заказчика.
9.    Проведение инструктажа ответственного сотрудника Заказчика по администрированию сервера «1С:Предприятие 8».

Проектные работы:

1.    Формирование рабочей группы проекта и согласование подхода к реализации проекта по внедрению информационной системы. Создание и согласование проектной документации, план-графика работ и бюджета проекта.
2.    Специалистами Исполнителя произведен анализ существующей информационной системы «1С: Управление производственным предприятием 8» с целью оценки состояния базы нормативно-справочной информации (НСИ) и последующего переноса НСИ в новую информационную систему. Определены ключевые справочники к заполнению.
3.    Проведение интервью с ключевыми пользователями, по каждому из автоматизируемых контуров учёта, с целью сбора и анализа требований заказчика к информационной системе.
4.    Анализ бизнес-процессов и документов по каждому из автоматизируемых контуров учёта.
5.    Моделирование бизнес-процессов предприятия Заказчика в типовой версии программного продукта «1С:ERP. Управление предприятием 2» по каждому из автоматизируемых контуров учёта.
6.    Создание контрольных примеров, с учетом специфики предприятия на условно-реальных данных Заказчика.
7.    Демонстрация смоделированного в информационной системе процесса (контрольного примера) рабочей группе проекта.
8.    Фиксация отклонений бизнес-процессов Заказчика от возможностей типового программного продукта «1С:ERP. Управление предприятием 2».
9.    Оценка работ по модификации (доработок) программного продукта «1С:ERP. Управление предприятием 2».
10. Формирование технических заданий на модификацию (доработку) программного продукта по каждому из автоматизируемых контуров учёта.
11. Разработка дополнительного функционала программного продукта (модификация).
12. Тестирование разработанного дополнительного функционала.
13. Оказана помощь в переносе НСИ и вводе начальных остатков.

Обучение:

1.    По каждому автоматизируемому контуру учёта пользователи Заказчика участвовали в тестовой эксплуатации информационной системы, в рамках которой вносили условно-реальные данные, с учетом специфики деятельности предприятия, выполняли отражение хозяйственных операций и создавали соответствующие документы в информационной системе. В ходе тестовой эксплуатации пользователи получали поддержку от специалистов Исполнителя.
2.    С целью подготовки штатного технического специалиста по сопровождению информационной системы, в сертифицированном учебном центре обучения Исполнителя прошел обучение сотрудник Заказчика.

Сопровождение:

1.    После ввода в опытную эксплуатацию, пользователям информационной системы оперативно оказывалась методологическая поддержка и консультации.
2.    Оформлен платный договор «1С:ИТС».
3.    Пользователями используется портал «1С:ИТС» и интернет-сервисы «1С:ИТС».
4.    По мере необходимости Специалистами Заказчика оказывается помощь в обновлении программного продукта «1С:ERP. Управление предприятием 2», диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий.

5. Работы по адаптации типового решения

 Продажи (сбыт), маркетинг

• Доработан функционал, связанный с учетом договоров с покупателями, учета оригиналов договоров.
• Разработан функционал для учета дополнительных соглашений к договорам.
• Разработан функционал для учета спецификаций к договорам.
• Доработаны печатные формы коммерческих предложений, счетов на оплату, заказа клиента, шаблоны оповещений о статусе заказа.
• Доработан механизм автоматического снятия резерва при истечении срока действия заказа.
• Доработан документ «Заказ клиента» для хранения дополнительной информации, необходимой отделу продаж для работы с клиентами по доставке продукции.
• Добавлена функция контекстного поиска партнера по первым цифрам ИНН.
• Доработаны механизмы расчета автоматических скидок, в соответствии с требованиями Партнерской программы Заказчика, разработан отчет.
• Разработаны источники заполнения планов продаж, с учетом применяемых на предприятии формул расчета.

Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками

• Доработка документа «Приобретение товаров и услуг».
• Доработка соглашений с поставщиками.

Склад и доставка

• Добавлена возможность настройки шаблонов этикеток на отгрузку.
• Добавлены реквизиты для партий ТМЦ.
• Доработан документ перемещения ТМЦ.
• Доработаны документы инвентаризации.
• Доработана печатная форма документа «Расходный ордер на товары».
• Доработаны документы списания из эксплуатации.

Внеоборотные активы

• Разработаны печатные формы для документов по ОС, НМА, НИОКР.
• Доработаны документы по принятию ОС.
• Управление бизнесом
• Разработаны новые варианты отчетов для дашбордов Монитора целевых показателей, всего 14 вариантов диаграм.
• Разработаны новые источники сбора фактических данных для подсистемы бюджетирования.
• Доработаны механизмы формирования бюджетных отчетов – добавлен вывод диаграмм выбранных показателей бюджетных отчетов.

6.     Результаты проекта и планы развития информационной системы

В результате внедрения информационной системы на базе программного продукта «1С:ERP. Управление предприятием 2» были достигнуты следующие результаты:

1.       Проведена ревизия и актуализация нормативно-справочной информации.
2.       Уменьшено количество ручных операций и бумажных документов, исключен двойной ввод данных.
3.       Улучшен процесс обработки заказов клиентов, повышена точность планирования при выполнении заказов.
4.       Улучшено взаимодействие между подразделениями предприятия, за счет использования механизма «Обсуждений».
5.       Реализован процесс подготовки производства, формирования этапов производства, обеспечения производства материалами.
6.       Повышена детализация при расчете себестоимости продукции.
7.       Существенно расширены возможности получения данных для анализа, контроля и принятия управленческих решений.
8.       Внедрена единая информационная система управления ресурсами предприятия.

Количественные результаты:

• Промоделировано свыше 110 бизнес-процессов по восьми контурам учёта.
• Настроено более 50 отчетов.
• Модификация и адаптация информационной системы под требования Заказчика: 579 человеко-часов.
• Доработано/разработано объектов (документы, справочники, регистры): 31.
• Доработано/разработано отчетов: 21.
• Доработано/разработано печатных форм: 25.

Эффективность от внедрения будет оценена по истечении года от даты начала промышленной эксплуатации информационной системы.

Планы развития информационной системы предприятия:

•   Дальнейшее развитие системы в части представления управленческих отчетов.
• Углубленная проработка контура Производство с расширением возможностей по вводу дополнительных регистрационных номеров оборудования (включая шестнадцатеричные MAC-адреса) на различных этапах производства.

7.     Сопровождение:

• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС