Как внедрение ERP-системы решает проблемы производства?

Какую цель преследуют клиенты при обращении за внедрением ERP-системы? Есть компании, которые внедряют программу, чтобы быть «в тренде», соответствовать современному уровню автоматизации. Конечно, это скорее исключения из правил. В основном клиенты приходят для того, чтобы решить проблемы предприятия, которые мешают работать, развиваться и, как следствие – увеличивать прибыль. Проблемы предприятия – это очень широкое понятие, и у каждой компании они свои. Основываясь на нашем опыте, мы расскажем о проблемах на производстве, которые чаще всего встречаются, и какие инструменты ERP-системы помогают их решить.

Прежде чем перейти к основной теме, необходимо пояснить, что такое ERP-система.

Понятие ERP-системы дословно переводится как планирование ресурсов предприятия — Enterprise Resource Planning. Под ресурсами понимаются комплектующие, сотрудники, оборудование и др. Предприятиям, изготавливающим десятки, сотни видов продукции, использующим при этом тысячи комплектующих, огромный штат сотрудников довольно сложно обойтись без планирования, чтобы обеспечить оптимальную загрузку предприятия с целью получения максимальной прибыли.

Одним из ключевых преимуществ ERP-системы является то, что она охватывает максимальное количество учетных процессов всех отделов компании. Для предприятия это является большим плюсом, так как производственный процесс неразрывно связан и зависит от деятельности других подразделений предприятия таких, как планирование производства, материальное обеспечение, управление денежными потоками, организация продаж и др.

То есть ERP позволяет организовать единую информационную систему, которая хранит информацию, используемую разными подразделениями предприятия. Одним из плюсов единой системы является снижение количества ошибок в учете, так как данные вносятся в систему один раз. Поэтому при получении информации из системы различными подразделениями расхождение в данных невозможно.

Процесс внедрения ERP-системы достаточно непростой и трудоемкий и чаще всего требует проведения дополнительных подготовительных работ таких, как нормализация НСИ, пересмотр и оптимизация существующих бизнес-процессов, актуализация регламентов работы, обновление учетной политики и т.п. Данные мероприятия будут влиять как на сам процесс внедрения, так и на конечный результат, когда предприятие начнет работать в системе.

Качественная НСИ – это фундамент системы, без которого невозможен корректный учет материальных запасов, организация закупок, производственного процесса и учета в целом.

Разрывы связей между бизнес-процессами, а также внутри их самих должны быть устранены до начала проекта или на первых этапах проекта внедрения, так как автоматизировать такие процессы в типовой системе и получить при этом качественный результат будет невозможно: при автоматизации хаоса – получится автоматизированный хаос.

Оптимизация бизнес-процессов, их перестройка под возможности типовой системы влекут за собой актуализацию регламентов работы и обновление учетной политики, так как все изменения в работе предприятия должны быть оформлены документально, согласованы и утверждены руководством предприятия, чтобы у сотрудников было общее понимание о порядке действий в той или иной ситуации.

Таким образом, еще на этапе подготовки к внедрению на предприятии начинают происходить организационные изменения.

Теперь рассмотрим более подробно, какие инструменты автоматизации производственного процесса есть в ERP-системе, и какие проблемы производства они помогают решать.

Планирование  

В ERP-системе есть различные виды планирования: продаж, закупок, производства и др. Механизмы планирования в ERP решают множество ключевых проблем.

Например, при отсутствии плана производства неизвестны точные сроки изготовления продукции, соответственно отдел продаж работает по факту и связывается с заказчиком только тогда, когда его заказ уже находится на складе и готов к отгрузке. В таких условиях сложно требовать своевременную оплату заказов, поэтому возникает большая дебиторская задолженность, которая приводит к увеличению срока оборачиваемости оборотных средств и их постоянному дефициту.

Из-за большого числа просроченных заказов сложно производить их приоритизацию, поэтому планирование строится по ситуационному принципу - какой заказ «попался под руку», тот и выполняется.

Таким образом, при наличии актуальных планов продаж и производства работа подразделений и предприятия перестает быть хаотичной и становится более предсказуемой.

Обеспечение потребностей

При использовании механизма планирования совместно с инструментами по обеспечению потребностей решается одна из самых «дорогостоящих» проблем  – это материальная обеспеченность заказов и минимизация неликвидов на складах.

При отсутствии понимания какая продукция будет производиться в ближайшее время, сотрудникам отдела снабжения приходится опираться на опыт и интуицию для приобретения материалов и комплектующих. Такой процесс обеспечения производства приводит к тому, что материалов заказывают больше, чем это было необходимо, заказываемые позиции могут дублироваться у различных поставщиков, следствием этого на складах образуется избыточное количество отдельных позиций материальных запасов, часть из которых в дальнейшем становится неликвидами, а какие-то позиции постоянно находятся в дефиците, что приводит к задержке выполнения заказов.

Для решения этих проблем в ERP-системе есть инструменты управления запасами, позволяющие оперативно определять, какие существуют потребности в материалах и комплектующих, поддерживать оптимальный уровень складских запасов – данный механизм очень востребован для позиций с длительным сроком поставки.

В результате использования механизмов по обеспечению потребностей решаются следующие задачи:

• предприятие обеспечивается запасами в необходимом количестве,

• происходит бесперебойное обеспечение производственной деятельности,

• исключается дефицит материальных ресурсов,

• улучшаются показатели оборачиваемости товаров,

• устраняется избыточность запасов.

Планирование графика производства

Следующий инструмент ERP-системы, влияющий на производительность предприятия – это планирование графика производства.

При наличии на предприятии большого парка оборудования, численности сотрудников и активного потока заказов, сложно вручную определить мощность производства, то есть понять, какое оборудование на текущий момент загружено, а какое свободное, какой объем заказов за какой срок предприятие может выполнить.

Если на предприятии недостаточно информации для анализа загрузки его мощностей, то при попытке расширить узкие места производства, производительность в такой ситуации не увеличивается, поскольку с большой вероятностью узкое место просто переместится в другой участок производственной цепочки.

ERP-система позволяет хранить информацию о мощности оборудования (видах рабочих центров, рабочих центрах), графиках работы и обладает инструментами позволяющими анализировать доступность и загруженность оборудования, тем самым выявлять реальное узкое место в производстве и производить оптимизацию загрузки производства.

Наличие инструментов для анализа мощности производства, позволяет быстро определять сроки изготовления продукции и своевременно выполнять обязательства перед клиентами.

Ресурсные спецификации

Для описания структуры изделия и технологического процесса его изготовления в ERP-системе предусмотрен справочник ресурсные спецификации, в котором описывается поэтапный производственный процесс изготовления какого-либо изделия (детали, сборочной единицы, конструкции и т. д) и выполнения работ, а также ресурсы, необходимые для производства продукции, выполнения работы, осуществления ремонта или разборки оборудования.

Под ресурсами понимаются затрачиваемые материалы, полуфабрикаты, работы, понесенные трудозатраты, используемые производственные мощности. Информация, содержащаяся в ресурсной спецификации, служит основой для планирования и используется при построении графика производства и определения пропускной способности имеющегося оборудования.

Использование ресурсных спецификаций в производственном учете позволяет сократить сверхнормативные расходы предприятия.

Например, сотрудники не смогут изготовить и сдать произведенные детали, которые не предусмотрены спецификацией, то есть будут сэкономлены материалы, рабочее время, оборудование не будет занято производством изделия, которое, скорее всего, будет невостребованным.

Производственный учет

При использовании в ERP-системе поэтапного или пооперационного производственного учета система автоматически производит разузлование изделия до конечного полуфабриката и материала, при этом выстраивается последовательность этапов и операций, которые необходимо выполнить для изготовления продукции, с указанием подразделения, оборудования, необходимых материалов и др. информации.

Таким образом, осуществляется выстраивание и упорядочивание производственного процесса, а у сотрудников появляется четкое понимание на каком этапе, какие операции, в какой последовательности необходимо выполнять, какие будут использованы материалы и оборудование. Для диспетчеров производства в ERP-системе предусмотрены удобные рабочие места, позволяющие контролировать ход выполнения заказов.

Дополнительным бонусом является то, что ERP-система позволяет ежедневно рассчитывать выработку сотрудников – на некоторых предприятиях это является одним из способов мотивации сотрудников.

За счет того, что технологический процесс производства изделия может быть описан для каждого полуфабриката, входящего в состав изделия, повышается прозрачность в учете, то есть можно оценить и проанализировать себестоимость каждого полуфабриката в изделии. Наличие этой информации может влиять на эффективность ценообразования продукции.

Учет незавершенного производства тоже выходит на новый уровень, так как появляется возможность просмотреть какие детали и материалы находятся в производстве, затрачены на изготовление продукции, которая еще не выпущена на склад.

Всё это делает производственный учет более точным и снижает материальные, трудовые потери и простои оборудования.   

Отчетность

ERP-система обеспечивает сбор и хранение большого объема данных о производственных ресурсах, финансовых и других показателях, а также предоставляет возможность их анализа посредством использования различных гибко настраиваемых отчетов, в разрезе необходимых аналитик.

Наличие таких возможностей приводит к снижению затрат времени на формирование различной управленческой, бухгалтерской и налоговой отчетности, а руководство получает инструменты оптимального распределения производственных ресурсов, оперативного контроля и принятия управленческих решений. Это повышает эффективность производства, качество продукции и влияет на конкурентоспособность всего предприятия. 

Резюмируя выше сказанное, можно отметить, что внедрение ERP-системы позволяет:

• посмотреть и проанализировать работу предприятия со стороны, выявить слабые и сильные стороны финансового, производственного и управленческого учета,

• упорядочить работу подразделений и производства,

• снизить финансовую нагрузку на предприятие, вследствие рационального материального обеспечения предприятия,

• своевременно и в полном объёме получать актуальную информацию, необходимую для оперативной работы и принятия управленческих решений.

Надеемся, что статья была полезной и открыла для вас новые инструменты ERP-системы для решения проблем в учете.